对我国档案信息化建设实施的理论思考

2020-10-26韩平

卷宗 2020年21期

摘要：信息技术水平逐步提升，通过先进信息技术的应用，传统档案管理也迎来全新发展契机，现阶段正步入数据档案管理的发展轨道。档案信息是社会信息资源体系中的重要组成部分，通过信息化的档案管理，有助于增强信息的安全性，且基于信息而做出的检索、整理等行为也具有更高的便捷性。文章则以档案信息化建设为背景，对其相关理论作出思考，提出几点认识，以供参考。

关键词：档案管理;信息化建设;理论思考

档案信息化是主流发展方向，但现阶段我国的档案信息化工作尚处于发展初期阶段，缺乏完善的管理体系。放眼未来发展蓝图，档案信息化进程中应当做好数字化和网络化的建设工作，充分发挥出信息技术的作用，实现对档案的系统性管理，切实提高档案管理工作效率[1]。

1 档案信息化建设的意义及内容

档案信息化逐步成为社会各界高度关注的“高频词汇”，而以此为核心所衍生出的理论设想也较为丰富，但现阶段始终未形成准确的认识[2]。档案信息化进程中，计算机以及网络均是至关重要的工具，由此赋予档案管理全新的特征。

1）档案信息数字化。档案数字化的实现是顺利推动档案信息化进程的必要前提，以既有档案信息为基础，对其执行数字化处理后，可深挖信息的价值，有助于给后续的信息整合或检索等相关工作创造良好条件[3]。传统档案信息多以纸质为载体，音频和视频的占比相对较少，而在档案信息数字化的引导下，突破了传统信息载体的束缚，在延长信息的保存时限等方面都更具优势。

2）档案信息网络化。置身于互联网的大环境中，每位个体的日常生产生活都与互联网有不同程度的关联，互联网已然成为日常生活的常态形式[4]。依托于网络，人们可实现数据间的高效传输，此时的数据传输不再受限于时间或空间，且创造的信息流动速度以及信息传输体量都极为可观[5]。档案信息化的进程则充分发挥出互联网的作用，可实现对所有数据信息的整合，以极为快速的方式传输给各个区域，构筑完整的信息管理系统，资源的共享水平得以提高，信息沟通壁垒被打破，档案信息化的价值随之彰显。

3）档案信息一体化。基于信息的管理和使用需求，逐步衍生出档案信息一体化的特征，即信息的管理应当充分考虑到所有受众群体，提高工作与个体间的同步性[6]。

根据上述的分析，下文则进一步阐述档案信息化建设的具体内容。

1.1 数字化建设

档案数字化建设极具必要性，原因在于信息化管理工作的顺利开展必须以档案数字化建设为前提[7]。相较于传统的管理模式，数字化管理的特点在于生成完整的数据库模式，能够提高资料的查找效率，保证档案信息的完整性与可靠性[8]。（见图1）

1.2 网络化建设

网络与日常生活息息相关，通过网络实现高效的信息传播成为极为普遍的方式，若将网络延伸至档案信息管理中，将有助于突破档案信息的局限性，提高数据的传输效率，解决以往工作效率低下的问

题[9]。由此说明，档案信息网络化建设极具必要性，甚至是档案信息化建设进程的必然选择，通过网络的介入，可有效规避资源使用不当的问题。

2 我国档案信息化建设的成果

我国的档案管理信息化建设迄今已有三十余年的发展历程，在长期的探索之下，现阶段已经取得较为显著的成果。

1）技术层面。计算机相配套的硬件与软件技术都取得突破式发展，由此促进档案信息化管理水平的提升，逐步实现微观向宏觀、局部向整体的改变，无论在技术含量还是安全水平等层面都有质的飞跃[10]。此外，部分档案信息系统已经形成与地方电子政府系统高效衔接的关系，是信息化战略建设的重要基石。

2）政策层面。档案信息化建设进程是一项系统性工作，纵观历史发展状况，政策对档案信息化建设的扶持力度逐步加大，政策的推行给日常工作的开展提供了可靠的保障。为确保档案信息化建设可有序推进，国家档案局以发展目标为导向，创建档案信息化工作指导小组，且推出《全国档案信息化建设实施纲要》，成为政策扶持的重要转折点[11]。《纲要》的覆盖面较广，包含人力、物力及财力三个层面，以期从多种途径切入，给档案信息化建设提供全方位的支持[12]。并且，地方政府也相继认识到档案信息化建设的重要性，逐步推出鼓励性政策，总体政策氛围较好。

当然，虽然档案信息化建设环境已经较为良好，但依然存在诸多亟需解决的问题，例如人员的综合素质偏低、基础设施配套不完善等，成为档案信息化建设进程中的“绊脚石”。

3 我国档案信息化建设中的问题分析

3.1 建设理念较落后

信息化水平逐步提升，但部分地方的单位管理者并未对信息化形成准确的认识，忽略其在档案管理中的重要性，日常工作中依然采取手工操作的方式，在信息化建设方面的投入偏少;部分民营企业的管理者过于注重短期经济效益，认为档案信息化建设的投入成本较多且不具备过多的创收途径，是一项投入与收入不成正比的工作[13]。受人员观念的影响，档案信息化建设难以取得实质性成效。

3.2 基础设施条件薄弱

创建一套完善的档案信息化系统必须得到软硬件的双重支持，具体包含计算机、局域网、资源存储数据库等，且要根据档案管理的特点配套信息化软件，实现对硬件设备的有效调度[14]。硬件与软件方面的投入成本较高，多数档案管理机构的资金筹措渠道有限，过度依赖于政府财政拨款，而自身难以从外界筹集丰富的资金，基础建设因资金的不足而频频受阻，甚至出现档案信息化建设停滞不前的局面。

3.3 人员综合素质偏低

回望过去，我国信息化水平呈逐步提升的发展趋势，为档案信息化建设提供了助推力。各单位的数据资料较为丰富，档案信息化管理的难度相对较大，对人员的综合素质提出较高的要求[15]。但从现阶段的档案信息化管理人员综合状况来看，素质偏低依然是普遍现象，例如学历较低、计算机操作水平偏低等，高素质人才屈指可数。

3.4 档案信息化管理的利用程度不够

档案信息管理系统的发展是一项持续性的工作，其需要得到人力、物力及财力的多重支持，除了做好前期建设工作外，后续对档案信息管理系统的逐步更新也至关重要。虽然部分私营企业创建有档案信息管理系统，但对维护工作的重视程度明显不足，随着使用时间的延长，档案信息管理系统的应用水平逐步下降。例如，部分企业在档案信息化管理工作中依然采取人工查询的方式，所创建的档案信息管理系统形同虚设，存在智能化水平和网络化水平偏低的问题，难以作为档案管理的重要工具，相较于档案信息化发展需求而言具有较明显的滞后性。

4 完善我国档案信息化建设的对策

4.1 加强有关人员的意识培养

政府部门、企事业单位的管理人员必须对档案信息化建设形成准确的认识，养成档案信息化建设的意识，再将其落实到实践中，推动档案资料信息化建设。相关管理人员应从主观上改变固有的认识，既要给档案信息化建设提供充足的资金支持，又要做好人才培养和基础设施配置等相关工作，创建一套先进的管理模式，从而提高档案管理的科学化水平。

4.2 加大对档案信息化基础设施建设的投入力度

档案信息化建设得以良好发展的关键在于得到多方的支持，资金则是基础的要素[16]。从我国档案信息化基础设施建设的角度来看，在此方面的实际资金投入与预期依然有较大的差距。对此，综合考虑我国档案信息化建设的状况，提出如下几项措施：

1）加大政府资金投入。政府拨款是档案信息化建设中重要的资金来源渠道，其对于改变基础设施薄弱的现状而言具有积极的作用。各级地方政府需要以本区的实际财政收入状况为立足点，再结合地方档案信息化建设的要求，划拨适量的资金，将其用于基层单位的日常工作，从而提高基础设施的配置水平。

2）多渠道筹集资金。档案信息化建设对资金的需求量较大，虽然政府能够提供专项拨款，但其总量相对有限，档案信息化建设的资金依然存在较大的缺口。对此，各级企事业单位应当摆脱过度依赖于财政拨款的方式，积极拓展资金筹集渠道。例如，相关企事业单位可融入市场融资模式，将其应用于资金筹措的途径中，较为典型的有银行贷款、股票市场融资等，通过多重途径的应用，切实解决档案信息化建设中资金不足的问题。

4.3 加大对档案信息化管理人员的培训力度

人才是档案信息化建设的软实力，各单位管理者需要高度重视高素质人才培训工作，实行“内外引培”的模式，创建完善的档案信息化管理人才队伍。对于已在岗的人员，应考虑个人的实际工作能力以及岗位性质，以此为依据对其展开针对性的培训，提高其在档案信息化管理领域的综合素质。总体来看，应做好如下几项工作：

1）加强对责任感和事业心的培训。档案管理工作表现出较明显的枯燥性，若要将该项工作落实到位，管理人员则必须具备足够的责任感和事业心。对此，各单位管理者应发挥出引导作用，通过多种途径做好对档案管理人员的培养工作，增强其责任感和事业心。培训的途径较多，例如组织学习、视频教学等，具体应根据实际情况合理选择。

2）加强对信息化业务水平的培训。在采取外出培训、内部培训等多重方式后，能够从根本上提高档案管理人员的业务水平，以更为科学的方式利用信息化技术，彰显出现代化信息技术的应用优势。在实际培训过程中，计算机操作能力应当成为重点内容，需要使相关人员准确掌握档案管理流程，依据规范将各项工作落实到位。

4.4 加大对档案信息系统的利用率

各单位的管理者在养成正确的意识后，还需切实提高档案信息管理的利用率。为保证档案信息化系统可充分发挥出作用，则要给予足够的资金支持，以便做好日常维护工作，在档案信息系统得到有效的利用后，有助于提高单位内部的管理水平[17]。此外，各单位应从自身档案管理的实际状况切入，合理采用高效的数据处理技术，促进档案信息系统的发展，丰富其功能，创建颇具规模的档案信息系统，从而给档案信息化建设提供可靠的支持，推动档案信息化建设的进程。

5 结论

综上所述，文章以档案信息化建设为主要背景，分析现阶段的发展状况以及具体问题，再提出相适应的解决措施。作为一项持续性的现代化事业，档案信息化建设应当得到有关管理人员乃至社会各界的高度重视，而在档案信息化水平持续发展之下，不可避免出现各类问题。对此，需要将资金、技术及人才等方面作为突破口，提供多方面的支持，给档案信息化建设助力，将档案信息化建设提升至全新的发展层次。

参考文献

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