信息资源共享下档案管理创新方法分析

刘丽娟 王萍

摘 要：近年来，大数据技术的发展对世界的发展产生了深刻的变革，于潜移默化中影响了人们的行为及思维方式，在政府越来越注重资源共享的大环境下，档案信息化管理已经成为当前档案管理方面的重要课题。就目前来看，我国的档案管理水平有待提升，在发展过程中暴露了一系列问题，且成为制约档案工作进步的重要障碍。因此，笔者就信息资源共享视域下档案管理模式的现存问题进行分析，并针对性的提出了建议，旨在推动我国档案管理水平的有效提升，打造档案管理新路径。

关键词：信息资源共享;档案管理;创新路径

1 信息资源共享视域下档案管理模式的现存问题

1.1 管理理念相对落后

档案管理人员作为档案管理工作的重要主体，其自身素质会对档案管理效果产生最为直接的影响，但部分档案管理人员的管理理念相对落后，对于数字化档案管理缺乏清晰的认知，对电子档案管理的相关流程及具体要求并不熟悉。与此同时，部分档案管理人员尚未形成以用户需求为主的服务理念，所提供的服务与客户的需求存在一定偏差，影响了档案管理工作的开展。与此同时，信息资源共享视域下，对档案管理工作的规范性提出了更高的要求，档案管理工作的规范性主要包括以下几个方面：任务分配者制度方面、资源集成制度方面以及信息共享制度方面，若档案管理缺乏相应的规范，会使得实际档案管理缺乏制度保障，进一步导致管理混乱的局面。

1.2 档案服务效能低

随着互联网技术以及大数据的发展，将信息化技术用于档案管理工作已经成为档案管理的重要发展方向，且信息技术与档案管理的结合程度越来越深、结合范围越来越广。大多数档案管理机构已经构建起了相应的档案管理网站，但由于信息化档案管理发展时间较短，在发展过程中暴露出了一系列的问题，致使网络服务效能较低，具体表现为网站检索以及浏览服务的不完善。功效效率作为档案管理的重要评价指标，主要取决于机构的共享意识、协同发展机制以及档案管理技术等。

1.3 信息化管理程度不够深入

由于信息化档案管理发展时间较短，对于信息化档案管理建设的资金投入力度不足，进一步导致信息化基础设施较为落后，且档案信息化管理缺乏统一的标准，使信息化档案管理表现出了一定的局限性。与此同时，由于各档案馆之间缺乏密切的联系，跨馆共建实现起来具有一定的困难，从而制约了档案信息的传播与共享。再者，对于档案信息的挖掘并不充分，仅仅是停留在表层，档案数据的深层价值无法得到充分的挖掘，不利于档案工作的开展。

1.4 档案数据安全存在问题

在信息资源共享视域下，档案信息的透明程度更高、传播路径更为广泛，这从一定程度上增加了数据的风险性，因此必须注重档案数据的安全性，一旦发生机密数据的泄露问题，很有可能会导致国家安全与社会安定受到威胁。此外，若个人信息被泄露还有可能会干扰人们的正常工作及生活。再者，物理存储介质也有可能发生故障，即磁盘出现变形以及磁粉脱落等，而导致档案数据的丢失。

2 信息资源共享下档案管理的创新路径

2.1 坚持更新观念，持续推进档案现代化建设

树立信息化档案管理理念是推进档案管理工作的基础，可以有效指导档案管理工作的开展，这也就对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员首先需要树立档案共享的理念，从心底认可这一管理模式，此外，档案管理人员还需要转变传统纸质档案管理的理念，逐步形成电子档案管理意识，大幅度提升档案管理的效率。再者，管理人员还需要注重责任意识的培养，积极与其他档案馆之间的沟通及信息共享，实现对档案馆资源的合理配置。

2.2 坚持重点推进，不断提高檔案馆保管利用能力

首先，档案管理工作的初衷在于实现对档案的安全存储以及对档案信息的合理利用，为有效提升档案馆保管利用能力，需要做好馆藏丰富工作，为档案数据的利用打下坚实的基础。与此同时，还需要注重对档案原有内容的深入挖掘，通过对数据进行加工处理，可以使内容服务层级更加深入，从而大幅度提升服务的质量。再者，要注重服务方式的创新，为帮助档案管理人员能够较快的熟悉电子化档案管理，需要不断拓宽服务路径，在传统面对面培训、纸质查阅和上门服务的基础上借助于网络平台开展档案服务。其次，还需要提升对档案数据的保管能力，随着信息与档案管理的结合日益密切，管理人员为实现对档案的高效管理，可以根据档案的重要程度进行分类，并注重电子档案的备份，以提升电子档案的安全性。此外，还需要加强对档案信息的处理能力，将档案信息以图像、视频等直观的方式展示给用户。

2.3 坚持创新发展，加快推进档案信息化建设

为加快推进档案信息化建设，主要可以从以下几个方面着手，一方面需要积极构建档案资料的信息化管理系统，首先档案馆应加大投入资金力度，更新硬件设备以满足电子档案管理的需求。其次，需要对管理人员进行系统的培训，提升其业务水平。另一方面需要借助云技术完善“共享式”档案管理模式，档案管理人员应注重与其他档案馆的协同合作，进一步实现对档案信息资料的扩充。

2.4 坚持服务为先，不断优化档案服务大局

为实现对档案服务大局的优化，可以从以下几个方面着手：首先需要落实各项管理机制，结合档案信息化建设的发展需求，积极推进管理机制的形成，有效规避档案发展中的一些消极因素。其次，在对各项管理机制进行完善时，档案管理人员应重视对档案信息资源集成体制的构建。科学创建档案信息资源集成体系，加强各个档案馆之间的联系与合作。再者，档案管理人员应当注重服务水平的提升，进一步推动档案服务价值的提高，加快档案数字化进程。

3 结束语

综上所述，信息技术的飞速发展从一定程度上推动了资源共享这一模式的形成，但目前我国档案管理工作一直存在条块分割现象，严重限制了档案信息资源的交流，制约了档案管理的进一步发展。因此，基于信息资源共享这一背景，各档案局应当积极构建新型的档案管理模式，满足共享管理模式的发展需求，更为深层的挖掘出档案资源服务价值，推动我国档案管理事业的进一步发展。

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作者简介

刘丽娟（1980-），女，汉族，山东高密人，科员，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。