浅议数字时代档案管理的变革与创新

摘 要：当前下科学技术迅速发展，全球进入信息化时代，随之而来的信息数字化给档案管理工作带来的改变，既是档案管理工作的新型发展，也是整个社会进步的一个体现方面。深刻探讨分析当前处于数字时代下的档案管理工作其自身的变化与改造，了解改革与创新的价值和意义。发掘在当前的档案管理工作中，潜在的问题并进行探讨，以数字时代的大变革为基础，力求给出有效改革方案促进我国档案管理工作的进步与完善。

关键词：数字时代;档案管理;改革创新

1 前言

自90年代起，电信技术第一次以数字化形式出现，这种数字化性质因为其方便，快速的特点将电信技术带领进一个大变革时期，实现了电信技术一次全新蜕变。随后由于互联网的产生，并以爆炸式的速度普及应用到人们生产生活中，在全球范围内，信息交流方式发生了改头换面的发展进步。数字时代的来临，也将档案资源管理工作带上一个新的发展层次，在大数据前提下，档案资源管理工作迫切需求通过改革来谋求新的发展机遇与发展空间。由此而言，一味遵循固有陈旧的档案资源管理工作理论与思想观念，不积极开拓，学习，接受新的档案资源管理工作观念以及运行模式，就很难在当前行业有新的发展机会。

2 档案管理工作在数字时代下的改变

随着信息技术逐渐渗入到社会生活的方方面面，在各大事业领域被广泛运用。档案管理工作受其影响的主要标志，是从纸质档案资源收录转换为电子档案资源收录形式上的转变，通过利用数字信息技术对档案资料进行记录，整理，存储，传递，大大提高了档案资源管理工作的效率。由空间概念为出发点来阐述，档案资源管理工作在新数字时代下的转变可以从两个方面来讲，一个方面对需要管理的档案资源存储方式，存储空间上的一个转变，具体表现为由传统纸笔录入，存档室储存。转变为数字信息化，利用磁盘等存储设备储存。另一个方面是档案资源管理工作人员工作环境以及活动空间的变化，具体表现为由线下工作转变为线上线下结合工作模式。由功能性为出发点来阐述，打破了传统档案馆形态，更新了档案资源管理工作者的工作形式，在一定程度上，扩大了档案资源管理工作者的业务范围，实现了跨地域为用户提供相关档案服务。不再拘泥于传统档案管理的地域限制性，為用户提供了便利，除此之外，用户获取档案资源的途径也更加多样化，在权限许可的范围内，用户可以随时随地利用互联网信息技术实现与档案管理方的对接，提取个人需要的电子档案资源，或者更新修改部分相关资料内容。

3 数字时代下档案管理改革创新的重要性

3.1 在数字时代发展趋势下所必然形成的形态

在当今社会数字信息技术的日渐成熟的大背景下，数字化档案资源管理工作体系建设已经成为即将开展的事业之一。再加上各类数字信息平台的在生产生活中的广泛应用。给数字化的档案信息及时归档，并且通过接收备份、分类以及存储等一系列操作成为可能。实现在第一时间里将档案资料信息集成并且自动添加目录，摘要或者在一定权限内以全文形式传递给用户，从而完成对档案资源的归档，整理，共享一整套工作流程。利用数字化平台体系，实现无纸化档案数据录入，查阅等工作，可以精简工作流程，减少人工操作过程，降低出错率。为用户提供更为快捷，便利的档案服务，此外数字化的档案备份，在能够有效降低档案资料丢失和损坏的风险上，进一步保障了档案资源管理工作的安全性以及准确性，这也是数字时代对档案管理工作提出的新要求。

3.2 档案资源数字化发展的需求

随着社会在不断的变革，进步，档案资源管理作为一项重要的社会事业，也应当以积极的姿态去迎接新的发展趋势。由于档案资源的内容不断增加，显然单靠人力进行档案资源管理，会致使工作项目越来越繁杂的趋势下，不可避免出现更多的错误。引入数字信息技术，将其深入渗透到档案资源管理工作中开，不仅是对消减了档案管理工作者一部分工作负担，也进一步使档案管理以一种能够满足当前社会需求的形态去运转，以求为社会发展提供更好的档案服务。档案管理办公自动化随之发展，以图片，音频，视频不同形式的档案资料需要新型存储载体等需求，也进一步将档案资源管理推向数字化发展方向。现代社会对于档案资源存储数量的要求不断扩大，档案资源的形式也正在向多样化发展，由此，档案资源管理工作向数字化管理模式转化想观念未能及时跟上时代要求，存在知识盲区与漏洞;二是管理模式较为落后，本身在管理上存在有待弥补的缺陷;三是档案资料更新速度慢，相关资源投入力度不够;四是人力管理方面没有形成一套完整的，行之有效的系统方案，人才培养投是必然的，只有完成转型工作，才能适应当今社会对于档案资源管理的需求。

4 当前档案管理工作中出现的问题

关于当前档案管理工作主要有以下四个问题。一是思入不足，导致相关工作人员专业性的职业技能缺乏。以上问题的出现，是由当前社会现状导致的。一方面原因是档案管理没有认识到数字化管理模式的重要性，坚持沿用传统档案资源管理模式，未跟上社会发展的进度，从而出现与社会发展脱节的情况。另一方面是档案管理者能够意识到社会发展以及数字化的普及，但是出于资金紧张，或者不愿去投资建设基于数字信息平台体系的新型档案资源管理系统。担心花费大量人力，物力去建设一套行之有效的新型档案资源管理方案，不能获得相应的价值。从而选择继续沿用旧的档案管理模式。除上述限制因素之外，转型数字化档案管理模式，也对档案管理工作人员提出了更高的要求，要求档案管理人员重新学习新的档案管理方法。以上因素都成为当前档案资源管理工作进行数字信息化转型的阻力，在一定程度上制约了档案资源管理数字化进程的发展。

5 数字时代下档案管理的改革创新方法

5.1 更新档案管理理念

要有效推进档案管理工作的数字化进程，首先需要做的是将档案管理工作者固有的传统管理理念，转化为新型数字化的档案管理思维。积极推广数字化档案管理方式的优势以及特点，将档案资源管理工作者固有的业务观转换为服务观，正确理解档案资源的定位，即档案的价值与意义在于服务社会，是维护社会秩序的重要依据之一。因此，档案管理必须跟紧社会发展的脚步，只有跟社会保持同步发展，才能更好服务与社会。在当前数字时代来临的大背景下，档案管理工作要想能够持续满足社会需求，就必须尽快完成数字化转型。最后，明确档案管理的工作性质不再侧重管理层面，而是更侧重于服务层面。

5.2 创新，完善新时代档案管理管理方法

档案工作管理着社会各个方面的信息资源，是维持社会稳定，推动社会发展的重要力量，除此之外，还是社会发展历史的记录载体，见证文化的进步与科技的革新。数字时代为档案管理带来了新任务与新挑战的同时，也赋予了档案管理工作新的发展模式。因此，档案管理工作者要不断丰富自身的知识以能良好应对数字时代下档案管理新的发展机遇。积极创新，完善新时代档案资源管理方案方法，从容应对档案管理必然的数字化进程。

5.3 实现档案管理技术升级

利用现代网络信息技术实现档案管理技术的升级，进而实现档案管理数字化。要保障档案资料的安全性，就涉及权限开放问题，需要有关部门制定相关网络规定法则作为基础，去进行权限分级，在档案的记录，整理，存储，传递过程中保证其私密性。

参考文献

[1]郭润琪.数字时代档案管理的变革与创新探究[J].卷宗，2018，000（030）：10.

[2]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理，2019（4）.

作者简介

袁圆（1980-），女，汉族，广西凭祥人，大学本科，助理馆员，广西壮族自治区南宁船舶检验中心，研究方向：档案管理。