档案管理工作中人工智能技术的应用探索

刘晓红

摘 要：随着信息技术的日新月异的发展，信息技术所带来的新成果、新科技被运用到各行各业中，当然档案管理工作也不例外，特别是档案管理工作与人工智能技术的有机结合为档案管理技术、档案管理理论、管理方法为高质量开展档案管理工作，提供了强有力的信息技术支持。为此，笔者根据自己的工作经验，剖析了档案管理工作中人工智能技术的应用重要性，并提出了档案管理工作中人工智能技术的具体应用策略。

关键词：档案管理;人工智能技术;应用

随着信息技术和科学技术的高速发展，当前人工智能技术被都有效应用到各领域中，促使了工作效率的提升。人工智能作为互联网移动时代的核心，是今后科学发展的重要方向。现阶段在档案管理工作已经引入了人工智能技术，由于这项工作的特殊性，需规范档案管理工作的服务内容和应用范围，同时需根据相关标准来开展工作，在档案管理中应用人工智能技术，一方面可以丰富档案应用价值，通过多元化的方式，打破传统档案管理的局限性，共享档案资源，促使档案管理效率的提升，从而夯实现代档案管理事业的稳固发展的基础。

1 档案管理中人工智能技术应用的重要性

第一，有助于提升档案管理工作效率，在档案管理工作中应用人工智能技术，可以打破传统档案管理的局限，优化或是改革传统档案管理工作模式，通过合理应用人工智能技术，能够简化传统档案信息的录入、信息分类归档、信息整理复杂化的流程，全面提升档案信息准确性，规避传统因为人工录入所出现的数据信息丢失，录入不全面，信息失真的现象。人工智能技术的应用可以精准的收集数据、排列、存储数据，促使管理效率的提升[1];其二，有助于用户便捷查阅档案，人工智能技术的应用便于用户借助信息设备终端，检索档案关键词，及时查阅想要的档案信息，并且还能满足无纸化、自动化的需求，实现档案信息数据的共享，满足用户对档案信息的需求;其三，提高档案管理的安全性，安全问题是头等大事，在传统档案管理工作中，绝大多数都是依靠人工来完成这项工作，难免会存在问题，在档案管理工作中使用人工智能技术，有助于保障信息的安全，相关工作人员根据前期编程员的所设置权限，只有具备一定权限的人员才能查阅档案，并且档案信息也是在多重安全密钥的加密下，保存到计算机硬盘当中的，通过牢固的防火墙，防止黑客或是病毒风险的入侵[2]。

2 档案管理工作中人工智能技术的应用

2.1 档案资源整理中人工智能技术的应用

纵观当前的档案管理模式，为保护传统口述档案、实物档案以及纸质档案，档案管理人员在收集到原始档案后，会数字化加工档案资源，确保档案资源的永久保存。随着的不断发展，当前很多档案管理部门，都紧随时代，构建了档案数据库，将档案资源录入到数据中，档案使用者只需使用检索就可。时代更迭，当前我们已经迈入了大数据时代，各种信息资源呈爆炸式。档案资源信息数据也不例外。面对海量的档案资源，如何有序高效的收集信息是亟待解决的，对此，可以在档案管理中使用人工智能技术，档案管理工作可以借助智能Agent，及时收集各类信息资料，由于信息量大，信息杂乱无序，不同的信息还存在格式差异。对于档案管理人员来说，分类整理档案信息具有较大的难度，为最大化地可以及时精准地找到信息，就必须要预处理信息。基于此，这就要求档案管理人员综合能力强，借助人工智能分类技术，严格按照一定的标准将杂乱无章的数据信息进行整合分类处理，将档案进行电子归档，问问形成一个档案信息库，从根本上促使档案管理信息的准确性和效率。

2.2 档案资源搜索中人工智能技术的应用

随着人工智能技术不断发展和完善，进一步拓展了其应用范围，传统档案管理模式面对海量的信息数据，可以说疲于应对。在信息时代，要想从根本上促使档案资源检索效率的提升，需投入大量的资金和人力，优化传统检索模式，夯实档案信息检索的智能化。在当前的档案资源检索过程中，档案管理人员主要利用智能技术来进行检索，比如，自然语言处理等，然而受影响检索效率的因素是非常多的，一方面是技术因素，另一方面是檔案管理工作人员的因素，档案管理人员在实际操作中，由于数据线信息量大，加之各种因素都会影响档案管理效率[3]。如此一来，就会影响用户体验。因此，需要将人工智能技术引入档案检索中，充分利用人工智能技术当中的神经网络技术和搜索技术，让用户可以及时便捷的获想要的资料，满足用户的需求。

2.3 档案安全管理中人工智能技术的应用

安全问题是档案管理中重要的问题，如果无法保障安全问题，就会导致档案信息的泄露，特别是涉及一些机密文件和经济项目的时候。安全是重中之重。为保障档案信息的安全可以使用人工智能技术中的虹膜识别技术和指纹识别技术，规避安全问题的发生。比如，在查阅机密文件的时候，查阅人需要通过人工智能技术中的指纹技术和虹膜技术进行识别，同时还要符合权限才能阅读文件。又如，一些单位中的人事档案和文书档案，涉及了机关内部的编制职数和人事调整，上述这些信息都是机密内容，所以在开展工作的时候，需要将单位主要领导、主管领导以及档案管理人员作为查阅人员，录入其虹膜和指纹，在后期的档案管理中，上述人员要想查阅档案，档案管理系统就是扫描查阅人的虹膜，如果与系统不匹配，就会产生警告信息，同时系统还会以电子邮件或是短信的方式，将信息发送到档案管理人员手机中，通过这样的举措，预警档案管理风险，相应地档案管理负责人知晓了部分不法分子，妄图窥探单位机密档案的时候，就可以及时采用措施，进行处罚，针对性地调整管理制度，确保档案管理的良性循环。

2.4 档案管理信息共享中人工智能技术的应用

毋庸置疑，档案的借阅、查阅以及归还是一项较为复杂的工作，纵观传统档案管理模式，主要是档案管理人员通过纸质文件的方式一层一层向上审批，特别是在涉及一些机要文件和机密文件的时候，审批流程是非常复杂的。如果在这个阶段是使用网络平台共享技术，就可以简化档案审批流程，还可以利用平台共享技术在内部共享文件，对于单位内部人员来说，主要登陆自己的ID或是账号就可以查阅和登陆局域网，查阅档案信息。比如，在新人的培训环节中，为让刚入职员工了解企业文化或是发展历程，可以让职工登陆系统，在系统当中搜索档案关键词，系统当中记载的发展历程是共享的，如此，员工的查阅资料和借阅资料就可以直接利用网络平台共享技术来进行，减轻档案管理人员的负担，做到简政放权，优化档案管理流程，促使档案管理效率的全面提升。

3 结语

总之，随着云计算、大数据技术的日益发展，人工智能技术的运用越来越广泛，将人工智能技术运用到档案管理工作中，一方面可以促使档案管理效率的提升，另一方面还可以促使档案管理安全性和准确度，为档案管理工作的有序开展奠定了良好基础。因此，在今后档案管理工作中，要突出智能化管理应用，从智能化设备购置、档案管理人员综合素质等方面全面深入的开展智能化档案管理工作，促使档案管理效率的全面提升。

参考文献

[1]曹航，王静.“智能+”视野下档案管理变革趋势初探[J].中国档案，2019（11）：72-73.

[2]张鸿艳，王中秋.人事档案管理中人工智能技术整合应用探寻[J].兰台内外，2019（29）：33-34.

[3]张蕾，吴娜，刘冰洁.大数据时代企业档案管理模式的改变及优化途径探讨[J].科技风，2019（27）：214.

[4]李洁.人工智能与数字化档案管理相结合初探[J].机电兵船档案，2019（04）：34-36.