浅析文书档案管理工作的创新

邱颖

摘 要：文书档案管理水平直接影响行政工作效率，在我国社会经济转型发展中日益重视提高行政效率，强调不断优化各方面的细节，尤其重视加强文书档案管理。受以往各种因素的影响，我国文书档案管理工作的科学性低，文书档案管理方式陈旧，文书档案管理手段创新不足，文书档案的实用价值未能充分的发挥出来。还要从行政改革的背景出发，提高文书档案的管理水平。

关键词：文书档案;管理方式;创新策略

文书档案管理工作任务量较大，受到的影响因素较多，文书档案的管理涉及复杂的系统性因素。提高文书档案管理工作水平需要构建一个相互配合的机制，防止文书档案在运转中存在的各种疏漏现象。应当根据文书档案的运转需要制定可靠的管理规定，实现文书档案管理技术与方法的朴素融合，创新文书档案管理工作的理念，保证文书档案进一步得到稳妥的保管与应用。

1 文书档案管理的主要问题

1）管理制度问题。当前文书档案管理的主要问题在于文书档案管理的制度缺失，文书档案管理工作并未能按照规定的计划执行，文书档案管理往往存在着较多的漏洞。由于传统的管理方式限制了文书档案的使用，老旧的文书档案的操作方式不利于调动各方面参与文书档案管理积极性，没能给文书档案的科学运转提供有效的依据。很多制度条文不符合信息时代的变化，文书档案管理制度与OA办公系统结合的不紧密，因此造成一些文书档案的损失。当前，文书档案内部管理混乱的现象仍然存在，管理制度的更新修订不足，给文书档案的运转造成了负面的影响。很多单位都想推动文件的优化流转，但是受传统制度约束直接影响了文书档案管理的整体效率。

2）领导重视不足。文书档案管理应当形成科学的管理体系，强调在领导的高度重视与指导下加强文书档案的运转。当前文书档案管理工作缺乏综合性，未能形成统一的管理体系，文书档案管理缺乏专职的管理部门，文书档案在运转中未能形成强有力的沟通与交流机制，这直接影响文书档案管理的正常开展。部分领导不重视引进最新的文书档案管理的标准，不注重文书档案管理实现新突破，文书档案管理的拓展不足，往往局限在传统的方式方法上。文书档案管理工作未能形成良好的氛围，机构内部各部门对文书档案管理的重视不足，没能形成文书档案管理的整体力量。

3）人员技术偏低。文书档案管理的专业性日渐提高，文书档案管理正在向着信息化方向发展，以往纸质文档存储的方式已经不符合时代发展的需要。有些从事文书档案管理人员的专业性较低，兼职文书档案管理人员不具备系统化的开展文书档案管理的工作能力。一些从事文书档案管理的人员未能经过系统的专业技术的培训，因此导致文书档案管理实质问题。档案管理人员的拓展与进修不足，档案管理人员的思维有较大的局限性。文书档案管理工作还缺乏一个专业的团队，未能形成明确的分工体系，导致文书档案管理中存在着风险隐患。由于文书档案管理人员的能力不足，实践中不能解决好具体的问题，因此导致文书档案管理的后续工作还存在一些漏洞。

2 文书档案管理的创新措施

1）管理制度创新。为了提高文书档案管理的整体水平，还要进行文书档案管理制度的创新，强调不断优化文书档案管理的制度方法，构建文书档案管理的组织体系，确保文书档案管理合理化的运转创新。首先，根据文书档案运转的实际需要对文书档案管理的流程进行修订，确定文书档案管理的具体业务规范与操作标准，逐步的对老旧且不合适宜的文书档案管理制度条文进行淘汰或调整，从而保证文书档案管理的可靠性。 其次，深层次的剖析我国文书档案运转中存在的问题，根据文书档案运转的现象修订文书档案的管理制度，注重深刻的总结文书档案管理问题的原因，在此基础上制定科学的惩罚与激励制度，促进文书档案管理人员依法开展文书档案管理工作。第三，新时期还要优化文书档案的协调机制，注重不断解决好文书档案管理工作矛盾冲突，不断积累文书档案管理经验，从而提高文书档案管理的整体质量，解决文书档案管理具体问题。新时代还要不断强化文书档案管理规划，拟定科学的文书档案管理的发展计划，基于文书档案管理工作的规划进行制度建设，发挥管理制度对文书档案管理事业的推动作用。

2）管理技术创新。新时代还要采用先进的文书档案管理技术手段，强调把信息化的技术手段主动应用到文书档案管理当中。应当不断更新文书档案管理的方式方法，做到合理化、科学化、专业化的开展文书档案管理工作。首先，大力引进专业化和信息化的文书档案管理信息技术，强调开发专业的文书档案管理信息系统，强调自动化的开展文书档案管理，进一步依靠信息技术保证文书档案管理的准确性与安全性。其次，消除传统文书档案管理方式的低效运转弊端，积极向信息化管理的方式靠拢，注重运用信息技术对文书档案进行统一编号，进行文书档案的统一安全设置，不断创新文书档案管理的模式，从而取得文书档案管理的优秀成果。合理安排文书档案管理的内容，注重构建优质的文书档案管理体系，形成文书档案的存储、检索与分享的优化管理机制，自动化的对文书档案存储进行校对、检索、共享，保证文书档案的安全有序运行。持续进行技术更新还要引进第三方机构的辅助，强调在专业档案管理机构的辅助下开发专业的文书档案管理系统，实现文书档案管理设备设施的广泛升级，满足文书档案管理需要。

3）人才培养创新。新时代还要引进专业的文书档案管理人才，强调文书档案管理人员具备专业的文书档案管理技术。首先，管理人员应当具备信息化的文书档案管理的专业素养，懂得信息化的文书档案管理的方式方法，能够运用创新模式开展文书档案管理工作。其次，加强文书档案管理的考核与对比，强调文书档案管理人员掌握先进的管理手段与方法，实现文书档案管理思维的更新，有效弥补文书档案管理的漏洞。其次，给予文书档案管理人员培训机会，根据文书档案管理人员的成长需要给予专门的业务培训，促进文书档案管理人员围绕着工作实际需要进行业务技能的提升。第三，根据文书档案管理改革发展的需要促进相关人员研究文书档案管理创新的课题，在课题研究中提高档案管理员的专业水准，促进文书档案管理人员不断进行技术更新与优化创新，推动文书档案管理在实践上提高能力水平，达到高质量的开展文书档案管理的目标。新时期需要解决文书档案管理人员能力不足的问题，着力构建系统化的文书档案管理人才培养机制，充分的利用在职、团队科研、专家培训、课题研究的方式提高档案员的能力素养。

4）信息安全保障。为了达到高质量的开展文书档案管理工作的目标，还要加强文书档案管理工作的安全保障工作。首先，应当优化文书档案管理的规范，针對现阶段的问题把文书档案管理纳入索引表中，做到文书档案管理的有效编制，保证文书档案管理工作层次清晰，依据规范标准进行文书档案的管理运转。其次，强化文书档案的分类管理，强调按照种类、年限、内容、密级等进行保管。明确文书档案管理的主要内容，优化文书档案管理存储方式，注重优化安全防控体系，通过电子信息技术手段，智能化的控制手段，以及数据监测机制保证文档的有序安全运转。第三，推动全员上下形成关注文书档案安全的氛围，明确具体人员与岗位的文书档案管理安全职责，明确具体的任务要求，从而保证文书档案管理工作沿着正确的方向不断向前发展。

3 结论

我国文书档案管理应当优化管理机制，创新文书档案管理的方式，注重以有效的方式应对文书档案管理带来的挑战，着力进行文书档案管理的内部优化改革，从而达到提高文书档案运转质量的目标。

参考文献

[1]姚翠君.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].中外企业家，2019.

[2]万霞.文书档案管理工作创新探讨[J].城建档案，2017.

[3]柳斐.文书档案管理工作的创新策略[J].科技资讯，2017.