科技档案管理的创新路径探究
2020-10-26米晓霞
米晓霞
摘 要:档案作为非常重要的信息资源,深受大众关注,特别是科技档案。当前,依然沿用传统的管理模式进行科技档案管理工作已无法适应社会发展要求,所以要重视科技档案管理工作的创新优化和改进,让科技档案的利用率得到提升,发挥科技档案重要價值,不断加强科技档案管理工作的水平。本文通过探讨科技大管理工作中出现的弊端,给出了相应的优化创新路径,以供参考与借鉴。
关键词:科技档案;管理;创新路径
科技档案与传统档案相比具有明显的特殊性。科技档案中会保存具有价值的材料,影像资料和图纸等。因此,科技档案的保管工作难度相较于传统档案来讲较为复杂。随着当前信息技术的不断发展,科技档案的管理工作备受重视[1]。
1 科技档案管理工作出现的弊端
1.1 重视程度不足,利用效率低下
科技档案本身没有直接的经济效益,所以许多单位并不重视科技档案的管理工作,也未能认识到科技档案存在的潜在价值,因此单位对科技档案管理的人力和资金投入比较欠缺,导致科技档案管理设施严重不足,不利于档案工作的有效开展。此外,领导层不重视科技档案,导致相关管理人员没有强烈的工作意识,在实际工作中往往存在消极工作的态度,再加上科技档案中的信息资源未能获得有效利用开发,造成当前形势下的利用率偏低。传统的档案管理模式比较重视,对档案的收藏整理,并未能发挥档案的真正价值,导致档案管理工作形同虚设,因此科技档案管理工作的利用率普遍偏低[2]。
1.2 管理制度不健全,工作欠缺规范性
目前对档案管理构建的相应管理制度并不完善,致使档案管理工作中存在明显的随意性,这也造成许多具有潜在价值的档案资源未能及时收集整理,存在明显的漏归、错归现象,甚至部分课题还未验收成果和鉴定就随意归档,导致档案利用率受到严重影响。另外,整理的档案内容并不全面,且档案内容中的纸质材料偏多,没有相应的影像资料,导致档案的真实性受到质疑,这也让档案工作的完整性受到破坏,再加上档案管理工作人员在分工上并未明确,致使工作人员在工作中的主动性受到影响,工作人员并不及时收集科技档案并移交归档,造成工作效率不佳,或由于人为原因导致档案受损,例如档案被确认后未能及时归还,甚至造成资料缺失,这些损失都是造成档案资料价值下降甚至丧失的问题[3]。
1.3 现代化管理程度不够
当前,信息技术的广泛运用使各行各业都得到发展。基于此,科技档案的管理工作却存在明显的技术落后。由于科技档案的管理设施设备陈旧,在档案管理工作中只有几台电脑进行所有档案管理,电脑中的软件也未及时升级优化,导致科技档案管理工作的开展不尽如人意,尤其是在档案进行收集整理与检索工作中,依然采用人工的方式进行,这不但大大降低工作效率,还会存在人工失误的现象导致资料不完整的问题,这也让后期档案的开发利用难度大大增加,导致科技档案管理工作无法适应当前形势下的发展需求[4]。
1.4 档案管理工作人员综合素质能力不足
目前进行档案管理工作的工作人员都是年龄较高或即将退休的工作人员,即便有少数年轻的工作人员,他们也非档案专业的学生,且许多在岗员工并未接受过系统的培训与考核,根本无法适应当前形势下的科技档案管理工作需求,不能将归档工作完整进行,最多只能作为一名资料保管员。此外,还有部分档案管理工作人员是属于兼职类型,从事档案管理工作的人员流动性较大,并未全身心投入到管理工作中。再加上档案管理工作人员的工作量较大,科技档案管理更加复杂,但本身从事档案管理工作的人员较少。因此,档案管理工作人员的工作量增加的同时,若由于一件小事未做好,就容易对所用工作进行否定。以上情况,都让科技大管理工作的开展受到严重阻碍[5]。
2 科技档案管理创新路径研究
2.1 及时转变观念,正确认识档案管理工作
为了提高科技档案管理工作的有效性,要及时转变观念,正确认识科技档案的重要性。第一,科技档案信息是以后科技活动开展的重要依据,完成对科技档案的深入分析,找到原有档案资料中的问题并解决,能让今后的科技活动成功率大大提高。第二,档案分析结果还会对培训做出贡献,由于资料的真实性,其在教学中通过科技档案信息还能达到良好的培训效果。所以要重视科技档案管理的重要性,提高对科技档案的认识。
2.2 建立健全档案管理制度
科技档案管理工作未能得到有效发展的一大因素是管理制度不健全,因此健全完善管理制度让档案馆工作更具科学性和规范性,不但能有效保管科技档案,还能完成对档案管理工作人员的工作绩效考核。通过完善的管理制度,让档案管理工作有制度可循,确保档案管理工作的有效开展。为科技档案功能打下坚实基础,比如档案查阅情况、档案下载方式及档案借阅时间等进行多方面管理,以保障档案管理质量。此外,科技档案部门还要重视对科研成果的鉴定、仪器设备的验收和新产品开发的具体工作制度的制定。
2.3 完善档案管理现代化建设
完成科技档案的现代化管理是社会发展的必然需求。它能有效解决传统档案管理中的许多弊端,比如传统档案中纸质档案容易受潮、发霉等,造成许多档案信息的丢失,对今后工作的开展造成不可挽回的损失。而通过现代化信息技术完成科技档案管理,不但能减少实际的档案存储空间,还能保障档案信息的完整性,提高工作效率。因此重视对科技档案管理工作的资金投入,及时引进先进的技术设备,完成科技档案管理的设备更新,实现档案管理的现代化,提高档案管理的有效性,为今后信息资源整合提供方便。
2.4 提高档案管理工作人员的综合素质
为促进科技档案管理工作的高效进行与发展,应不断提高档案管理工作人员的综合素质。因此,首先,要对在职的档案管理员工进行定期培训,提升其综合业务水平和综合素质;其次,为适应现代化信息技术发展,要对在职员工进行信息技术培训,保障其在日常信档案息管理工作中的正常操作,完成数据库与网络安全管理,让档案管理员工能对档案的信息编号、内容有明确了解,并将正确的信息管理方式运用到档案管理工作中;第三,通过定期培训,让档案管理工作人员及时了解档案管理工作的开展需求和未来发展形式,让工作人员及时了解档案馆工作的开展前景,保障档案资源的合理开发与利用及人才吸引。
2.5 完善科技档案的多样化管理
在科技档案管理中开展多样化服务,将传统的档案管理工作服务过程删繁就简,便于档案下载,使服务质量有所提高。比如,在借阅档案时要求借阅人如实填写借阅时间、借阅用途、归还日期和借阅档案编号,若在规定时期内未及时归还要予以相应惩罚,保障多元化服务的最终质量效果。
3 结语
综上所述,科技档案在当前信息化时代发展下具有重要的资源,应受到极大重视。信息时代下进行科技档案的管理创新,以保障科技档案管理工作的质量得到提高,在科技档案管理工作中不断研究创新管理模式,让科技档案管理工作有所突破。
参考文献
[1]张小静.档案管理工作创新路径研究[J].城建档案,2020,04:80-81.
[2]连杰.大数据背景下人事档案管理的创新路径探讨[J].科技经济导刊,2020,2815:244.
[3]于萍.科技档案管理的创新路径[J].兰台内外,2020,19:10-12.
[4]李大鹏.科技计划项目档案管理体制发展及创新研究[J].产业与科技论坛,2018,1716:222-223.
[5]宋艳.信息时代档案管理创新路径[J].中国管理信息化,2017,2011:126-128.