医院文书档案的规范化管理措施

郑爱云

摘 要：不断发展的社会经济为我国医疗卫生事业的建设与发展提供了有利条件。同时，文书档案管理工作的重要性也随着医院的快速发展而愈加突显，进而成为医院各项工作中的一项极为重要的工作。但由于这一工作具有工作量大特点，所以需要医院应引起高度重视，使之管理更加规范。针对这一情况，本文以医院文书档案管理为主要内容，对其特点和特殊性进行了分析，并深入探讨了如何对其实施规范化管理，希望能够为大家提供有效参考。

关键词：医院;文书档案;规范化管理

医院文书档案中包含的内容较多，诸如基建项目资料、会议记录、合同、委托书、总结发展规划统计资料以及年度工作计划等均在其中，其作为一项文字材料在医院开展各项活动中发挥了重要作用，包括党务管理、行政管理以及医疗护理管理等。且医院临床科研的进行也依赖于文书档案，管理和利用好文书档案，能够充分发挥出医院办公室参谋助手作用。最近几年，快速发展的医疗卫生事业，促使医院管理工作更加规范化、制度化，由此也就愈加突显了医院文书档案管理的作用。

1 医院文书档案管理的特点和特殊性

1.1 医院文书档案管理的特点

首先，文书档案使用中的相关载体与内容十分丰富多样，其真实记录了医院发展历程。医院文书档案中囊括了医院的各种会议记录、详细的工作计划以及战略部署等内容。其次，医院文书档案管理中需要展开有效的收集、保存和记录，以为使用者随时查阅提供便利，保证此类档案保存中使用价值的有效性。最后，此项工作还与文书工作的关系十分密切，借助开展文书工作可以有效收集和整理档案，当文书工作质量得到了提高，则在一定程度上也有利于提升医院文书档案管理水平。

1.2 医院文书档案管理的特殊性

相较于普通的档案管理，医院文书档案管理更为特殊[1]。其主要体现在下述几个方面：第一，主要的文件类型是各种业务文件，同时其中囊括了部分参考价值极高的党务类文件;第二，在具体开展过程中，因为各种文件更新速度快，需要管理人员在开展文书档案管理活动时有效利用各种指导性文件，保证文书档案管理可以和医院战略部署的工作要求相符;第三，医院工作人员在升职的过程中，文件数量将会显著增多，由此就让文书档案管理变得十分困难，需要管理人员必须具备较高的文书档案管理综合水平。

2 医院文书档案的规范化管理措施

2.1 树立文书档案规范化的管理意识

现阶段，新医改不断深入，此形势有利于整个医疗系统的转型升级和良好发展，基于此，整个医疗系统，尤其是医院均加大了改革力度[2]。在医院管理系统中，文书档案占据着重要位置，更应积极改革，增强规范化管理意识，正确领会新医改要求，有效把握时代发展方向，从而使规范化管理意识形成，且不断增强。首先，对医院相关领导来说，应对文书档案管理工作引起重视，规范化的管理意识不可缺少，结合时代发展要求展开规范化改革，并把规范化管理意识充分渗透到医院管理工作的每个环节中，立足于规范化管理将文书档案录入，确保医院稳定、持续发展。其次，应对规范化文书管理的意识展开大力宣传，帮助医院广大职工树立规范化意识，使其可以规范化管理意识为指导，促进自身良好进步，以及更好地开展相关工作，确保整个医院工作的顺利开展。

2.2 规范医院文书档案收集工作

收集工作是整个文书档案管理工作中最为重要的一部分，开展收集工作可以将医院文书档案分散和集中管理的矛盾有效解决。这就需要医院档案室或档案馆加大业务工作的指导和调查力度，积极实施入室档案或入馆档案的标准化，使档案的完整性和齐全性得到保证，使医院文书档案全宗更加完整[3]。所以，对医院文书档案收集予以规范，应将下述几个方面切实做好。第一，对医院文书档案的收集范围予以明确，按类型开展收集工作。医院文书档案无论是各职能科室承办，还是上级部门下发等需要归档的文件材料，均离不开档案室或档案馆的检查以及办公室的把关，对文书档案形成前的立卷要求以及文件字体要求等予以规范，根据类目开展分类整理工作，为收集工作提供方便。医院要规范化开展档案收集工作，将责任落实到具体人头，以免导致医院档案文书材料收集不齐全。第二，医院档案室或档案馆应对各科室、各部门开展收集工作的时间予以确定，确保第一时间收集。如应在设备仪器安装调试或开箱验收登记的30天内归档设备仪器文件材料，统一移交文书档案材料，确保第一时间归檔文书档案。没有在规定时间移交的，医院档案室或档案馆应积极收集和催促文件。

2.3 建立规范化档案制度

针对医院档案管理做进一步加强，在积极开发档案信息资源的同时，将其充分利用起来，确保医院档案工作可以和卫生改革工作进程保持同步，促进卫生事业各项工作顺利开展，这是医院开展档案管理工作的主要目的所在。从某种程度上来说，医院文书档案管理是医院档案管理水平的真实体现，其管理水平对档案资料的完整性与质量具有决定性影响。只有促进本院文书档案工作地位的有效提高，规范衔接文书工作和档案工作，加大部门之间的合作力度，真正把这一工作落到实处，构建完善的工作程序以及管理制度等为切入点，进一步强化此项工作，使文书档案管理工作更加标准化、规范化，才可以促进文书档案利用率提升，确保医院良好发展。借助构建完善的档案管理规章制度和相关体系，高效开展档案管理工作。如医院可以立足于《档案管理法》制定相关档案管理制度，确保每份档案从装订到最后的借阅等均有相应的管理制度为依据，为档案的销毁、利用提供重要参考。

2.4 打造一支高素质的管理人员队伍

文书档案管理工作在很大程度上影响着医院的发展，所以必须积极打造一支专业知识扎实、素质高的文书档案管理队伍[4]。第一，优化选拔和利用医院文书档案管理人员的相关机制，尽可能选择那些专业知识扎实的文书档案管理人才，将那些未接受过专业档案管理知识学习的人排除在外，如此便能有效提高医院文书档案管理水平。第二，在固定的时间组织档案管理人员参加相关培训和教育工作，接受档案管理专业知识以及业务学习，借以提升其综合素质，增强他们的专业技能;同时提供较多的机会让其外出进修和学习，使之能够及时了解与档案相关的各种讯息，将诸多新理论和新技能掌握到;科学引导，让其自主学习法律知识、计算机、英语等，拓宽其知识面，从而同档案管理现代化发展保持同步，提高工作效率，以坚实的基础助力医院现代化发展[5]。

3 结语

总之，医院文书档案管理工作在很大程度上影响着医院的整体运行与发展，可对医院的各项活动进行详细且精确的记录，便于后续查阅与利用，具有非常高的保存价值。立足于整体看，若要更加规范合理的开展医院文书档案管理工作，就一定要整合各项资源，借助完善制度以及创新管理模式等，以坚实的基础助力文书档案规范化管理的有效落实。

参考文献

[1]宁佳.医院文书档案收集工作论述[J].兰台内外，2019（36）：42-43.

[2]张超.医院文书档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（23）：134+136.

[3]王凤杰.医院文书档案规范化管理方案分析[J].东方企业文化，2019（S2）：19.

[4]贾方琦.医院文书档案管理的现状及改进措施研究[J].经贸实践，2018（04）：238.

[5]陈颖.医院文书档案规范化管理措施新论[J].兰台世界，2016（S2）：157.