医院文书档案的规范化管理策略探究

摘 要：在医院的运营过程中，会产生数量庞大的文书档案。针对这些文书档案进行管理，一方面能够确保医院运营工作中产生的各类信息的准确性和完整性，另一方面也能够体现出医院的运营和管理工作水平。在本文中，最主要的研究内容就是当前我国医院在文书档案规范化管理中存在的主要问题。同时，本文也将针对这些问题制定有效的解决方案，从而促进医院文书档案管理的规范化程度得到更进一步的提升。在具体研究内容方面，本文将分别从亿元对档案管理的认识、原始材料积累工作以及档案管理制度三个方面分析相关问题和解决对策。

关键词：文书档案;规范化管理;管理制度

经济和科学技术的高速发展推动了医疗卫生事业的进步。而在这一过程中，医院文书档案管理工作的内容也变得越来越复杂，同时工作量也变得越来越大。在这样的情况下，对文书档案进行规范化管理成为医院档案管理工作的开展趋势。但是在我国一些医院中，由于医院管理层和工作人员对档案管理工作缺乏重视等原因，导致档案管理工作的规范化程度难以得到更进一步的提升。正是基于这一背景，本文将针对医院文书档案管理规范化的相关问题进行重点研究。

1 文书档案规范化管理的意义

对于医院来说，文书档案是重要的信息资料来源之一。在医院的运营和管理活动中具有至关重要的作用。在具体构成方面，医院的文书档案大部分属于各部门之间的来往公文。而针对医院文书档案进行规范化管理，主要意义包括以下几个方面：首先，规范化管理有助于医院管理层快速查询本单位的信息资料，并在这一基础上提升医院管理层决策的效率与科学性。其次，在进行文书档案管理的过程中，规范化的文书档案管理有利于患者及时查询到医院的信息资料，继而全面了解自身的实时治疗与康复进程。从这一角度上看，规范化的文书档案管理有利于提升患者对医院的满意度[1]。第三，针对文书档案进行规范化管理，有助于医院解决自身在档案管理工作中存在的问题，并在这一基础上促进医院档案管理工作水平的进一步提升。

2 医院文书档案规范化管理中存在的问题

1）医院对档案管理的重视程度有限。在我国的一些医院中，医院管理层和工作人员对文书档案管理工作的重视程度有限，成为影响这项工作规范化进程的重要因素之一。在具体表现方面，首先，在当下，我国一些医院的管理层认为文书档案管理工作并不重要，因而在档案管理资金与设备投入方面的力度并不大。因此，很多医院至今仍然采用传统的手工档案管理方式进行文书档案管理。其次，在进行档案管理的过程中，由于管理层和工作人员不够重视，使一些医院并未定期组织档案管理人员培训，而档案管理人员参加培训的积极性也不高，这也是影响文书档案管理规范化的重要因素之一。

2）原始材料积累工作存在被动性。在文书档案管理工作中，材料收集工作水平的高低，是确保文书档案管理水平的基础保障。而在我国的一些医院中，档案原始材料的积累和管理却存在较大的被动性，因而导致档案管理工作水平无法得到进一步提升。在具体表现方面，首先，当前一些医院在进行文书档案管理的过程中并未对收集到的各类档案资料进行严格分类，而是将不同类型的档案资料进行混合管理，这就导致档案管理工作的效率低下[2]。其次，在一些医院中，针对纸质档案资料的储存与管理工作职责比较混乱，且缺乏安全的存储环境，导致文书档案资料丢失、受潮、损坏的问题无法得到有效解决。

3）缺乏完善的档案管理制度保障。在进行档案管理工作的过程中，部分医院虽然形成了比较完善的医疗管理制度，但在医疗管理制度中不包括文书档案管理制度。因此，在这些医院中，针对文书档案进行的管理相对比较松散，也没有通过有效的监督和考核机制对档案管理工作的效率与质量进行评价。在这样的情况下，一旦出现档案丢失、受潮、损毁、档案信息错误等文书档案管理，相关部门和人员往往相互追责，并在这一基础上影响了档案管理工作的有序开展。同时，在进行档案管理工作的过程中，部分医院由于缺乏完善的管理制度，对档案管理工作人员的行为无法形成有效地约束，导致档案管理工作中存在的玩忽职守问题长期无法得到有效控制[3]。

3 强化文书档案规范化管理水平的对策

1）强化医院管理层对档案管理的认识。在进行文书档案管理工作的过程中，医院管理层和档案管理人员首先需要做到的就是提升对档案管理工作的重视程度。具体来说，首先，管理层需要积极学习现代管理学的相关知识，并在对档案管理工作内容与重要性产生正确认识的基础上，提升对档案管理工作的重视程度。其次，在进行档案管理工作的过程中，医院管理层需要进一步加大档案管理资金和设备的投入力度。第三，在进行档案管理工作的过程中，医院还需要针对档案管理人员进行更加全面的培训，提升其工作能力和工作积极性[4]。

2）落实档案管理的岗位责任制。文书档案管理工作涉及医院的多个部门，而不同部门在进行文书档案管理工作的过程中也存在不同的工作侧重点。例如，医疗部门和护理部门在工作中更加倾向于收集相关的信息资料并加以利用。档案管理部门更加侧重于对档案资料进行妥善保管，并对其进行分类整理。而在进行档案管理工作的过程中，医院需要进一步落实文书档案管理责任制，并在这一基础上对不同部门和不同人员的档案管理工作职责进行明确划分。只有如此，才能为档案管理工作效率的提升打下坚实的基础。而在进行岗位责任制建设的过程中，必须对档案分类、储存以及管理的责任制进行明确的划分，并在这一基础上健全相关的管理机制。

3）强化医院的档案管理制度。在医院的各项管理制度中，档案管理制度也是重要的组成部分之一。而对于医院来说，想要进一步提高档案管理水平，就必须对当前的档案管理制度进行完善和创新。在具体措施方面，首先，医院需要建立并不断完善针对档案管理工作的管理和监督制度，并在这一基础上对档案管理工作人员的工作方法和工作行为进行严格考核。只有如此，才能有效避免档案管理工作中存在的玩忽职守等行为，提升文书档案管理工作的效率和质量。其次，在针对档案管理制度进行完善的过程中，医院还需要建立针对档案管理工作的量化考核机制，从而通过量化考核对档案管理工作人员的具体行为进行量化评估[5]。第三，在完善档案管理制度的过程中，医院还需要建立健全配套的监督机制，并在这一基础上对档案管理人员进行监督。只有利用完善的档案管理制度进行档案管理，才能确保医院文书档案管理工作的水平得到进一步提升。

4 结论

综上所述，在医院的各项运营和管理工作中，档案管理工作的重要性毋庸置疑。而在我国一些医院中，由于管理层和工作人员的重视程度比较有限，导致文书档案管理工作的效率与质量难以得到进一步提升。具体来说，当前我国医院文书档案管理工作中存在的问题主要存在于重视程度、岗位责任制和管理制度等几个方面。针对这几个方面存在的问题，本文进行了深入研究，并制定了解决方案，希望能够帮助我国的医院进一步提升自身的文书档案管理水平。

参考文献

[1]黎秀雯.医院文书档案管理存在问题与解决对策[J].兰台内外，2019，15（32）：33-34.

[2]吴静.新时期医院文书档案规范化管理研究[J].兰台内外，2019，15（30）：67-68+12.

[3]王凤杰.医院文书档案规范化管理方案分析[J].东方企业文化，2019，10（S2）：19.

[4]孟磊.醫院文书档案的规范化管理策略[J].办公室业务，2019，12（09）：115.

[5]武双.医院文书档案的规范化管理措施思考[J].办公室业务，2019，12（09）：106.

作者简介

刘艳，女，汉族，湖北襄阳人，本科，馆员，研究方向：档案管理。