试论基建工程电子档案收集工作存在的难点及对策

杨林

摘 要：信息技术发展使电子档案管理成为行业办公的主流趋势。结合相关基建工程管理理念，档案资源收集归纳效率显著提升，为新时期档案收集工作创造了更具便利化的条件。本文以电子档案收集工作作为研究对象，基于基建工程具体分析其工作难点所在，并提出相应对策，以供参考。

关键词：基建工程;电子档案;档案收集

在长时间的基建工程实践活动中，经过相关经验的整合，最终使基建工程电子档案得以形成。其主要以计算机媒介作为储存工具，借助数字代码序列为网络传送工作提供支持，支撑整体的计算机软硬件框架。建立在计算机技术中，融入CAD等软件应用，全面促进档案收集工作的规范化发展。

1 基建工程电子档案特点分析

1.1 全面性、系统性以及阶段性突出

依托于基建工程，电子档案具有更高的完整性和系统性，其形式更具有多样化特点，涵盖文本、图像等多方面内容，在档案管理系统中起到了至关重要的作用。基建工程项目涉及环节众多，从规划设计到施工再到最后的竣工验收，每一个环节都需要建立在大量电子文件的支撑中，两者间联系十分紧密，同时，基于环节的不同还存在较大的差异性。以基建工程阶段性特征展开，电子档案应强化对工程全环节的资料收集管理，注重资料的分类整合，为管理效率提升提供保障。

1.2 专业性强，具有动态特征

基建工程专业性较强，其整体工程建设需要大量技术型人才的参与，各种技术的交叉使用，突出了工程的复杂性。以CAD技术的使用为例，其在基建工程各个环节中均有涉及，但是专业的不同，导致应用差异化明显。因此，应强化电子档案收集工作的专业性。除此之外，基建工程往往会受到各种因素的影响，设计变更的出现十分常见，基于此类情况，管理人员应强化对电子档案的动态化管理，保证其施工与纸质档案保持一致。

2 基建工程电子档案收集工作难点分析

2.1 制度建设统一性、高效性较差

就目前而言，我国在档案管理方面的标准与规范都已经构建完成，但是档案的收集管理制度与实际存在明显差异，特别是针对收集一些电子文件而言，相关规范性制度条款的构建不具有统一性，使电子档案的作用难以得到全面发挥。一旦在收集、管理等方面出现问题，其具体解决方案的實施将存在滞后性。同时，制度建设对档案整合、归档等环节的把控缺失，将造成电子文件呈现出分散状态，文件损坏事件频发，加剧了文件失效的风险，电子档案管理优势被掩埋[1]。

2.2 电子档案收集管理复杂

基建工程与多个领域密切相关。基于工程环节的不同，所需要间隔时间也存在较大差别，其中，最长间隔时间可达到数年之久，同时，在项目结束后，才可以进行归档，使新旧交替现象逐渐普遍化，计算机系统的稳定性得不到保障，严重影响了计算机的可靠性，加剧了系统故障的发生概率。一旦电子档案资料的完整性受到破坏，将会导致电子档案中提供的数据信息真实性丧失，电子档案管理与纸质档案管理无法保持一致性。

2.3 管理人员思想滞后

电子档案在性质上与纸质档案差别明显，其具体管理手段、模式以及管理思路也大不相同。传统纸质档案管理要求员工具有良好的逻辑能力以及耐心，而电子档案管理更强调工作人员的计算机操作水平。就目前而言，相当一部分档案管理人员对电子档案管理认知尚不明确，在管理过程中没有遵循科学性的原则，仅仅看到了电子档案管理载体不稳定性的缺陷，对其肯定度不高，在工作中也多以纸质电子管理为主，造成整体管理思路的偏离，进一步导致工作人员工作强度的增加，使工作效率难以提升。

3 基建工程电子档案收集工作对策分析

3.1 加快制度构设

就目前而言，我国出台了相关文件为电子档案收集管理提供了具体的规范与建议，行业内优化了对制度的细节化处理，结合基建工程实际发展，建立在国家、行业的标准基础上，确保规定的制定与业内发展方向趋于一致。基于基建工程电子档案文件所具有的动态性特征，应以阶段性完成电子档案同步纸质档案的归档跟进，实现两者的一致性。在整个电子档案管理实践中，其至关重要的部分即为归档验收，这也是电子档案形成的最终工作，要求其全环节流程与国家相关规定相对应，同时，在电子档案归档完成后，要及时加以齐全性检验，使其与管理标准相契合，还要对档案储存格式进行检查，以免后期查找困难，强化其查阅功能，实现真正意义上的电子档案同步于纸质档案管理。

3.2 强化电子档案收集管理

档案管理人员应确保电子档案收集管理的落实进程，借助基建工程相关理论，全面提升办公效率。正常而言，基建工程的电子档案通常被储存到光盘之中，禁止外借。但是以登记作为前提，可允许复制、拷贝，强调在最大程度上杜绝相关私自接触储存光盘的行为。除此之外，相关人员应明确设置使用权限，通过构建相应的保密制度，使电子档案的安全性得到有效保障。

3.3 加强电子档案管理员工培养

建立在基建工程电子档案收集工作的总体思路明确基础上，强化对管理方向的引导，加快对档案管理人员思想教育工作的开展，使其认识到电子档案收集管理的重要性，确保其管理思路与总体思路的一致性。通过明确电子档案价值，切实关注各项投资的引进与使用，以电子档案管理推进办公自动化进程，促进电子档案发展空间的提升。相关资源利用的最大化发挥，使各项载体维护工作得到有效落实。同时，相关部分应高度重视对人员培训工作的完成，帮助其能够尽快完成档案管理人员思路的转变，借助现代化工具，电子档案管理效率显著提升，其管控能力更具全面化特征。

3.4 将电子档案管理置于基建工程前端

电子档案可分阶段管控完成。具体而言，电子文件主要借助立项、设计得以形成，因此，要确保在立项初期融入电子档案管理，通过相关规定的制定，明确电子档案管理内在价值，进一步使收集方式得以确定，实现电子档案管理的全流程管控。同时，相关部门应落实细节控制，配合相应的监督措施，全面保障电子档案的完整度。应积极引进先进科学技术，确保电子档案得以系统化管理，促进资源得到有效节约。

4 结语

基于全新的时代发展需求，对基建工程档案收集管理要求更加严苛。因此，应建立在信息技术的依托中，全面加快对电子档案管理模式的构建，通过提出相关处理措施，使电子档案的优势得到最大化发挥，确保档案的完整性，在满足电子档案可靠性需求的同时，全面促进基建行业的可持续发展。

参考文献

[1]邹婷.基建工程电子档案收集工作存在的难点及对策[J].城建档案，2019（02）：17-18.

[2]陈悦.基建工程电子档案收集工作存在难点及对策[J].城建档案，2017（10）：46-47.