公立医院文书档案管理模式创新研究

冯新池

摘 要：档案体现着医院的过去、现在和未来，而连接这一时间过程的重要纽带就是档案管理工作。作为医院日常工作中的重要组成部分，公立医院文书档案对于医院工作质量和效率的提高具有重要意义。本文首先对公立医院文书档案管理现状进行了简要分析，就创新公立医院文书档案管理模式提出了有效策略，旨在为公立医院文书档案管理模式创新提供一定参考。

关键词：公立医院;文书档案;管理;创新

在公立医院行政管理和组织活动中，通过行政性公文等转化而来的文件材料被称为公立医院文书档案，作为医院管理的必备工具，公立医院文书档案对于医院的运营与发展而言具有重要的参考价值，与医院的发展息息相关。随着医院管理的不断变化，行政管理也发生了巨大改变，给公立医院文书档案管理带来了新的挑战。基于此，相关人员要不断地对公立医院文书档案管理工作进行创新，确保公立医院文书档案管理工作更加规范化、高效化。

1 公立医院文书档案管理现状

1）缺乏档案管理意识。对于大型公立医院而言，其自身集合了医疗、教学、科研、预防、保健等功能于一体，由于医院的核心业务是医疗工作，领导纷纷将关注的重点投向了医疗工作，这样一来就会忽略文书档案管理工作，自上而下的缺乏档案管理意识是大多数公立医院存在的现象，给医院带来负面影响[1]。比如：在医院经费保障方面存在不足，缺乏先进的档案管理设施设备，档案管理的现代化和安全性无法得到满足;另外，由于缺乏档案管理意识，档案管理部门的相关工作人员对档案管理工作缺乏积极地工作态度，档案管理缺乏秩序性，将文书档案与资料档案混为一谈，这对于公立医院文书档案管理工作的开展是十分不利的。

2）缺乏完善的档案管理制度。现阶段，缺乏完善的档案管理制度是大多数公立医院文书档案管理的表现之一。未在医院内部设置专门的部门进行管理，主要采用监管的模式，也因此造成多个部门重复性管理的不良情况出现，档案被各个科室做分散性保存，缺乏统一的档案管理格局，在档案发生损毁或丢失情况时，不能及时被发现，无法确保档案的完整性和安全性。

3）缺乏与时俱进的管理方式。当前，医院档案管理工作远远落后于医疗业务管理工作，缺乏与时俱进的管理方式，在信息化建设方面缺乏力度，在档案的存储方面仍然是采用传统的纸质文件材料，无论是在管理、存储方面还是在查阅方面都面临巨大挑战。尽管有些医院建立了文书档案管理信息系统，却也只是在存储形式方面进行了简单的改变，由电子文档代替了传统纸质档案，在档案信息化管理体系的建设方面缺乏科学性、全面性和系统性[2]。

2 公立医院文书档案管理模式创新

1）创新文书档案管理工作模式。档案管理是一项系统且复杂的工作，在进行档案管理时要坚持的原则就是建立统一性管理模式。通过在档案的收集、归档、管理、利用等环节的管理工作中采取统一的管理模式，可以确保档案的完整性和安全性[3]。创新档案管理模式，首要的工作就是要创新档案收集、存储及利用等相关的档案管理制度，档案管理工作人员应该切实将档案管理制度的落实、执行等工作纳入岗位职责和工作目标中。在实行统一的标准化的档案管理模式时可以运用相应的行政手段，确保规范化、制度化的档案管理工作可以逐渐向信息化档案管理模式转变。

2）创新文书档案管理存储模式。随着互联网信息技术的不断发展，电子档案应运而生，为档案的管理、存储及利用带来了便利。传统的纸质档案所体现出来的优点就在于数据更加真实、安全、直观，具有较高的普及性，无论是在法律效力还是在凭证效力方面都具有强大的优势，其缺点就是要想档案的保存更加完整，对于物理空间的需求较大，还具有较高的环境要求。相比于传统的纸质档案而言，电子档案的存储更加便捷，没有空间要求，不易损毁，在远距离共享方面更是具有独特的优势，电子档案可以对文本、录音、录像等多种形式的档案进行存储，而电子档案的缺点就在于缺乏足够的安全性和稳定性。在进行档案管理的过程中，可以采取电子档案与纸质档案相结合的方式，创新档案管理存储模式，实现优势互补，为档案的归档保存提供双层保障。在对电子文件进行归档时，必须要落实国家对于电子档案管理的相关规定和要求，保障电子文件的真实性、有效性和完整性。

在档案存储的具体工作中，首先要按照相关标准建立档案室，为档案管理工作提供充足的物理空间，档案保护设备的选择也要严格遵循国家安全标准，为纸质档案的存储提供安全的环境。与此同时，要建立健全档案销毁机制，及时销毁无效的档案文件，为纸质档案的存储提供充足的空间。其次，安装数字档案管理系统，建立健全相关基础设施，比如医院内部构建专门的档案存储数据库，专门用于对档案资料的存储，同时针对其做好备份处理，避免数据资料遗失。

3）创新文书档案管理收集途径。医院管理人员应对档案工作人员进行“档案先行”理念的教育和引导工作，做到档案的产生时间、地点与档案的收集时间、地点同步。针对医院的档案管理工作，首先，应从内容收集上做出创新，摆脱医院传统文书档案管理收集中存在的一些局限，将更多内容信息纳入文书档案管理收集内容中;其次，创新档案收集方式，摆脱传统的资料收集局限，以视频、图片、文字等形式来展现，充分丰富资源基础;再者，创新档案收集手段，以医院的重大事件为契机，比如院庆活动、院史馆等，促进院内各科室之间的交流与沟通，对工作人员收集档案资料的工作进行指导，使室藏档案得到不断地丰富，进而促进医院档案资源的丰富[4]。

4）创新文书档案的利用。首先，利用先进工作者的事例促进医院文化的传承与弘扬。具有文化属性的档案资源可以实现教育功能，达到宣传医院历史和先进工作者事例的目的，有效将医院的价值理念和行为准则传递给每一位医护工作人员，促进院内医护人员自豪感和集体荣誉感的提升，使员工深刻感受到医院文化内涵，提高医院文化的影响力。其次，推出档案文献史料编研成果，促进医院文化的传播。编史修志可以有效整合医院文化，医院丰富且全面的反映历史原貌的档案信息为编史修志提供了支撑。在编排档案的过程中可以重新梳理和编排现有的历史文化内容，为医院文化建设服务，使医护人员更加了解医院的历史，增强医护人员对于医院的归属感，提高医护人员的凝聚力[5]。再者，利用新媒体实现档案管理成果的共享。随着互联网信息技术的发展，医院可以在新媒体工具的支持下使档案的利用价值得到更好的实现，通过建立医院档案管理微信公众号、微信群等，向医护人员和人民群众传递医院信息资源的开发成果，为医院文化的传播和传承提供新的渠道。

3 结语

医院的发展历程会在医院文书档案中得到全面的体现，为了将文书档案的作用更好地发挥出来，就要认识到当前医院文书档案管理模式存在的问题，并进行深入的研究，不断探索医院文书档案管理模式的創新方法，为医院的可持续发展提供有利基础。

参考文献

[1]刘英霞.刍议信息时代医院文书档案的信息化管理[J].办公室业务，2020（10）：94+105.

[2]冯峰.新时期提升医院文书档案管理质量研究[J].中国卫生标准管理，2020，11（02）：9-11.

[3]郑越文.大数据环境下医院文书档案信息化管理探讨[J].办公室业务，2020（01）：122.

[4]周辉.大数据时代医院文书档案管理及信息化应用[J].办公室业务，2019（24）：113-114.

[5]杨志联.试论信息化时代医院文书档案管理工作的方法及策略[J].兰台内外，2019（34）：3-4.