浅谈如何提高人事人才档案管理工作水平

陈传博

摘 要：人事人才档案管理作为企业内部管理的重要内容，也是企业实现人力资源优化配置的关键。企业内部管理部门以及相关管理人员要结合内部实际情况，制定科学的人事人才档案管理制度以及管理策略，这样才能够真正发挥出管理的作用和实效，为企业各项工作的顺利开展提供支持。

关键词：人事人才档案;管理工作水平;提高

可以说，企业中人事人才档案管理工作的顺利开展能够促进整个企业的健康发展，所以，企业必须要高度重视人事人才档案的管理工作，不断地调整相应的模式，从而有效提升人事人才档案管理工作的質量。但是当前人事人才档案管理还存在一些问题，需要使用科学化的方法予以应对。

1 当前企业人事人才档案管理工作中存在的问题

1）档案管理制度不够完善。可以说，在目前我国大部分的企业人事人才档案管理制度还是不完善的，相应的管理体制落后，严重阻碍了企业的正常发展。而通过相应的调查，我们能够发现造成这一问题的主要原因是相关的人事人才档案部门对人事人才档案管理没有进行专门的规定，从而就造成了对企业档案的管理没有统一的标准，另外，在企业发展中难免会出现员工档案丢失的问题，大部分的企业却对于档案管理人没有相应的惩罚，使得人事人才档案管理人员对档案管理的规定置之不理，而且，不能严格执行，从而对企业人事人才档案管理规定的落实工作产生了不利的影响。

2）管理内容模糊。人事人才档案管理内容主要有存档、调阅、托管等传统业务，但是人事人才档案的新型业务开发不足，现有的人事人才档案管理存在着科学性较低的问题。有些机构的管理流程不科学，部分档案管理机构没能围绕着人事人才交流的需要建立有效的人事人才档案动态性管理机制。例如，存在着人事人才档案管理中的关键性内容模糊，档案管理的重点与难点问题无法有效解决，传统的纸质档案的电子化率不中，档案数据信息的更新不足，人事人才档案内容陈旧，档案管理中的大量数据信息资源无法有效共享，还未能在结构化数据库的基础上实现对非结构化数据的有效存储应用，导致人事人才档案的利用率相对较低。

3）管理人员素质问题。因为企业中人事人才档案管理工作是非常复杂的一项工作，所以对于业务的要求比较高。这就要求档案管理人员必须要对自己所管理的档案有充分的了解和掌握，而且，能够根据具体的需要来进行档案信息的调整。与此同时，从业人员还要严格按照人事人才档案管理的制度和规定来进行工作，但是，如今的绝大多数企业，忽视人事人才档案管理工作，对档案工作人员的不能进行有效的配置，而且，很多档案管理人员都没有接受过相应的专业知识培训，从而，造成了他们对于档案整理等一些情况不熟悉，专业性差，严重的影响了企业人事人才档案工作的质量和水平。

2 提高人事人才档案管理工作水平的办法

1）强化管理观念。由于很多企业都忽视人事人才档案管理工作，所以，为了有效地解决这个问题，必须要更新管理者的管理观念，增强他们的档案管理意识，要让他们充分的认识到档案管理工作的重要性，可以通过开展定期的一些讲座，通过聘请一些专家来对人事档案管理工作进行分析和相关的研究，这种方法能够让企业的员工对人事档案管理工作的重要性有充分的认识，从而使他们对自己企业中的人事档案管理状况进行反思，不断地更新他们的管理观念，进而推动企业人事人才档案管理工作的顺利进行。

2）优化管理内容。提高人事人才档案管理工作的有效性，需要根据新时期人事人才档案的使用需要优化人事人才档案管理内容。首先，在传统的托管、存储、借阅服务的基础上，能够加强个性化服务供给，针对人事人才的个性化发展需要，全面提供实时的人才数据信息支援。其次，开发共享性的数字化人事档案管理机制，明确数字化人事档案管理的科学方法，优化人事档案管理的流程，实现对各层次目标与人事档案管理内容的融合。

3）提高管理人员素质水平。人事人才档案管理人员的素质和能力对人事人才档案管理工作有非常直接的影响。所以，为了有效地提高人事人才档案管理工作的质量和水平，保证企业人事人才档案管理工作的健康发展，必须要努力的提升人事人才档案管理人员的素养。可以定期的举行一些人事知识方面的培训，从而使他们能够对新的知识和先进的管理技术进行了解和掌握，从而不断地提高他们的管理技能和水平，能够对党和政府制定的有关人事工作方面的政策和法律法规有充分的了解，从而在进行充分了解的基础上，对自身的专业理论知识方面的技能不断的强化，用专业的档案管理知识和理论来指导管理工作，从而不断地适应当代企业人事档案管理的新要求。而且，每一个人事部门都要设置专门的档案管理人员，从而来提高管理工作的专业性。要对人事档案管理人员进行充分的思想素质教育，从而使他们能够以身作则，对工作严谨认真，增强他们的工作责任感，能够为管理工作尽自己最大的贡献和努力。除此之外，企业也要对人事人才档案管理人员进行相应的关心，从而来使他们在管理工作中体会到温暖，不断的提高他们的工作积极性，推动整个企业人事人才档案管理工作的开展。

4）加强信息化管理。21世纪是信息化的时代，信息化已经席卷全球各行各业的每一个领域和环节，因此，现代化的人事档案管理工作也必须进行信息化、网络化升级，这不仅可以提高人事管理水平和工作效率，同时也能够降低运行管理成本。信息化在现代的人事管理当中的应用主要是运用在信息化的人事档案管理信息系统当中，通过信息化的人事档案管理系统，可以使人事管理工作走向信息化、科学化，有利于单位对员工的信息进行全面的了解和掌握，同时也有利于员工对单位的发展现状和时代的发展潮流有一个清楚的认识和掌握，做到胸怀大局，眼光长远，为科学决策奠定坚实的基础。

5）提高管理安全性。提高人事人才档案管理的工作水平，还要加强人事人才档案管理工作的安全性，明确人事人才档案管理的方法，在现有的信息化环境下构建安全的人事人才档案管理体系。首先，开发优质的人事人才档案数据信息运转平台，全面提高平台的兼容性与可扩展性，在有效划分层次权限的基础上提供人事档案信息。其次，加强人事人才档案数据信息的备份工作，保证原始档案数据信息的准确性，有效的防止网络端人事档案数据上传下载带来的数据破坏风险。

6）建设科学合理的档案管理制度。对于现代化的企业人事管理工作而言，在进行岗位设置时需要进行全方面的综合科学的考虑，设置出符合时代发展需求的工作岗位。要想从根本上提高人事档案管理水平，日常工作中，对接收干部档案和收集档案材料时，要严把关，狠抓各项工作制度的落实，加大鉴别工作力度，保证接收的干部档案各类材料齐全，将档案审核工作长效机制落到实处。加强档案管理工作指导检查工作的定期性，及时地发现和处理问题。还要争取进一步加大在档案管理工作硬件设施基础建设方面的投入，做好相关专项预算，确保落实到位。尤其是对于档案的保护、维修和抢救工作一定要高度重视，重点保障档案信息化建设工作的开展。

3 结束语

综上所述，想要提高人事人才档案管理水平，需要形成完善的人事人才档案管理体系，丰富人事人才档案管理的方法，着力在良好的体系环境下开展人事人才档案管理工作。

参考文献

[1]霍丽杰.人事人才档案管理工作的开展实践与提升举措[J].才智，2019.

[2]梁思佳.国企人事档案管理工作存在的问题及对策分析[J].城镇建设，2020（06）.