加强印章档案管理的若干措施分析

范玉兰

摘 要：印章档案具有一定的特殊性，作为一种实体档案，对其进行管理是非常重要的。印章对于事业单位来说更为重要，印章的管理也需要更为严格的约束。对印章的管理不光体现在其日常工作中的使用上，还体现在其周全的保障工作上。比如当印章遗失时，事业单位能够在第一时间让印章失去法律效力，避免给后续的工作造成麻烦。本文针对印章档案管理的现存问题展开分析，提出了几点加强印章档案管理的有效方法，希望对事业单位提高印章档案管理水平有所帮助。

关键词：印章档案;管理;问题;措施

引言

对于事业单位来说，印章具有至关重要的作用。在文件上使用印章能够表明事业单位对于文件的鉴定或者签署，能够代表事业单位，具有一定的法律效率。印章的制作材料有金属、木头、石头、玉石等，无论是哪一种材料，印章档案都和奖状、奖杯、奖章等一起，归属为事业单位的实物档案。人们普遍对于印章没有充分的了解，通常会认为印章只要失去了法律效率，将其销毁即可，对于其不良影响没有足够的认识，所以对于印章档案的管理可能存在或多或少的疏漏。印章档案的法律效力不会因为它销毁而消失，它是事业单位的象征，尽管实体印章不存在，它依旧会产生影响，它是事业单位权利的象征，也是事业单位的重要凭证，是其行政行为和商业行为的证明。所以，加强印章档案管理是必要的，事业单位的管理人员一定要提高重视，在日常工作中确保印章档案的使用按照规范进行。

1.印章档案管理的现存问题

1.1印章档案管理意识有待提升

印章档案因为具有不同的效力，在日常管理和使用的过程中，通常也需要不同的方法。对于事业单位来说，通常情况下，印章并不会过于集中在某一部门或者某一人手里，因为事业单位在业务开展的过程中，不同部门会需要使用不同的印章，这就使得有一部分印章会经常性地在不同部门之间流转。如果印章档案的管理意识不高，印章在流转的过程中，有可能造成遗失或者使用不当，很容易造成管理效果不理想。而有一小部分事业单位内部正是因为员工的印章档案管理意识淡薄，导致印章出现遗失，不仅影响了工作的正常开展，还会给事业单位造成一定的风险。

1.2印章档案收集范围不够明确

要想提高印章档案的管理质量，事业单位需要对印章档案的收集范围作出明确的规定。通常来说，印章档案的收集比較简单，需要相关人员填写一张备案信息表，方便保存和管理，然后事业单位需要对印章的审批材料进行备份。但是在实际收集过程中，有些管理人员为了节省时间，并没有严格把控记录工作，容易导致记录结果失准，导致印章收集工作准确性下降。

1.3使用规范落实不到位

在任何一家单位中，印章的使用都需要严格的规范加以约束，对于事业单位更是如此。印章的使用一定要遵循规范进行，要想达到这一目的，事业单位需要有内部的印章使用规范制度，但是，不可否认的是，有一部分事业单位虽然有明确的规章制度，但是其执行效果不够理想，印章的使用仍然频繁出现不合规的情况。鉴于印章具有一定的法律效率，代表事业单位的最高权利，所以在印章使用规范方面，各事业单位仍然要加大力度进行完善，并严格落实。如果在使用的过程中有印章发生损坏，不能继续使用，一定要做好销毁，并做好对应印章的销毁记录。

2.加强印章档案管理的措施

2.1提高印章档案的管理意识

印章档案对于事业单位来说，其重要性毋庸置疑。要想让印章档案管理取得预期的效果，单位就要加强员工的印章档案管理意识。单位领导首先要走出表率，以身作则，督促各部门加强印章管理，推进各部门的印章使用规范的落实，并带领各部门将废旧、不再使用的一做哪行收集上来，由档案管理部门进行统一处理。档案管理部门对于各种印章都要建立档案，并根据用途进行归档，并定期对各种印章进行检查，确保印章档案管理工作稳步进行。

2.2进一步完善印章档案的管理规范

事业单位要想加强印章档案的管理工作，还需要将收录在案的印章档案进行登记，并按照印章档案的登记顺序进行交接。在编制登记记录时，要秉持实用性的原则，方便相关人员对记录进行查阅。印章档案的目录一般来说可以按照印章名称、启动时间和废止时间做好备注，这样，印章档案的管理工作才会更加规范。

2.3提高印章使用过程中的管理水平

管理人员在进行印章档案登记时，要确保印章预留印版序号准确无误。在制作印模时，相关人员还要做好工具和印模材料的清洁工作。在印章档案使用的过程中，事业单位可以根据印章所处的使用流程，指派专人对其进行管理。由于事业单位内部部门众多，很多业务在开展过程中需要多个部门使用印章，事业单位可以通过完善管理制度，确保印章在不同部门、处于不同的业务环节中时都能有专人对其负责。这样，在无形之中员工的印章管理意识就会得到提升，相关责任人也能更加重视印章的使用，在使用完成之后妥善地交由相关部门进行使用或者保存。

2.4加强对老旧印章的处理工作

印章在使用的过程中，难免会因为磨损、印泥污渍顽固等一系列原因造成使用效果不佳，印的字迹不够清楚等现象。印章档案的管理部门需要定期对印章进行处理。比如，可以将印章投放进有清洗液的容器中，经过适当时间的浸泡之后再将其取出，进行清理，这样的清理效果会更好。如果有些印泥过于顽固，用细毛刷难以清理，可以使用细小的竹签将其挑开，同时注意力度，避免对印章造成破损。印章清洗完成之后，要将其放在通风干燥处，自然风干。对于那些因为使用过度而无法再正常使用的印章，要交由档案管理部门统一处理，在监督之下进行销毁，并做好销毁记录。

结束语

文章档案是事业单位重要的权利代表，具有法律效力，所以一定要加强印章档案的管理。事业单位的领导和档案管理人员要对其给予高度重视，对现有的档案管理问题进行解决，比如通过宣传和教育提高员工的印章档案管理意识，完善印章管理制度，并严格管理印章的使用，最后做好老旧印章的处理工作。本文简单分析了事业单位内部可能存在的印章档案管理方面的问题，并提出了相应的解决方法。

参考文献

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