事业单位档案管理信息化应用分析

陈一彪

摘 要：信息时代的带来，影响着我们的生活以及发展，同时也使各行各业逐渐朝信息化的方向发展。本文阐述了事业单位档案管理信息化建设的必要性，对传统档案管理模式中存在的问题进行分析，并提出事业单位档案管理信息化建设的路径。

关键词：事业单位;档案管理信息化;应用;分析

档案管理在事业单位管理工作中占有重要位置，不仅承载了人才信息，还记录工作等各种信息。信息时代的到来，传统的档案管理存在管理理念落后、业务水平低以及管理设施建设滞后的问题。所以，事业单位档案管理信息化建设是十分有必要的，如何利用信息技术的优势来提高档案管理的效率需要进行深入探讨事业单位档案管理信息化对事业相关工作全面认识，提高其工作效率。

1、事业单位档案管理信息化建设的必要性

事业单位档案管理对于事业单位的发展有重要作用，其重要性以及必要性主要表现在以下几个方面：第一，档案管理在人才聘用中能够直观展示出人才的工作能力以及之前的工作经历等，能够全面的展示给用人单位，进而帮助事业单位合理运用人才。第二，很多事业单位在发展的过程中，不只是有绩效考核，还有事业单位对未来的规划，这些方面都与事业单位的发展有直接关系。在档案管理过程中一般都会详细记录，而单位在调取档案的同时会对有欲望的工作进行科学评价。第三，档案记录这一个单位的成长，也是事业单位工作成长的关键。通过档案能够都会单位发展有清晰的了解，包括人员的流动、未来的规划等，进而对事业单位的工作有全面的认识，提高工作效率。

2、传统档案管理模式中的问题

2.1 管理理念落后

从管理理念上分析，很多事业单位并没有认识到档案管理的重要性和必要性，甚至很多单位对相关法律也了解很少，导致很多事业单位的档案管理并没有得到有效重视，使档案管理工作无次序。另外，由于对档案管理的认识不到位，在工作中，往往只是重视档案的收集、整理和保存，忽视对档案的开发和利用，使其管理有效性受到严重影响。

2.2 业务水平低

从管理业务上分析，很多事业单位虽然设立的有档案管理部门，但是并没有有效的管理制度，很多工作只是只做表面，没有充分发挥档案管理的作用。还有些事业单位在档案的录入以及档案销毁等过程中没有规范，也没有遵循相关法律法规，进而造成不必要的损失。

2.3 管理设施建设滞后

从管理设施上分析，信息技术的发展，使档案管理工作逐渐由人工管理向信息化管理转变，但是由于事业单位对档案管理工作的不重视，导致档案管理工作者没有投入更多的精力。由于事业单位人员工作意识淡薄，管理工作得不到有效提升，甚至还有很多单位档案没有很好的保存档案，管理设施得不到有效改善，对档案管理工作的有效性有严重影响。

3、事业单位档案管理信息化建设内容

事业单位的档案一般包括文书档案、专门档案、声像档案等[1]。文书档案主要是有文书所转化而来，涉及到命令、指示、报告以及会议记录等;专门档案是指事业单位在从事专业性比较强的活动所生成的，具有考查、利用以及保存的价值，并按照特色的管理办法整理各种历史记录;声像档案是指事业单位或者是个人在社会实践中所形成对社会、国家有利的照片以及影片等，具有一定的保存价值。

4、事业单位信息化建设路径

4.1 转变管理理念

想要实现事业单位档案管理信息化的顺利发展，管理部门的管理理念起到关键作用。首先，事业单位的领导要对信息时代档案管理的职能以及重要性有充分认识，这样能够摆脱传统的管理理念，在加大档案管理部门的设备和技术投入，为档案管理信息化建设奠定物质以及理念基础。其次，作为档案管理人员要了解相关法律法规，充分意识到档案管理的重要性，对档案管理工作重视起来，提高自身的专业能力[2]。最后，要加强档案管理队伍的建设，定期组织工作人员进行学习，并要求工作人员热爱该工作以及熟练掌握档案信息的加工、运行以及多媒体的使用，提高专业知识以及管理技术。

4.2 规范管理标准

在信息化建设的过程中，要规范管理标准，以此对员工的要求起到约束作用。首先，根据不同的事业单位自身的需求建设适合自身发展的执行准则，像数字档案中的格式、压缩等，对每个环节做出明确的规定。在制定管理标准的过程中要遵循前瞻性原则以及兼容性原则，对各个标准制定的内容进行全方面考虑，还要在设计的过程中，重视社会各个行业之间的融合以及标准化和档案管理的兼容。

4.3 提升工作人员素养

工作人员是事业单位档案管理的主体，所以工作人员的信息技术素养是档案管理基础，可以通过以下几个方面提高工作人员素养。第一，完善机构设置，提高工作人员配置。由于事业单位有其它部门兼职档案工作职能的问题，所以人员发展管理成效的前提时要求管理人员必须对本单位发展历史熟悉，能够正确辨别档案信息的重要性[3]。第二，要更新工作人员的管理理念，树立其服务意识。最后，要优化人才构架，对每个工作人员负责的工作范围进行明确，确保在档案管理工作中充分发挥自身价值。

4.4 健全管理制度

档案管理信息化建设有效提高了管理效率，充分体现出信息技术在管理领域中所具有的优势。为确保档案信息化管理的有效性，必须健全管理制度。另外，还要建立严格的保管制度，对存储方式以及维护措施进行明确;规范使用制度，要求每个环节都要实名登记，落实到具体负责人，有效提高档案的安全性。最后，还要把重要档案信息进行备份，增加双重保险。

5、结束语

在档案管理工作中运用信息技术，给事业单位档案管理工作带来了机遇同时使其工作面临重大挑战。传统档案管理模式中存在管理理念落后、业务水平低以及管理设施建设滞后的问题，所以要转变管理理念、规范管理标准、提升工作人员素养以及健全管理制度，使其更好适应信息时代的带来。

参考文献

[1] 刘金龙，邢磊，贾宏慧.探索事业单位档案管理信息化建设的途径[J].兰台内外，2020（22）：25-27.

[2] 薛相权.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].科技风，2020（18）：143.

[3] 余芳芳.事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究[J].科技经济导刊，2020，28（18）：197-198.

[4] 侯蘇珊.新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨[J].兰台世界，2020（S1）：72.