探讨如何做好事业单位档案管理

侯成占 侯晓亚

摘要：档案管理作为事业单位的一项基础性工作，为各部门工作的顺利开展提供了诸多便捷服务。但是，受到历史遗留、人为操作、管理机制等因素的影响，事业单位档案管理工作也显露出诸多亟需解决的问题。因此，本文将结合事业单位档案管理工作存在的问题，针对提升档案管理绩效而采取的有效策略予以阐述。

关键词：事业单位;档案管理;有效策略

事业单位档案不仅记录了单位的成长史、发展史，同时，也涵盖了单位在开展各项工作进程中产生的重要资料信息。随着信息技术的迅猛发展，近年来，事业单位档案信息管理系统也日趋完善，这就给档案管理工作提供了便利条件，档案利用率得到大幅提升，档案的实用价值也日渐突显。

一、事业单位档案管理存在的问题

（一）监督机制不健全，工作态度不积极

事业单位的档案管理人员在日常工作当中，对档案管理工作存在许多误区，认为档案管理既不出成绩，也不产生经济效益，导致部分档案员在工作当中态度不积极、观念不转变、工作不进取、方法不创新，对即时发生的档案资料，不能及时归档，当档案需求部门在查找档案时，也不能积极配合部门工作，以至于严重影响了工作进度。另外，虽然单位内部制订了相关的档案管理制度，但是，对于档案管理工作的监督机制，始终处于空白或者薄弱环节，甚至在日常监督管理工作中，管理人员只是走走过场，对档案管理工作存在的问题往往睁一只眼闭一眼，摆出一副事不关己的架势。

（二）信息化应用受限，保密性工作缺失

虽然事业单位已经建立了较为完善的档案信息管理系统，但是，由于档案管理员的年龄结构、文化程度、责任意识良莠不齐，尤其对于一些资格老、年龄大的管理干部而言，依然沿用传统的管理方法，在资料归档时，大部分工作完全借助于人工，对档案信息管理系统视而不见。与此同时，在实际工作当中，管理人员保密意识淡薄，随意透露信息操作系统的登录密码，导致任何上机操作人员都能够浏览单位档案资料，档案的安全性无法得到可靠保障[1]。

（三）缺乏专业管理人才，培训机制亟待完善

事业单位档案涉及范围广、涵盖内容多、存储形式多样，这就给档案管理工作加大了难度，对档案管理员的专业技能以及综合素质提出更高的要求，在这一形势之下，事业单位的原有的档案管理人员队伍与实际工作相脱节，进而出现管理人员专业不对口、管理能力差、综合素质低的情况，这对档案管理工作也带来了巨大挑战。此外，单位针对档案管理员的培训工作也缺乏具体的执行方案，尤其对新上岗的管理人员，并未制订针对性强的培训计划，以至于在实际工作当中，经常出现管理漏洞，使档案管理工作雪上添霜。

二、做好事业单位档案管理工作的有效策略

（一）完善管理机制，树立责任意识

档案管理工作内容繁杂，涉及到的细节工作较多，这就需要单位结合档案管理员的岗位职责权限，进一步完善各项内部管理机制。比如《档案管理制度》、《工作监督制度》、《档案保密制度》等，并将档案管理的各项细节工作纳入到管理制度当中，使档案管理员在开展工作时能够有法可依、有章可循、有规可守。同时，借助于完善的管理机制来激发档案员的工作热情，使其树立高度的主人翁责任意识，摒弃错误想法，将档案管理工作做扎实、做精细。

（二）加大监督力度，增强保密意识

事业单位档案资料与单位声誉及对外形象息息相关，涉及到的保密信息相对较多，因此，为了提高档案资料的安全性，单位应当设立专门的档案管理工作的监督岗位，指派专业能力强、执业素养高的管理人员负责对档案管理工作进行全程监督。尤其对电子档案的保管与使用，档案管理员应予以高度重视，并与技术人员共同商议档案信息系统的保密措施。比如指纹识别登录、人脸识别登录、复杂密码登录等，同时，在档案信息管理系统端设置防火墙，定期对计算机进行杀毒处理，以降低档案信息的泄漏风险。

（三）加大硬件投入，培养信息意识

电子档案作为档案的一项重要组成内容，在档案管理工作当中始终占据着主导位置，而计算机作为电子档案的存储介质，在档案归档、立卷、查询、保管等方面发挥了关键作用。因此，事业单位应当进一步加大档案信息系统的硬件投入力度，比如计算机、打印机、扫描仪、数码设备等。另外，为了培养管理人员的信息意识，使其认识到档案信息化管理的重要性，单位可以不定期开展档案管理工作岗位的技能竞赛以及信息系统的应用操作大赛，通过这种方法，让更多的管理干部熟练掌握档案信息管理系统的操作方法与技巧。比如在应用操作大赛中，可以将“档案查询与搜索引擎服务”作为考题，让管理人员亲自传授正确的上机操作方法，保证单位内部人人会操作、人人懂方法，为推进单位档案信息化管理进程做好鋪垫，打好基础[2]。

（四）完善培训体系，树立风险意识

为了与时代发展相同步，使档案管理工作逐步向规范化、信息化、科学化方向迈进，事业单位的人事部门根据档案管理员的岗位职责与主要工作内容，制订科学合理的内部培训计划，每年至少开展一次集中培训，并将管理人员的综合素养与执业能力等内容纳入到培训计划当中。也可以邀请档案管理的专业人士，为档案管理员提供远程线上教学的机会，不断充实管理人员的管理知识体系。此外，为了验证培训效果，事业单位的主管领导应当定期对档案管理员进行岗位技能考核、管理技能考核，比如档案分类是否明确、档案借阅手续是否齐全、信息系统操作流程是否清晰、档案保管工作是否到位等。通过考核，对成绩不合格的管理人员根据单位内部的奖惩制度进行严肃处理，使管理人员能够树立风险意识与执业危机感，进而开辟事业单位档案管理工作的崭新格局。

三、结束语：

事业单位档案管理工作是一项持续性的基础工作，它贯穿于事业单位各项工作环节当中，因此，单位主管领导应当高度重视档案管理工作，正确引导档案管理员树立高度的主人翁责任意识、风险意识、保密意识，积极借鉴先进的管理经验，不断创新管理方法，优化管理流程，夯实档案管理工作根基，以促进档案管理绩效的提升。

参考文献：

[1]张莉.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].中国战略新兴产业，2020（8）：117.

[2]王金亮.如何做好事业单位档案管理[J].科技风，2020 （9）：199.