档案管理业务外包的可行性与发展对策

摘要：面对网络信息时代企业档案管理的新要求，档案管理业务外包就成为企业提高档案管理水平的重要方式和手段。文章首先分析了档案管理业务外包的可能性，并针对档案管理业务外包过程中存在的问题提出了必要的建议和发展对策。

关键词：档案管理业务外包;企业档案;可行性

企业档案是企业活动的有效记录，是企业生存和发展的信息基础和必要条件，同时也是国家档案资源的重要组成部分，其有效管理具有十分重要的意义和价值。因此，我国办案管理部门制定了许多关于企业档案管理的条例和制度，广大企业也在这方面投入了巨大的力量，但是管理的现状然就存在诸多不尽人意之处。究其原因，不仅有企业主观方面的因素，为企业的资金、能力和物力方面的限制也有莫大的关系。为了解决这些问题，档案管理业务外包应运而生。

一、档案管理业务外包的可行性

1. 外包服务的迅速发展

随着经济全球化的商业推进，企业面临的市场竞争环境日趋激烈，业务外包就成了这一背景下企业整合各种生产资源，提高企业竞争力的重要方式_[1]。可以说，外包是企业在新的经济环境下的一种优化经营策略，可以让企业将有限的精力集中在自身的核心竞争力和工作效率的提升方面。因此，现代经济社会语境下，外包业务的迅速发展，为档案外包业务的发展提供了必要的市场基础。

2.外包服务技术的成熟

随着网络信息技术的发展，我们逐步步入了信息技术时代。在这一背景下，现代企业生产管理过程，纸质文件逐步被电子文件代替。对企业的档案管理来说，计算机网络信息技术显示出更为重要的作用，档案的数字化建设已经成为大势所趋，这必将给传统的档案管理工作带来巨大的影响和冲击。但是，档案数字化建设并非企业的核心业务，在该领域投入巨大的资源是得不偿失的。另一方面，档案外包公司在近年来得到了长足的发展，其专业性和管理技术得到了迅速提高。综合上述两方面的因素，档案外包，就它为企业进行档案管理的一个重要、有效的途径。

3.档案工业管理机构管理水平的提高

企业的业务外包，主要是为了获取成本低廉、质量优越的产品的服务，的弥补自身的缺陷，企业能够更加专注于核心业务的发展_[2]。企业档案和政府档案不同，并不属于企业的核心业务范畴，对其进行外包成为众多企业的选项，进而形成了比较广阔的档案外包市场。另一方面，商业文件中心为了获取客户，往往会通过人员的专业化、设施的专门化、管理的科学化以及业务的自主化，大幅提升针对企业档案的管理水平，进而为企业的档案外包提供了必要的现实基础。

二、档案管理业务外包的发展对策

企业档案的外包虽然存在着必要性和可行性，但是作为一个新生事物，目前尚处于迅速发展阶段，然后面临诸多极端解决的问题，使企业在档案外包过程中面临一切风险_[3]。因此，每个月在档案外包过程中，应该采取如下策略，保证档案管理业务外包的项目的顺利进行。

1. 对档案管理业务外包的可行性进行评估

企业在进行档案管理业务外包之前，必须要做好重要的准备工作，特别是对外包过程中可能产生的风险和风险的防范措施，进行必要的分析和评估。特别是一些具有较强专业性的企业，其题答案具有特殊性和重要，在管理业务的外包过程中，尤其要注意风险的防范和管控。因为档案具有唯一性的特点，一旦发生损坏，就会产生不可逆转的影响。因此，建议企业在档案管理业务外包之前，应该有企业的高层领导档案的管理部门以及相关的专业部门组成档案业务外包风险评估小组，业务外包过程中可能产生的风险，以及相关的对策进行比较详细的分析和研究，根据研究结果，建立起有针对性的监督管理机制，保障档案管理业务外包工作的顺利进行。

2.建立透明的外包程序

对档案管理业务外包的可行性进行评估之后，企业要做的下一步工作，就是公开透明外包程序，接受包括企业内部员工在内的各方面的监督和建议。具体而言，首先应该加初步预定的外包执行计划书，在企业内部会议上进行讨论，对其中不合理的地方进行修改。其次，在修改后的外包执行计划书，提请第三方的专业機构进行审查并提出进一步的修改意见。最后，按照最后确定的计划书开始相关的外包工作。此外，建议企业在内部设立一个专门的管理机构，负责档案外包招标工作，保障外包工作的顺利进行。

3.强化外包过程监管

档案管理工作外包，不仅需要合理的评估以及公开透明外包程序还需要强化外包过程中的监督和管理，保障型规范性。首先，应该建立规范的外包合同，在合同的签署过程中，合同双方需要进行深入的沟通和磋商，保证合同的公平性和公正性。其次，在档案管理业务外包之后，要强化对外包商的管理，特别是要建立良好的档案管理业务外包绩效监管机制，防止由于管理失控造成档案管理风险的出现。最后，在外包完成之后，档案管理业务的发包企业，要建立通畅的反馈渠道，通过反馈深入分析外包公司的优势以及在档案管理过程中存在的具体问题，对具体的实施效果进行评价，为提高档案管理业务外包工作的水平提供必要的基础。如果外包过程中出现了重大问题，企业应该依法与其解除合同，避免造成更大的损失。

4.建立完善的企业档案管理业务外包制度体系

任何工作的顺利进行，都必须要有相关的制度体系作为保障，企业档案管理业务外包也不例外。目前，各方面的相关制度不多，仅在《企业档案管理办法》提出了一些要求，但是这些要求仅限于档案信息安全和保密方面，但是这些要求仅限于档案信息安全和保密方面，，并没有明确的规定，而这又是值得解决的重要问题。因此，建议政府部门加快立法进行，很快建立起相关的法律法规，在企业档案管理业务外包提供必要的法律制度保障，支持行业协会，在企业档案外包业务过程中发挥积极作用，特别是企业和外包商之间的中介所，促进双方之间的交流合作，增进双方的了解，共同维系好档案管理业务外包工作关系，

三、结语

总之，企业档案管理业务外包属于一项新兴业务，其发展和完善是一项长期的任务，广大企业不仅要认识到档案管理业务外包的重要作用和价值，同时也要对外包过程中的风险问题有必要的认知，做好档案管理，外包的风险控制工作，促进企业档案管理业务外包工作的良好发展。

参考文献

[1]张帆，李辛扬.国内外档案外包服务研究综述[J].办公自动化，2018，2301：49-54.

[2]李洪洋.企业档案外包风险问题研究[J].档案与建设，2018，05：35-38.

[3]李洪洋.当代企业档案管理外包的动因与可行性[J].兰台世界，2016，05：60-62.

作者简介：张颖（1985.9.24-），女，汉族，北京，硕士学历，中级经济师，工作单位核工业建设股份有限公司。