关于小学教师人事档案管理信息化建设的探讨

杜喜燕

摘 要：教师人事档案主要记载教师个人信息，在教育教学、科研以及管理活动中的成果的原始记录，呈现的是教师成长发展轨迹，是真实客观的详尽记录。在教师职业生涯发展历程中是极其重要的原始资料。教师人事档案作为一种管理教学资源具有十分重要的作用，做好教师人事档案信息化建设工作意义重大。

关键词：教师人事档案;信息化建设

人事档案的信息化，顾名思义，就是通过现代化的信息技术手段，将纸质的材料变换成数字化档案信息资源，并根据各色的信息资源建成各类数据库，借助着保密技术的处理，通过数据库快速查阅人事档案的信息，使得档案管理工作更加方便智能。

一、小学教师人事档案管理信息化建设的必要性

首先，人事档案信息化建设要与档案管理的日常工作保持一致。 小学教师档案管理的一个重要特点是其动态性。 因此，有必要在发生更改时进行及时的更新。 当前的科学技术和软件技术正在快速发展。 如果我们仍处于人工文件管理的手动操作阶段，我们的档案管理工作将不会持续很长时间。 只有通过信息技术建设，我们才能与时俱进，才能有效地管理和使用教师人事档案。

其次，信息化建设也是人事档案管理发展的必然趋势。教师档案是本地信息资源。从宏观上看，对于档案的信息管理，这是国家信息化建设计划的重要组成部分。小学教师档案中信息的建设必须充分利用几种现代科学技术来加强小学教师档案中主要环节的工作。可以说这是一个数字过程，也是改变文件管理模式的过程。因此，小学教师人事档案管理的计算机化，从总体上讲是整体的档案事业发展的总方向，是信息时代学校档案管理的必然要求。

二、目前小学教师人事档案管理存在的问题

1.管理模式传统陈旧

许多小学教师的档案管理工作模式限制了人才流动。 当需要使用材料時，必须经过更高级别的层层批准。 这样复杂的过程肯定会影响合理配置人力资源的效率。 这种单一过时的管理模式使小学教师在需要人事档案的时候，无法提高工作效率时，整个人也处于被动的状态。 因此，这种管理模式妨碍了人事工作改革的顺利推进和发展，这与我们当前的经济和社会状况背道而驰。

2.档案工作所需要的基础软硬件设置不齐全。

小学教师人事档案应保存在科学合理的档案室，且环境应该良好。 但是，在实际运行中，由于资金投入缺口较大，相关的软硬件设备设施缺乏更新维护，许多学校甚至没有档案室。 许多档案管理者安于现阶段的情况，并且不主动改善当前状况。

3.纸质的档案保存有着严重的漏洞和弊端。

小学教师人事的纸质版档案存档后，随着时间会渐渐氧化变得脆弱，档案材料就很容易丢失。再加上如果频繁地翻阅纸质的材料，纸上的档案内容会逐渐氧化变黄，就很容易出现理解错误。早期的很多档案材料的纸张质量也低下，翻阅几次后很容易出现破损丢失的情况，就无法做到长时间保存，但是电子版档案就没有这样的缺点，因此档案信息化建设非常有必要。

4.档案管理人员明显专业能力不足，档案管理的专业素质有待提升。

目前，很多档案管理者并不具有熟练使用信息技术的能力，依旧习惯于传统陈旧的管理工作，不积极主动地去学习新的管理方法和模式，这也大大阻碍了人事档案管理信息化的前进。

三、小学教师人事档案信息化建设的有效途径

1.完善档案管理的体制，设定统一的标准

首先，我们必须统一管理机制。小学人事档案管理是在多方面，分散地管理中进行的，这常常导致人事档案管理的空白。学校必须明确人事档案管理的具体范围和权限，统一管理要求，解决档案管理混乱的局面。

其次，学校必须制定合理的管理制度。学校必须将国家人事档案管理条例与学校的实际情况相结合，制定与学校有关的人事档案管理制度，并根据时间情况不断进行审查和完善。在制定管理制度时，学校要弄清档案管理人员的工作职责和作用，使他们熟悉各种流程，使档案管理工作科学化，规范化。

最后，由于这是信息建设，因此必须统一技术标准。创建信息文件时避免数据不兼容问题。推进人事档案信息化，积极促进信息资源交换，使档案中信息建设取得实效。

2.提高档案工作者的技能素养

人事档案信息的管理要求具备复合型人才，这些人才应具备人事档案管理技能，并具备使用信息技术来管理文件的能力。但是大多数档案管理者并不是来自专业的档案管理科班，也不具有计算机技术知识。他们只能处理日常工作文件，在计算机操作程序和信息交互方面几乎没有了解。因此，小学必须建立长期的培训机制，定期组织在职管理人员进行人事档案科学，计算机技术，网络技术，安全教育等方面的培训和教育，并努力学习借鉴国内外中小学人员管理档案信息的成功经验。培养复合型人才，不仅要了解人事档案管理知识，还要了解信息管理。同时，在人才引进方面，小学可以引进具有计算机经验的毕业生。在进行了系统的业务培训之后，他们可以投身于人事档案的管理，从而为加快人事档案中的信息奠定了坚实的基础。

3.建立安全保障体系

尽管现代网络技术为人事档案管理提供了便利，但它也对人事档案的机密性和安全性造成了隐患，因此必须采取措施来避免这种情况。首先，在共享个人文件中的信息资源时，必须严格建立访问权限，必须采取更严格的安全措施，并且必须避免个人信息泄漏和信息安全。其次，加强网络和操作系统的技术保障，规避网络信息网络的安全隐患。最后，建立信息资源备份系统，避免因外力等不确定因素造成的数据丢失。这要求管理人员定期备份数据库。即使服务器损坏或系统出现故障，也可以恢复所有数据。确保个人文件信息的安全性。

四、结语

小学人事档案从传统的人工管理向数字化和信息化的转变是工作方式的一种变革和创新，是与时俱进的必要要求。通过对小学工作人员档案的数字化管理，他们真正告别了一系列手动收集，汇编和归档。这也大大减少了出错的可能性，同时，促进了导航，借阅，咨询和统计的功能。提高了人力资源管理和决策效率，例如为党员的发展和职务的审查，提供准确的证据，促进有效提高文件管理工作的效率和可扩展性，加强科学管理人员档案，并满足信息时代对人事档案的新要求。

参考文献

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[3]延鑫.教师人事档案管理的信息化建设探索[J].人才资源开发，2016（14）：196.