建筑工程档案管理的重要性及科学化管理措施

王军祥 高丽萍

摘要：我们都很清楚地知道，对于建筑行业来说，档案管理工作的规范化是关系到整个工程的施工状态和进展的，进而也影响着建筑企业的利益问题。同时，工程的档案也是施工过程中的记录，其中文件的有效性、完整性都对于工程完工后的验收和升级部门的审查等有着强有力的依据。所以，档案管理在建筑工程中是非常重要的，管理档案的工作人员也需要明确自身的职责，确保档案的完整和有效，才可以顺利地推动工程档案管理工作的有序进行。本文主要针对建筑工程档案管理的重要性及科学化管理措施进行简要分析。

关键词：建筑工程;档案管理;重要性;科学化;管理措施

1 建筑工程档案管理的重要性

建筑工程的档案中通常都包含了以文字、表格、图片等各种形式呈现出来的资料，这些都是具有他们的价值的。但是建筑企业的工程随着时间的推移越来越多，关于工程的资料也就不断增加。在施工之前的资料就包括任务书、上级文件、招标文件、施工合同等;在实际的施工过程中还可能会有施工的材料文件、验收后的文件、质量监督文件等;在工程结束后，还有工程竣工的图纸、材料结算等。通常来说，这些资料都对施工的进程有着非常详细的描述，是最真实、最全面的进程内容，它们都对这个过程的质量有着重要的影响。虽然这些只是一些资料，但是档案管理是具有一定社会属性的，而且在国家中也有着关于档案管理的一些制度标准。无论是从企业的发展角度来讲，还是从个人的工作角度来讲，档案管理都是有益的，有良好的社会价值。所以，我们需要对于档案管理的工作给予重视，相关的工作人员也要做好这份工作。

2 现阶段建筑工程资料管理工作中存在阻碍其发展的问题

2.1 施工档案整理缺乏时效性

建筑工程项目需要整理的资料比较多，同时工程资料需要记录和保留的信息资源也比较广，如果不能及时将前期设计图纸资料、施工过程中当天的施工技术资料等进行记录，就会造成资料的缺失、混淆，因此施工档案整理工作缺乏时效性。

2.2 资料管理制度存在疏漏问题

建筑工程资料管理制度是在建设过程中约束资料管理人员进行精准记录、真实反映的保障，更是考核管理人员对自身工作职责是否明确的标准。现阶段大部分施工企业都没有建立完善的资料管理制度和监督部门，在实际运用过程中缺乏具体执行力度，导致实践效果不理想。同时资料管理制度存在疏漏问题也表明了管理人员缺乏管理意识、不能明确自身工作岗位的重要性，严重影响建筑工程施工建设工作的顺利进行。

2.3 记录工程资料丧失后期利用价值

大部分建筑企业没有意识到建筑工程资料管理的实践作用，完全借鉴或独创不完善的资料管理条例，导致不能精准收集、记录、整理工程资料，同时资料员因资料整理不及时导致资料存在疏漏或错误，失去工程资料的真实性、准确性、完整性，進而丧失了后期继续使用或参考的利用价值。例如：质量检查及验收工作中资料报告存在错误，就容易导致后期出现质量事故，追究原因时填写的资料报告都是最有力的证据。

3 解决建筑工程档案资料管理中存在问题的具体策略

3.1 设计、编订、实行完整的档案管理制度方案

要想保证档案管理工作的实效性，首先施工企业高层领导必须要大力支持和配合档案管理人员工作，要适当借鉴西方国家的档案资料管理制度，根据实际施工情况来设计并编订完整的、系统的档案资料管理制度。其次建筑工程建设过程中，管理人员必须将档案资料收集、检查、整理等工作内容进行精准、细致划分，保证档案管理工作人员组织能深入到整个施工流程中，以此提高工程资料的真实性、准确性、完整性。最后，管理人员要有爱岗敬业、持之以恒、认真负责的工作态度，以此提高管理人员工作质量和效率。

3.2 构建一支高素质高水平的档案管理团队

构建一支高素质高水平的档案管理人员组织的前提是施工企业必须要在项目施工前对管理人员进行相关实用性理论知识和实践技能培训，尤其是计算机财务软件、办公报表等软件的实操能力。同时希望软件开发企业能早日研发出一体化的网络资料管理软件，得以实现快速传递资料信息、提高填写资料的真实性和精准性、更好的储存和保留工程资料。在网络软件尚未研发运用之前，企业高层决策者必须要加强资料管理人员的队伍建设工作，为网络软件运用做好前期人员预备工作，保证不会因为人为因素导致出现资料保管不当、记录错误问题。

3.3 强化和各方沟通交流，做好组织协调工作

保证工程技术资料的完整性、真实性、精准性的前提就是施工企业在项目施工前就需要加大和企业外部的第三方监管人员、小区业主、设计师等相关人员的沟通交流，合理完成组织协调工作。同时企业高层决策者要在企业内部明确告知各部门要一致配合管理部门的工作，提高资源管理人员收集和整理工作的效率。同时项目施工管理人员要结合实际施工流程和施工环节合理安排施工人员，并记录好施工环节或施工内容提前或延后的原因，以免出现记录工程资料与实际施工情况不统一，造成工程资料填写错误。

3.4 档案整合分类归档，完整保留工程资料

大部分施工流程图纸和施工技术资料都在相关技术人员和各环节负责人手中，因此资料员必须先将设计图纸和施工技术资料进行回收并做好整理和分类工作。其次资料管理人员必须要精准记录、真实反映施工问题并让负责人进行签字，进而保证建筑质量管理和监督工作的实效性，确保编辑档案在后期使用过程中具有使用性价值。建筑工程档案管理应该按照年份进行保管，将不同工程项目、不同施工环节资料进行严格划分，并在工程结束前做好工程资料的检查、审核、完善、整理、分类工作，并在竣工结束后将验收情况进行整理并归档，完成妥善保留、移交工程资料。

3.5 改善及优化设备条件，妥善保管技术资料

档案室空气环境、档案储存设备、防霉防潮工具性能等等都会直接影响工程资料的保存效果，档案室是否有具备完善的借阅、归还制度也是影响工程资料保管工作的主要原因之一。

例如：一间比较阴暗潮湿的储藏室长时间就会导致工程资料档案发霉、发污、落灰现象发生。为了杜绝上述事故的发生几率，企业决策者就必须要加大档案室设备、环境的管理力度，加大对档案室资金扶持力度，重视档案室相关设备的采购，提高技术资料的储存管理效果。

3.6 加强档案管理工作人员的培训

现在的企业都注重人才的培养，在档案管理工作中需要很多技巧方面的能力，所以工作人员必须要提高他们的综合素质，才可以使得工作顺利开展。企业可以定期安排工作人员进行集中培训，也可以聘请专业人士进行档案管理的演讲，还可以加强与其他企业之间的交流合作，促进档案管理工作的提升。

3.7 确保措施的落实

如何保证企业的措施真正落实到位是最重要也是最关键的。因此，企业需要创立一个特殊的监管部门，对于措施落实进行监督。还可以成立一些资料考核小组，定期收集档案管理部门的每个阶段都予以监督，保证措施的真正落实和执行效果。根据最终的检查结果制定一些奖惩制度，这样员工的工作积极性也会有所提高，措施也会准确地落实，对于企业来说是最有利的。

4 结语：

综上所述，在建筑工程实施时，档案管理的工作是对施工的每个阶段都进行记录和监测，它渗透到项目的始终，也是工程的核心内容。因此，档案管理对于资源的利用和管理都是非常重要的，对于项目的进展也是很关键的。在档案管理工作时，必须加强工作人员的综合能力和素质建设，完善相关体系，充分实现各部门之间的交流，使得资料有效、完整、全面，工程才可以顺利进行。

参考文献：

[1]建筑工程资料管理存在的问题及对策[J].唐滢.四川水泥.2019（04）

[2]谈如何做好建筑工程资料管理工作[J].穆艳梅.山西建筑.2018（28）

[3]浅析建筑工程的资料问题[J].郭敬.科技风.2018（10）

[4]浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].王宇青.建材与装饰.2019（18）