信息化视野下档案管理的技术规范性

曹宗宗

摘要：随着互联网高速发展，传统的档案管理往往不能高效地处理越来越复杂且多元化的档案信息。面对如洪流般涌进的档案，不论是企事业单位还是政府机关类政府部门，如果人事部不能很好的运用互联网技术，建立分门别类、整齐划一的数据库，那么，传统的档案管理方式必将影响部门行政运行效率。由此可见，建立先进的档案管理数据库，提高操作技术规范，势在必行。

关键词：档案管理;数据库;行政效率;技术规范

档案在我们的生活中相当于我们的第二个身份，在我们的生活、学习、工作中扮演着极为重要的作用。不论是入校学习，还是毕业工作，档案是可以证明你的个人身份、工作经历和学习能力的重要身份凭证。由于就业形式的多元化，甚至出现了“弃档族”，给自己带来了诸多困扰。那么，在我们的生活中档案的重要作用可以体现在哪些方面呢？

首先，在升学深造方面。不论是考研、考博，还是出国深造，均需要你的以往学习单位或工作单位出具的档案资料，如果没有档案信息，政审信息不过关，是不能参与这些考试的，这无疑给自己前进的路上增加了难度。

其次，在考公、事业单位以及国企、央企的进击中，也是需要一系列的档案审核，对个人进行政治审核和个人犯罪信息的筛查与审核，只有符合条件的人员才能进入这些单位进行就业。

最后，职称考核以及职业资格证考试，都需要档案管理部门盖章出具相应证明。只有档案才能够体现出每个公民的职业经历与道德品质，这个重要的身份证明对于相关部门的考核提供了便利。

但是，中国这么大的人口基数，没有合理的档案管理机制，很难实现档案的有效管理。过去的档案管理存在一些问题在如今大数据如此发达的信息社会存在着诸多问题影响着管理者的部门运行行政效率。

第一，在过去出现多部门交叉管理档案的现象，第一层管理档案的部门并未和其他部门进行沟通，导致一部分的人事档案出现两地分隔的现象，即在近几个月在A地，在下几个月在B地。曾经某县区就出现过，某女在要进行简历入选某国企后，需要档案信息，但是在辗转了多地后，并未找到自己的档案，最终错过了该企业的政审时间，这是由于过去职能部门并未重视个人的档案管理，没有考虑到各地交叉管理带来的弊端，这对当事人来说，是巨大的损失以及造成无法挽回的结果。

第二，档案管理取用不严格导致的档案丢失。曾经就B市发生一起当事人违法利用其舍友的身份证去相关部门取用其室友的档案，冒用当事人档案信息进行某事业单位的人选竞争，后又归还原档案管理部门的事实。这种把关不严格的行为，不仅会对用人单位造成困扰，也是对当事人的不负责任。

第三，过去档案的纸质化管理与互联网管理的脱轨，为档案管理加大了难度。有些档案管理部门，在电脑上进行了一些信息的收录，但是实际操作时，仍然去进行又一次的重新翻阅整理，因为它的部分收录与部分缺失造成了工作的重复与繁琐。如果部门工作用在翻阅档案与寻找当事人信息的过程中，那么部门工作的工作力度无疑又加大了。如何提高行政效率是工作单位首先要考虑的必要因素。

如何利用大数据来制作一系列的技术规范提高行政效率与规范档案管理，是我们现在应该考虑且应该努力去突破与实现的。以下是笔者的展望与构想：

一、建立档案数据库

现在大数据是众人皆知的话题与新兴词，无论是经济中网络直播带货还是教育上大学教师网课后台学生学习数据统计，都是利用互联网在后台进行数据的整合与分析。随着现在用人单位的多样化，以及当事人跳槽与频繁换工作的现状，建立一个统一管理的档案数据库，可以最大限度地加大地域间联系与沟通交流，随时可以调用相关档案信息。

二、多部门协调与规范档案管理

过去交叉管理引起的档案多部门双重管理，使得一些工作重复做，加大了管理部门人员的工作压力，并且做了很多无用的工作。在如今信息化的时代，如果各部门能够有效地进行沟通与协作，将档案管理工作做合理规范，制定一系列的文件规范。在进行档案的调配与管理过程中多一些有效地方式去运作管理，上级管理部门对下级管理部门做出指导与批评指证，这样的有校沟通与协调必然会提高工作效率，减少档案管理的失误。

三、实现档案实时、实地转移

当事人往往在一地进行工作或学习后，档案会跟随自己的学习或者工作单位收录进对应的部门进行管理。如果档案没有跟随当事人进行实时地转移与收录，那么异地管理会影响当地的档案管理工作，不仅会加大当地档案容量，还会加大需取档案人员的路途费用。若此地人事在当事人进行调换工作与工作单位转移结束时，及时与相关人员取得联系，进行档案转移與保存，那么后续的管理会分工明确，不会出现之前的部门管理交叉，一事多办的情况。

四、档案存取程序严格化

在之前的档案管理过程中，有出现过当事人冒用他人的信息调取其他人的档案的情况，为避免此种情况再次出现，侵犯当事人的权益，相关部门在进行制作一系列的规范以后要实际落实，在档案存取方面要严格管理，不能出现以前的盗用、冒用的情况。这样，既是对当事人的不负责任，也是部门管理工作人员的疏忽造成的结果。建立合理合法的档案存取制度，在存取档案的程序方面做出规范化，最大程度地减少档案的丢失与误用，是从根源上解决问题的有效方式之一。

五、全面构建电子档案信息系统

过去的纸质档案，不仅对工作人员的搬运和归类带来很大的困扰和麻烦，而且纸张的损坏与污染也是影响档案存放的重要因素。现在信息技术的进一步发展与精进，如何利用好这一媒介，是我们管理部门应该纳入考虑范围，并且去实施的一项重要工作。制作一对一的电子档案，是紧跟时代发展，并立足于现今时代发展的重要举措，应适时宜的落实，推进档案管理的稳步健康发展。

六、结语

虽然档案管理在近几年出现了诸多问题，但是其重要作用一直不容小觑。相关部门在立足现状后，制定一系列的政策和制度，利用大数据时代的互联网优势，改善现有的问题，不仅是明智之举，更是利国利民，提高行政效率之举。

参考文献：

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[3]周耀林，王艳明.电子文件管理概论[M]武汉：武汉大学出版社，2016.