探讨新形势下创新水利工程档案管理的途径
2020-10-20严翠兰
严翠兰
摘要:目前,我国水利工程的建设施工具有施工周期长、参建单位多、建设规模大的特点,大部分从工程的建设施工到工程竣工都需要持续好几年,最大程度的提高了水利工程档案管理工作的实际难度。而且,随着水利工程建设施工标准要求的不断提高,传统档案管理方式已经无法满足新时期的管理需求,只有针对管理方法进行创新,才能够提高实际的管理效果。
关键词:新形势下;水利工程运行;档案管理途径;管理方式创新;管理效果
一、水利工程檔案资料的基本特点
(一)复杂性
从水利工程的复杂性角度来看,水利工程是具有系统化和流程化特点的工作,涵盖了诸多的工程环节,且实际的施工流程较为复杂,涉及到了工业行业、建筑行业等不同领域。而且,在水利工程的施工运行中,会应用到诸多理论知识和实践知识,这都需要形成相应的档案资料。无论从水利工程的整体角度出发,还是从水利工程的细节内容出发,其客观影响因素较多。因此,水利工程档案管理工作内容具有多样性特点,且涉及到的行业领域范围较广,使得水利工程档案资料具有复杂性的特点。
(二)不确定性
在水利工程的建设施工中,工程施工进度和施工方法等,都会不同程度的受到自然环境、社会环境等诸多方面的影响和限制,且这部分影响因素是不可抗力的和不可预测的。因此,在实际的建设运行过程中经常会出现变动,这就会产生大量的档案资料,其管理工作也需要发生相应的变化,从而导致水利工程档案管理工作具有不确定性。
(三)差异性
水利工程的建设施工,从设计环节到施工环节,都受到了施工区域内自然条件的限值和影响,这就使得不同水利工程的档案资料存在明显差异。这种差异性也是由水利工程决定。
二、水利工程档案管理的常见问题
(一)工程档案质量问题
从目前水利工程的档案信息方面来看,建设单位建立的管理制度在实际应用过程中,存在着诸多的问题,其中最为突出的是对水利工程档案质量问题,导致实际管理效率不高。
(二)人员缺少管理意识
档案管理工作是水利工程运行中管理机制构建的重要内容,但是,却没有管理工作纳入到其中,再加上且缺少对材料质量和人员配置的重视,导致水利工程管理体系不够健全。由于水利工程管理人员重视工程的施工工作,忽视了档案资料管理工作对水利工程施工管理效果的影响,导致其无法建立起完善的档案管理制度,造成资料丢失。
(三)管理部门关系混乱
由于水利工程档案管理部门的设置不够明确,导致相关责任单位和施工单位所安排的临时机构忽视了自身的责任和异物。再加上部门之间的关系较为混乱,彼此之间的协调更加困难,导致档案资料的管理要求与实际不相符合,无法实现档案规范化的管理。
三、水利工程档案管理的创新途径
(一)创新水利工程档案管理机制
1、坚持分级管理的基本原则
水利工程中各个参与建设单位要安排分管领导来负责档案管理工作,并构建起完善的管理责任制度。而同级的水利部门不仅要对行政部门的水利档案进行管理,还要对参建单位、监理单位、设计单位、施工单位参与中产生的档案信息进行严格化管理。逐渐在水利工程档案管理工作中健全其管理工作机制,形成以领导为主体,其他各个单位参与的管理模式,从而保证工作人员之间能够各尽其职,明确自身的工作分工,承担其水利工程档案管理工作的职责。
2、全面落实相关的法规制度
水利工程建设企业要结合实际情况,深入的贯彻落实相关法规制度,如《水利档案工作规定》等等,并结合水利工程基本特点,根据自身实际条件来构建起完善的工作岗位责任制度,促使档案管理工作人员能够明确自身的工作职责和工作内容,将档案管理效果作为个人工作情况的考核依据,并参考实际的考核结果进行奖励和惩罚,从而提高档案管理工作人员的责任和使命感。
(二)完善水利工程档案资源体系
1、提高档案资料的整理力度
各级水利工程管理机构要将水利工程档案管理工作和其他工作内容都提高到同等地位进行设计规划,并成立分级化的专项管理小组,保证水利工程档案管理工作与水利工程建设活动的同步进行。而且,县级及以上水利部门要加大对相关档案资料的收集和整理工作进行指导和监督,尤其是针对重点的水利工程项目,企业以及工作人员要重视相关档案资料内容的收集以及整理。
2、健全档案资料的归档制度
水利工程档案管理工作人员要注重构建起水利工程档案资料归档制度,只要是需要进行归档的文件资料,不管是录像和视频以及录音,还是相关电子文件和纸质文件,都需要在水利工程竣工验收之后,及时移交给水利工程的管理部门负责归档存储。而针对已经丢失的档案文件,要及时的进行补救。
(三)优化水利工程档案利用体系
1、提高档案资料的数字化
水利企业可以将数字化档案室纳入到信息化的建设工作中,不仅要投入相应的物力资源和财力资源,还要注重工作人员的统筹安排,提高水利工程档案管理工作的网络化和数字化,为工作人员使用水利工程档案资料提供了较大的便利性。而且,提高水利工程档案资料的保密性,能够有效的防止其出现遗失问题。
2、推动网络资源共享程度
县级及以上的水利机构需要借助信息传输平台,提高档案信息资源的共享程度,构建起地方水利工程的档案管理系统,将可公开的档案信息上传到网络平台中,促使档案使用人员能够进行远程化的使用。而且,上级水利机构要在下级水利机构建立起相应的档案资源管理平台,做好对接工作,提高资源共享程度。
四、结语
综上所述,水利工程档案管理工作是水利工程建设的重要组成部分。这就要在新时期,针对水利工程发展要求进行全面分析,做好水利工程档案管理工作的创新,推动水利工程档案管理工作的信息化发展,提高其现代化的管理水平。
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(作者单位:常州市金坛区水利局薛埠水利管理服务站)