大数据时代档案数据资源体系的变化

郭津钢

摘 要：大数据时代下档案数据资源体系变化的研究，有利于保护各类档案文化资源，优化档案业务流程，挖掘档案增值信息，加强档案管理机构的职能建设，达到促进档案事业发展的目的。拥有可观的馆藏资源是档案部门开展工作最大的优势，馆藏资源越多越能体现档案部门存在的价值，丰富的馆藏是档案部门维护社会地位的根本，也是开展档案利用服务的资本。大数据时代，信息资源呈现爆发式增长，最终作为档案保存下来材料的也急剧增长，档案不再缺，而是泛。档案数据的来源更广泛、内容更丰富、采集方式也发生了改变。

关键词：大数据;时代;档案数据;资源体系;变化

大数据时代，社会各行各业都逃不开大数据的侵袭，面临着对纷繁复杂层出不穷的数据进行分析和处理的困境，同时还面临着大数据时代给工作带来的各种改变，作为主管国家信息资源的职能机构，肩负着国家、社会、人民赋予的使命，档案部门同样也面临着大数据时代给档案管理带来的各种变化，如新生的理论观念、增多的数据资源、变换的服务方式、难度增大的安全保卫以及行政机构的准确定位等等，这些变化都需要档案部门对大数据时代的档案管理工作重新进行认识和分析。

一、档案数据的来源更广

档案馆是集中统一永久保管党和国家档案的科学文化事业机构，是科学研究和社会各界利用档案史料的中心，所以档案过去的功用主要体现在维护和传承党和国家的记忆上，这在一定程度限定了档案的来源，它们大多都是机关、企事业单位经年累月后精挑细选的“成品”，大数据时代，档案数据的来源更多地倾向网络化、社会化、平民化。互联网的普及、网民人数的增多以及网页数量的暴涨使得网上信息成为了档案数据的主要来源之一。

档案部门更关注民生民意是档案数据来源的另一大变化。这几年，档案部门积极响应国家政策，更加注重收集关乎老百姓切身利益的民生档案。国际档案日的宣传主题从“档案在你身边”到“走近档案”，都是在呼唤大众的社会档案意识，引导他们关注档案、关心自我。日常生活中，日记照片、录影录像、获奖证书、购物发票、就诊记录、行车线路、消费信息等等都和自身息息相关，虽然这些信息对他人毫无用处，但它是自己历史的一部分，对自己有重大意义。国家号召全社会建立家庭档案和个人档案，“全民皆档”使得档案来源更草根化、生活化。

二、档案数据的内容更丰富

对于档案部门来说，信息资源是安身立命之本，档案数量越大、门类越多就越有利于档案价值的发挥，强化档案部门的社会地位。大数据时代早已让 IT 行业风起云涌，后知后觉的档案部门受到大数据的影响，档案数据本身也发生了变化。一是档案数据数量增大。大数据时代，档案数据资源总量大且迅猛增长。但个档案馆的馆藏档案数量不算大，但全国各个档案馆馆藏档案的总和就可以称得上大数据。数据时代，随着全国各级各类档案馆的扩改建工程项目从开始启动到逐步完工，档案馆馆藏容量大大增加，档案馆势必要全面完成存量数字化、增量电子化任务，且在今后乃至很长一段时间内档案仍将实行“双套归档制”，这些移交、寄存、撤转并改档案数量轻易就能使档案馆馆藏存储量达到 TB 甚至 PB 级，形成海量规模。二是档案数据类型增多。档案馆的馆藏档案通常包括纸质、声像、实物几个常见种类，信息化又带来了电子档案，还有用户信息、浏览查询痕迹等等需要保存，这些载体各异、特征多样，结构差异大的档案被分门别类用不同方式保管着，数据和载体的增多使得同一个信息可以用不同的数据形式表示出来，同样的数据形式也可以表达不同的信息内容，它们共同组成了档案馆的异构数据大集群。三是档案数据价值密度降低。档案作为最真实的历史记录，相较于一般的信息资源拥有非常高的价值。但大部分的档案一旦移交进馆后就基本处于休眠状态，乏人问津少有翻阅。实践证明，利用率高利用价值大的档案在馆藏档案中几乎如凤毛麟角般稀少，这些重要档案占全部库存档案的比重非常低，档案价值密度的高低与档案数据总量的大小成反比，表示说档案数据总量越多单个档案的价值密度就越小，其中还不乏长期处于沉睡中从来没有发挥过作用的，它们其实占据了档案总量的大部分。大数据时代，档案数据总量只会逐年骤增，相对来说档案整体平均利用率就会降低，那么可能有用的档案对应比例就会减少。四是档案数据处理速度加快。随着档案信息化进程加快和档案网络的逐步建设，档案部门已经渐渐脱离了人工手动管理档案的落后方式，进入了了现代化的档案收、管、用业务流程管理。大数据时代，檔案工作讲究的是时效性和便捷性，一方面对稍纵即逝的有用信息的抓取速度提出了新要求，尤其是网络中更新快的网页信息，另一方面要求档案员从海量档案中迅速找到用户所需的信息。如何快速获取有效信息并满足用户需求，只有靠大数据催生出的云计算技术来解决自身带来的难题，运用互联网技术、计算机软件、高科技手段提升档案资源的处理速度。

三、档案数据的收集方式多样

信息资源数量再多，没有被收集归档就不是档案，就不能起到档案作为权威的作用。档案业务工作的第一环就是档案的收集，在传统的管理方式下，收集主要靠的是主动移交，单位各科室定时向综合档案室移交，各单位定时向各级国家综合档案馆移交，还要打好移交清册，以免损毁丢失。

第一，档案数据的强制收集。事实上，很多单位都不主动向档案馆移交档案，借故拖延，加上档案法规威慑力弱，档案部门不主动上门要，很难及时将档案收集齐全完整。第二，档案数据的实时捕捉。如今互联网信息内容多、更新快、传播广，成为档案部门在大数据时代档案收集的重点和难点区域。将有价值的信息及时捕捉归档，对档案员的专业敏锐度和操作灵活性是一大考验，因为不知道一闪而逝的信息在什么时候有用，档案部门再也不能只依着“等人送上门”的老办法来收集档案，采用收集信息的新方法，实时把握网络动态资源，借助计算技术和信息技术的力量，充分利用社会计算，帮助档案员实时对网络资源进行科学捕捉。

大数据时代下的档案管理是档案界一个全新的研究领域，正确认识大数据时代给我国档案管理工作带来的变化，这就要求我们用发展的视角去认识档案价值，用创新的思维去拓展档案领域，用科学的方法去提高档案工作水平，用变革的技术去提升档案管理能力。

参考文献

[1]潘连根.我国档案学研究的现状及发展趋势.北京档案，2008

[2]朱玉媛.论档案学研究体系的构成要素及其相互关系.档案学通讯，2009