试论档案管理安全保密及信息化档案管理

宋志英

摘要：档案管理工作意义重大，它不仅是工作、各种形式的历史记录或者文档的简单保存，也是人事提升或者专业建设的参考资料，因此，本文针对档案管理工作中的安全保密及信息化管理的主要问题，提出应对策略，帮助档案管理行业的安全保密工作和信息化管理工作的良好运行。

关键词：档案管理;安全保密;信息化;档案管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-9129（2020）08-0135-01

1 信息化档案管理及其保密工作的重要性

档案信息安全保密工作是国家和人民都会涉及到的问题。因此，要解决这个问题，就要建设一个相对健全的保密系统。信息化档案管理对比传统纸质档案，是一次质的飞跃，档案管理者及档案提供者都需要掌握信息化技术，熟练操作信息化技术，保障信息的有效性与安全性，这样才能实现档案的信息化管理。对于档案管理者来说，档案管理工作具有可操作性，如果处理不当，就会出现档案的丢失、损坏或者泄露等现象，这样就会给企业或者个人造成一些不利影响，档案管理工作者的业务水平直接关系到档案工作能否安全有效进行，因此，上级部门应重视档案管理工作，并对相关工作人员进行培训，加强自身的安全意识与工作业务水平，这样就能够更好地保障档案资料的质量和安全。

2 如何加强档案管理安全保密性

2.1加强档案专业化管理。一般来说，在绝大多数单位，综合管理部门（又或者叫办公室）都是档案管理的责任部门，所以综合管理部在日常档案管理过程中，应当加强档案的专业化管理，切实履职，确保档案的完整与安全。一是凡调阅档案必须按规定流程办理申请审批手续，申请审批表应序时专夹保管，年终装订成册。二是要设立专职档案管理人员，档案室大门钥匙保管由综合管理部门专职档案管理员任A岗，办公室主任任B岗，其他人员一律不得触碰该钥匙，使用完毕须入保险柜保管。三是因工作需要进入档案室，必须办理登记手续。离开档案室管理员应切断电源、关锁门窗。四是档案室应勤打扫、晴天勤通风换气，室内不得存放与档案无关的的杂物，禁止增添非标配用电设备。

2.2做好档案管理日常检查工作。为了加强档案管理的安全保密性，应当要注意对档案管理进行有针对性的日常检查工作，在日常检查过程中，一是要注意查阅档案日常调阅登记台账，查看是否有要素残缺、经办人签名不实、字迹明显存在后补痕迹以及档案调阅授权书缺少等现象，对于发现存在问题的，应当要追根溯源，查看所涉及的档案是否在档，同时对于相关的经办人或者是主要责任人应当要进行询问交流，弄清事实。二是要注意查看档案日常监控录像，一方面，查看档案专职管理人员是否在岗，以及是否有不明人员随意进出档案室;另一方面，要深入查看在档案调阅过程中，相关管理人员是否按照规定履行登记手续，以及手续是否存在后补现象等等，如果发现有相关问题，应当要及时开展查究工作。

3 关于企事业单位信息化档案管理的分析

3.1信息化档案管理的必要性。在推动档案管理规范化的过程中，除了做好安全保密管理以外，信息化管理也是重要方面，有几点原因，首先是纸质档案调阅效率不高，往往需要在层层叠叠的档案盒、檔案箱中来回搬挪、翻找，同时为了调阅档案往往需要经过多个环节的报批，也需要一定时间，直接影响到了工作效率。其次，如果以纸质形式来进行存放档案，在企业不断发展的过程中，会产生越来越多的档案，空间会越来越紧张，无疑增加了档案存放成本。第三，由于纸张本身的物理属性，如易燃、易潮等特点，在档案以纸质形式存放的过程中，如果遇到明火将很容易发生燃烧，不仅会对档案本身造成严重损失，还可能给企业其他方面带来不可估量的损失。同时，纸质档案也容易发霉、潮湿。综合这些原因，目前运用电子化档案管理对于企业来说是明智之举。尤其是当前随着互联网技术和信息技术的不断发展，信息化档案管理技术已经十分成熟，成本相较过去已经大大降低，也免去了很多单位进行信息化档案管理的后顾之忧。

3.2提升档案管理人员的职业素质。人才永远是最重要的资源。没有专业的人才，任何事业都无从谈起，档案信息化的管理工作更是如此。如果档案管理人员能力不足，素质不高，就会影响到档案管理质量。所以在选择档案管理人才时，要选择专业知识能力强、文化功底深、具有发展潜力的人才，并为他们提供良好的工作环境，使他们有施展才华的机会。人才兴则万事兴，有了人力资源的保证，档案信息化建设就不再会举步维艰了。根据档案管理工作的需要，选聘专业的人员负责档案管理工作。加强职业素质教育，提高档案管理人员的职业素养，为档案管理工作培养一支高素质的档案管理队伍。企业单位也应该大力引进新兴人才，对于刚从学校走出来的人才，要加强实践培训，将学到的知识转化为能力。为档案管理工作提供新鲜血液。

3.3提高档案资料安全保密技术水平。要有效提高企业档案资料管理和安全保密水平，除了做好各种主观工作外，还需要提高档案资料安全保密技术等级。要档案资料的安全保密工作，可以采取单密钥加密技术或双密钥加密技术，应避免电磁辐射泄漏。

结语：档案管理工作成为目前人事管理工作的重中之重，它所带来的价值与影响是深远的。信息化社会的到来毕竟给档案管理工作到来新的挑战，如何掌握信息化技术，做好防范措施，保障档案的完整性与系统性，给生活带来便利，这是所有人与单位所面临的共同问题，因此，国家应重视这项工作，提升管理人员专业素质，完善安全保密机制，势必为档案管理工作带来新的曙光。

参考文献：

[1]刘仁江.档案管理的安全保密及信息化管理措施分析[J].青年时代，2016（23）：252.

[2]李金玲.加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考[J].城建档案，2017（11）：66-67.