试论如何在OA办公系统中做好流程管理

范礼鹏

摘 要 伴随着信息化技术的持续性发展，人们的生活、工作中计算机技术的应用价值不断提高。OA（自动化）办公系统属于目前企业办公模式的主要创新方向，其对于企业不同部门的办公效率以及企业的决策支持、企业综合管理以及人才管理等多方面均具备比较突出的影响力，其对于企业的综合经营水平具备明显的推动作用。为了进一步提高OA办公系统的应用价值，需要在企业内部构建一个自动化的办公流程，并基于OA办公系统的完善，从而推动企业持续发展。对此，为了进一步推动企业发展，本文简要分析做好OA办公系统中流程管理，希望能够为相关从业者提供帮助。

关键词 OA办公系统;计算机技术;办公流程

引言

在信息化建设快速发展与持续建设的同时，OA办公系统对于企业的不同部门办事、办公效率具备明显的推动作用，其能够有效提升企业的综合决策能力以及综合管理能力，对于企业自身的竞争力也具备比较突出的推动作用。在企业内部网建设方面，企业需要提高关于OA办公系统的流程管理工作，尤其是基于流程做好办公系统的优化，提高企业的资源利用效率，从而提升企业的综合竞争力。对此，探讨在OA办公系统中做好流程管理具备显著实践性价值。

1OA办公系统的流程管理

OA办公系统主要是指办公信息处理过程的自动化，其主要是将现代化办公与计算机网路功能结合起来的一种办公方式，其可以促使人的拜托你个办公业务活动逐渐从不同设备、不同的人机信息系统的协助基础上完成，其能够充分应用信息，提升整体工作质量以及工作效率，并实现生产效率的提升目的。目前来看，OA办公系统可以为企业的日常办公管理、工作请示、公文管理、档案管理、预算控制等管理工作提供畅通以及高效率的信息路径，例如公文流的管理可以将企业的日常公文数据在信息链上展现出来并准确体现，并对部门人员提供一个快速且简单的日常办公支持，并对部门领导以及决策者提供企业内部的资源数据支持，从而实现办公流程的高效率信息支持[1]。目前来看，OA办公系统的工作流程属于一个功能或者是概念，也就是业务流程的自动化与计算机处理化，其属于系列性自动化、衔接性的业务活动或任务，借助计算机为载体实现办公处理，及时构建网络办公自动化的事务行政审批、业务申请审批以及信息与公文传递等。以公文管理当中的发文流程作为案例来看，传统的方式必然是以纸质材料为主进行发放，以人工的方式实现材料的传递，并逐级的进行审批，整体工作效率较低并且风险问题比较高[2]。采取OA办公系统，可以促使整个流程得到改变，部门人员只需要在OA系统当中填写相应的表单并基于系统的预先设定自动进行传递，传递速度快并且不会出现信息丢失或记录错误等现象，对于公文的编辑排版、校对、查询、备份等都可以实现办公效率的推动，整个过程不再需要审批、签字和分发，也不再需要人为进行活动，整个办公流程都可以在网络中完成。

在流程管理方面针对不同的企业对于OA办公系统的应用需求并不相同，目前来看OA办公系统可以基于企业的业务需求划分为关键业务、行政管理、人事管理、财务管理、客户管理等不同方面的业务，期间需要基于不同的业务构建相应的流程，借助表单方式自动且规范化的流转并完成相关任务[3]。对此，可以基于OA办公系统的不同功能模块与流程，做好不同部门、岗位以及角色的设计，基于不同部门用户以及角色不同的功能模块、流程等做好差异性的访问，期间边设计到了流程管理。目前来看，OA办公系统主要是将不同流程快速运转，促使整个流程保持规范、柔性与灵活的特征，并借助OA办公系统的流程管理工作，促使流程分析、定义、质量以及效率评价、优化等工作得到创新，从而提升整个流程的高效率运行，促使企业的管理质量有效提高并展现程序化、标准化的管理。

2优化OA办公系统流程管理的策略

企业想要有效提升OA办公系统的流程管理综合水平，就必须对整个OA办公系统的流程进行规划设计，并基于现有的业务流程，解决流程管理的相关难问题，并采用合理的企业实际管理方式，在整个企业内部构建一个规范化、高效率的企业管理体系，从而搭建一个灵活的管理平台。目前来看，做好流程管理工作，可以从两个方面着手：①注重流程的梳理与优化。企业方面需要基于当前的流程进行梳理，其中涉及业务流程与事务流程，明确企业流程管理中的一些问题，并结合流程的合理规划以及流程的效率，并对流程实行全新的整合性优化，并按照企业的具体运作模式明确权限个体，并由其做好流程的维护、修订[4]。期间可以以图形化方式展现出来，借助流程的提醒、流程督办等方式提高整个流程的运行效率，强化流程执行管控综合水平;②注重流程实用性与操作性。针对企业而言，OA办公系统的运用高效率很大程度决定于流程本身的人性化、细致性，OA办公系统的作用属于解决企业多部门、人员之间高效率协同办公的关键，这一工作正式借助流程管理方式完成的，工作流的流转涉及的部门与组织比较多，所以应当尽可能保障流程的简单化，提高运行效益[5]。

3结束语

综上所述，OA辦公系统的应用对于企业的发展具备显著推动作用，不仅能够促使企业的日常办公和管理工作效率得到显著提升，还可以促使企业的运营流程更具特色，更好地满足企业的销售、经营等需求，促使企业在管理方面获得显著的推动。积极的办公系统流程管理工作，基于以往管理工作中的缺陷与不足，不断优化流程并基于流程进行设计改进，可以更好地发挥OA办公系统的应用价值，这也是进一步提升企业管理效率以及综合经营水平的关键。

参考文献

[1] 朱彭龙，杨强.医院OA办公系统在采购管理中的应用[J].中国新通信，2018，20（23）：204-205.

[2] 许虎.OA办公系统在多元化集团信息化管理中的应用价值[J].中国战略新兴产业，2018（8X）：190.

[3] 王龙凤，殷耀虎.企业管理流程与OA协同办公系统的融合应用[J].甘肃科技，2019（16）：22-25.

[4] 张斌，吉琳.试论OA办公系统中的安全问题及安全措施[J].科学与信息化，2019（4）：54.

[5] 刘丹，秦施嘉.医院科研经费管理系统信息化平台与OA网办公平台的协同发展[J].名医，2019，71（4）：288-289.