信息时代文秘工作及档案管理

张铭轩

摘要：文秘工作和档案管理有着密不可分的关系，二者之间相互发展、相互联系。文秘工作是档案管理的基础，只有文秘工作做好，档案管理才能更具精准性。随着科学技术的迅猛发展，文秘工作和档案管理都离不开计算机，尤其是从公文生成到档案管理都需要依靠计算机系统来完成。随着信息化时代的到来，文秘工作和档案管理逐渐实现一体化办公，所以本文就信息时代文秘工作及档案管理进行分析讨论，促使文密工作和档案管理在信息时代背景下实现优化、创新。

关键词：信息时代;文秘工作;档案管理

前言：

传统的文秘工作及档案管理都是由人工操作完成，这种工作模式不仅工作效率低，而且还会出现错误和漏洞。随着信息技术的广泛应用，文秘工作及档案管理逐渐实现一体化，不仅减少人力资源成本的投入，而且还提高了工作质量和效率。虽然很多企事业单位实行文秘工作及档案管理一体化工作模式，但是在应用中还存在诸多问题，所以要想让文秘工作及档案管理一体化作用发挥出来，就要将存在的问题进行有效解决，这样才能提高文书档案质量。

一、信息时代文秘工作和档案管理存在的问题

（一）文秘人员缺乏档案意识

传统的文秘工作是由工作人员手工进行处理。随着信息时代的发展，大部分文秘工作人员还没有从传统的工作模式中挣脱出来，致使在应用计算机系统时，无法适应这严重影响了文秘工作及档案管理的一体化发展。企事业单位要想让文秘工作及档案管理实现一体化，就要转变文秘人员的工作理念，加强文秘人员对办公自动化的认识和应用。

（二）文书档案缺乏规范性

在实际工作中，有的档案管理人员出现档案版面混乱、记录不全、文档使用不当、编号错误、原稿不全等问题，这些问题严重影响了档案的规范管理，让档案管理完整性、安全性和美观性受到了严重的影响。

（三）管理人员素质不高

由于很多企事业单位的文秘工作及档案管理从业者不是专业人员，导致文秘工作及档案管理工作中时常出现工作人员素质不高。虽然有的非专业文秘工作及档案管理从事者，在入职岗位前接受了一系列培训，但其业务精准度和专业度无法满足时代的发展需求，这严重影响了文书存档质量和管理。

二、信息时代文秘工作和档案管理的改进措施

（一）强化管理意识，提高档案管理工作的保密性

档案管理工作的要求性很高，不仅要求管理人员要具备扎实的专业技能及现代化信息档案管理技能，而且还要有较强的责任感、恪尽职守的工作态度，所以企事业单位要加强管理人员的管理意识，提高自身的业务素质，促使自身成为即备专业技能又备信息技能的综合型档案管理人才。虽然信息技术给档案管理工作提供了一定的方便性，但同时也给档案管理的保密性带来了隐患，为了提高档案管理工作的保密性，文秘人员在工作时要注意以下几点：①文秘人员在用计算机进行工作时，一定要确保计算机网络环境和使用软件健康;②文秘人员在进行档案管理时，要使用企业内部局域网，避免黑可通过外网连接进入档案，导致档案文件遭到丢失或篡改;③在档案管理文档中设置进入密码，只有知道密码才能进入，还可以设置访问权限，将领导和相关工作人员设为拥有访问权，其他人员在进入档案时要进行申请，根据申请程序进入文档。

（二）明确部门职责，加强制度建设

文秘人员在工作中一定要遵守《中华人员共和国档案法》。文秘人员在工作时要按照相关要求，对档案中的文件进行统一保管，并根据文件的变化，将文档进行分类、归纳，只有这样才能确保档案规范管理。文秘人员要是辞离岗位时，要及时将有关工作进行清交，避免档案的安全性和完整性受到影响。另外，企事业单位还要明确各部门职责，并建立相应的工作程序和管理制度，加强公文审核签发制度，同时还要加强建设企业网络管理，让企业内部员工能够实现档案共传。档案管理人员要加强与各部门之间的联系，做到及时收发文件，避免文件材料丢失或者遗漏。总的来说，只有做好档案基础收集工作，才能丰富档案存储材料，规范档案管理工作，进而为企业的发展提供支撑。

（三）引进现代技术，提高文秘人员的工作技能

随着信息技术的广泛应用，传统的文件传输设备和档案存储工具，已经无法满足现代技术的管理需求，传统的工作模式和方法不仅工作效率低，而且还会出现各种错误和漏洞。因此企业要想在信息时代背景下稳定发展，就要与时俱进，引进现代管理技术，提高文档储存管理水平，让文秘工作及档案管理逐渐实现办公自动化管理，只有这样企业才能跟随时代的发展，满足社会发展需求。由于文秘工作涉及的内容较为繁多复杂，既要为企业发展谋划策略，也要为员工分发传达文件，所以文秘文员在工作中一定要将文件进行分类归纳整理，避免文件出现遗漏或者重复。企业要想让文秘人员对文件进行有效的分类归纳整理，就要做到以下几点：①让电子档案资料管理实现自动化，只有让电子档案资料管理实现自动，才能让文秘人员在整理、收集护实现第一时间上传和发送，可以提高文件资料的有效性、完整性、及时性;②构建网络服务平台，企业要在内部构建网络服务平台，提高企业内部档案管理的共享性，让各部门的之间能够实现档案互利共享，避免重要文件无法在第一时间传达，进而影响文件的实效性;③加强对文秘人员的相关培训，定期对文秘人员进行相关技能培训和相关技能知识讲座，提高文秘人员的信息技能、网络技能和专业技能，只有加强对文秘人员的技能培训，才能让文秘人员更好的胜任其岗位，进而更好的服务于企业。

结语：

综上所述，文秘工作及档案管理对企事业单位的发展有着很大的作用。在信息时代背景下，文秘工作及档案管理逐渐实现一体化，但在实际应用文秘人员缺乏档案意识，管理人员素质不高，文书档案缺乏科学性。面对这些问题，企事业单位要强化管理意识，加强制度建设，提高档案管理工作的保密性，引进现代技术，提高文秘人员的工作素质，促使文秘工作及档案管理从根源上实现一体化。

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