浅谈如何做好档案管理工作

毛秋红

摘 要：档案是每个单位非常重要的核心资源。任何一个单位的发展和进步都离不开档案工作的支持。同时，档案管理也是每个单位最基础的工作之一。实施档案管理工作的目的是准确记录过去的历史事件，便于人事工作、办公单位以及企业等为各种经营管理活动提供支持。然而，现有的档案管理中存在诸多问题，在一定程度上制约了档案管理水平的提高。在当今快速发展的形势下，档案管理要结合新思想、新技术，制定新制度、新体系，培养适应企业和单位设计需要的优秀管理人才，从而推动档案管理工作的进一步建设。

关键词：档案管理;现状;措施

前言：随着国家的发展和社会的进步，档案管理的战略地位开始显现，档案甚至成为影响单位和事业发展的重点领域。对于一些关系民生的事业单位来说，档案管理能否科学、方便、安全，甚至会影响到社会的安定团结。事业单位发展中产生了大量的档案，对档案管理提出了更高的要求。传统的手工档案管理模式不仅效率低下，而且费时费力，档案资源的利用价值没有得到充分发挥。对此，本文从目前许多企事业单位档案管理的现状出发，提出了档案管理的改进措施，旨在提高档案管理的有效性和科学性。

1.     简述档案管理工作的相关内容

1.1    档案管理工作的必要性

档案管理是现代管理的重要组成部分，在企事业单位中发挥着重要作用。借助档案管理，可以准确记录组织在实际发展中发生的各种事情。可以说，档案是一个组织发展的第一手资料。档案馆可以明确组织发展中的各种问题和优势，为今后的发展做好准备，为改革发展提供良好的参考。通过对档案的分析，可以不断改革，使管理水平得到显著提高。目前，在企事业单位，人事档案、办公档案等各类档案并存。这些文件记录了各种信息。人事档案主要记录人员的工作经历和政治面貌。这样，管理者在引进人才时就可以把这些数据相结合来决定是否进行预约。此外，还有其他档案馆，里面记录着各种重要信息。在实际发展中，要不断从这些档案中找出问题，并从一些档案中记载的重要信息中吸取教训，从而提高自我管理的效率和质量，促进企事业单位的全面发展进步。

1.2    当前档案管理工作存在的问题

现如今，相关档案管理工作者的文化素质和技术水平不能满足当今社会的要求，不能完全适应当今社会的变化，特别是熟悉档案内容、能适应新时期档案工作的人才非常缺乏。在我国，大多数企业采用人工整理的方式来管理和收集档案。相关档案进入数据库后，由档案管理人员进行分类整理。手工作业的缺点是不仅耗费大量人力，而且耗时长，效率低下，导致档案管理人员没有时间专注于提升档案管理技术，从而难以适应现代社会对档案的需求。虽然有些企业也采用了网络技术，但管理形式和内容还很落后。查询系统仍然以目录的形式编译。系统的结构和功能相对简单，综合问题处理能力不足，如果不进行改变，将对未来的发展产生很大影响。同时，由于部分档案管理人员责任心不强，大量档案未及时办理、未按时归档。而且，新企业的档案管理人员对业务不熟悉，不能进行有效的收集、整理和共享，不能及时为企业提供信息，给工作带来很大的被动性。一些档案管理部门为了通过检查，随意找人编程应用，使得档案管理新的研发技术停滞不前，落后的工作效率给企业带来极大不便，影响了原有工作效率。

2.     档案管理工作的优化措施

2.1    转变档案管理的观念

在企事业单位的实际发展中，档案管理是非常重要的发展环节。现阶段，许多新技術被应用到档案管理中，使档案管理有了长足的进步。然而，在现阶段的档案管理工作中还存在许多不足和缺陷。面对这些问题，最重要的是要创新档案管理理念。现阶段，有很多单位和企业的管理者不重视档案管理，没有挖掘档案管理的实用价值。他们的重点是如何提高效率。档案管理是一项需要付出精力和时间的工作。为了实现档案管理的进步和提高，最重要的是更新管理者的观念，强化档案管理的重要性。相关负责人要对档案管理有新的认识，认识档案管理的现实意义，加强对档案管理的一些新思想、新技术的研究。对于单位来说，它记录了档案管理中的各种非常重要的信息，是单位自身发展中不可缺少的重要资源，具有十分重要的研究意义。

2.2    加强档案管理人员的综合技能素质

档案管理人员的专业水平及其综合素质关系到整个企业的运行和进步，同时也可以直接反映出企业在人们心目中的形象。因此，提高档案管理人员的素质显得尤为重要，只有这样才能提高档案管理的效率，促使档案管理工作更加现代化、更为科学化。但是，相关操作人员不能急于求成，要逐步熟悉档案管理工作。首先，作为一名档案管理人员，要熟悉档案管理的基本操作，包括档案的接收、整理、共享等过程都需要精心控制，同时也可以向一些优秀的管理人员借鉴学习。其次，在招聘方面，要大力引进一些技术型人才，多招一些具有扎实档案管理专业知识的人员，就老员工而言，在当今社会快速发展的趋势下，新兴领域的不断崛起，给档案管理部门也带来了新的挑战。因此，作为档案管理人员，要不断学习新知识，适应当今社会的各种挑战，提高个人能力和知识素养，运用新的知识新的技术，改进档案管理工作，实现档案管理工作的可持续发展。

2.3    创新档案管理思维和模式

在档案管理中，要加强管理理念的创新。从某种意义上说，档案管理是一项比较枯燥的工作。在实际工作中，要强化创新行为，依靠技术为档案管理创新提供良好支撑。然而，在传统档案管理思想的影响下，许多管理者只会按照规定和程序办事，而没有考虑档案管理的实际需要。档案管理是为社会服务的，管理者要有创新意识，把创新意识引入档案管理中。随着信息化建设的不断深入，档案管理也在不断地依靠信息技术来实现发展和进步。借助信息技术，建立一个新的档案管理系统显得尤为重要。一方面，要结合档案管理的实际需要，重新建立管理程序。另一方面，过去几乎所有的档案都是纸面档案，即使现在很多单位仍然依赖纸质档案。因此，在实际管理中，要充分梳理档案，结合实际，对纸质档案和电子档案进行有序管理。

2.4    积极建设信息化共享平台

随着社会的快速发展，各行各业之间的关系也在不断加深。为了更好地促进事业单位之间的沟通，事业单位需要在日常档案管理中运用信息技术，加大共享平台的建设。通过共享相关的档案资源，各方可以及时获得所需的档案信息，为机构正确决策提供强有力的档案信息支持。此外， 信息共享平台的建设有利于区域档案信息的统一管理，促进相关机构的发展。事业单位要善于运用云端新技术，通过云共享功能提高内部档案的共享程度，推动档案管理从个人事务管理模式向云管理方向发展。这样， 就可以在一个地区甚至全国形成一个档案数据库。借助云技术，机构可以通过数据库查询或上传相关文件。它一方面促进了各单位之间的交流与合作，另一方面也提高了档案管理水平。

3.     结语

综上所述，档案管理工作对于国家各项事业发展来说都是至关重要的，要加大对档案管理的重视程度。现阶段档案管理要结合档案工作的客观需求，将一些新技术以及新思想引入档案管理中，更新管理者的思想和理念，制定新的制度和体系，改革档案管理的机制和流程，全面提升档案管理的整体水平。

参考文献：

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[2]    刘婧.在新形势下做好铁路企业档案管理工作的问题及对策分析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2020（04）：41-42.