公立医院合同管理实践研究

2020-10-20耿雪

医学信息 2020年17期

耿雪

摘要：在合规管理的时代背景下，合同管理的重要性毋庸置疑。合同管理是医院合规管理的重要组成部分，也是院内风险防控常用且重要的管理手段。对合同进行规范化管理，从而建立完善的合同管理体系，有利于协调医院内外部法律关系，维护医院的合法权益;有利于规范医院法律行为，规避合规风险和降低法律风险发生的概率;有利于提高医院的资源配置，提升医院公共服务效果。本文主要对医院合同管理的内涵、现状、问题、以及解决对策进行论述。

关键词：合规管理;合同管理;法律风险

中图分类号：R197 文献标识码：B DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2020.17.004

文章编号：1006-1959（2020）17-0015-03

Abstract：In the era of compliance management， the importance of contract management is beyond doubt. Contract management is an important part of hospital compliance management， and it is also a common and important management method for hospital risk prevention and control. The standardized management of contracts and the establishment of a complete contract management system are conducive to coordinating the internal and external legal relations of the hospital and safeguarding the legal rights and interests of the hospital; it is conducive to standardizing the hospital's legal behavior， avoiding compliance risks and reducing the probability of legal risks; it is conducive to improving the allocation of resources in the hospital improves the effectiveness of public services in the hospital. This article mainly discusses the connotation， status quo， problems and solutions of hospital contract management.

Key words：Compliance management;Contract management;Legal risk

根據我国《民法典》规定，合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。管理是一种通过建立秩序的方式以实现某种目的的人为、有意识的干预措施。而合同管理不仅仅是合同的简单审核，而是全过程的、系统的、动态性的管理。合同管理是医院合规管理的重要组成部分，是院内风险防控常用且重要的管理手段。本文主要对目前医院合同管理中存在的问题进行总结，同时探索了加强合同管理的重要措施，旨在加强医院合同规范化管理，建立完善的合同管理体系，规范医院法律行为，规避合规风险和降低法律风险，提高医院的资源配置，提升医院公共服务效果。

1医院合同管理中存在的问题

1.1合同管理制度不健全医院没有规定规范系统的合同管理制度，具体表现为：合同基本管理制度不全面，合同管理基本制度之间缺乏协调统一，合同管理职责交叉，合同订立的权限范围不明，合同管理流程混乱，存在先履行后补合同现象，合同审批程序冗繁，导致合同管理效率低下，信息不对称问题。由于合同管理制度的不健全，职能部门审查合同没有明确统一的审查标准，合同条款缺乏规范性表述，有歧义，双方必须签订合同补充协议，进一步明确合同双方的权利义务、违约责任以及赔偿范围。

1.2合同审查不严谨合同审查不严谨，直接表现为合同文本质量不高。合同主体不当、合同不严谨、合同要件不全。不全面、不完整、有缺陷、有漏洞，常见漏洞往往是违约条款。具体体现在：一是合同未签字，部分合同未加盖骑缝章，合同未签订日期;二是合同文字不严谨，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。三是合同要件不全，常见的漏洞往往是违约条款和约定解除权。四是合同主体。对外代表订立合同的负责人授权权限规定不明，以及合同专用章使用监督不够严谨，存在不具有订立合同权限的部门工作人员对外订立合同，以科室内部专用章代替合同专用章等问题。

1.3合同履约监管不到位合同履约监管是合同管理的重要环节，也是合同管理中容易被忽视的环节。合同管理监督不严，虽然医院制定了较为完备的合同管理规章体系，但在合同管理落实上执行得不够，上级职能部门对下级职能部门没有做到常态定期的监督、检查和考核。只有严格执行合同监管制定，才能更好地督促职能部门认真审查每份合同，维护医院的合法权益，避免潜在的经济纠纷。

1.4合同归档制度不健全合同归档管理不全面主要表现如下：①医院对合同归档管理不够重视，医院常常只重视标的额重大的合同，而忽略标的额较小的合同的收集;②订立合同的部门没有及时将合同备案归档，造成合同文本丢失，一旦产生纠纷，院方由于举证不能，造成维权困境;③未建立合同管理评估制度，或合同管理评估程序不合理，直接导致合同管理水平的改善和提升;④合同档案不完整，医院没有把合同管理列入档案管理的范围，或者没有指定专门部门管理合同档案。往往因缺少证据而丧失权益。

2加强医院合同管理的措施

2.1完善合同管理制度按照合同管理全周期的要求，针对合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体的、操作性强的管理制度，使合同管理有章可循。主要制度包括合同生命管理基本制度，涉及合同文本的设计、合同订立、合同履行、合同归档、分析总结合同等环节的基本制度，有效规范合同标准，降低合同审批和执行环节的法律风险，并为以后合同管理开展提供决策依据。合同管理其他制度，如严格执行合同谈判机制、合同拟定控制机制、合同跟踪评估控制机制、合同结算控制机制、合同授权委托制度、合同会签和审批制度、合同归档管理制度、合同专用章管理制度、合同监督检查制度等。合同重大失误追究制度，问责、容错纠错、追责制度。定期开展合同管理体系定期评审，采用系统性方法评估合规制定执行的有效性，要随时做好应对可能出现的合同管理问题的准备。了解和应对国内外在医院合同管理方面的策略，培育医院诚信合规文化，明确医院各层级的合规责任，增强全院合规管理意识。

2.2提高合同审查质量随着新的法律法规的颁布，医院应当及时根据新的法规，调整医院的法律行为，在订立合同和履行合同过程要依法依规，避免合规风险。合规部门务必与合同订立部门必做好充分沟通。合规部门不能因合同标的额较小，而忽视审核合同要素是否齐全。务必熟悉合同涉及的专业领域法律法规，专业性较强的合同如建设工程合同，不仅要求审理合同的专业人员具有法律专业知识，还要求具有建筑领域的专业知识。进一步规范合同范本，对合同进行统一管理，对建设工程合同、招投投标合同、采购合同等常规合同制定合同范本，统一类合同的使用标准。重点审核合同核心要素，主要包括合同主体是否适格，合同条款内容是否合法，合同双方当事人权利义务是否明确等要素。了解掌握各种合规风险区域，包括医院所处的外部合规风险区域、医院所处的内部合规风险区域、医院医务业务相关的合规风险、人力资源管理的合规风险、财务相关的合规风险等方面，合规部审核合同过程中根据不同的合规风险，应当予以重点关注。

2.3加强合同管理的监督检查在合规管理视角下，法律与合规部对医院合同管理情况进行审查，对医院合同管理的有效性进行评价，必要时，法律与合规部可以会同有关部门对医院内部的合同管理工作进行联合监督检查。通过合同审批管理流程对合同管理开展全流程监控。合同管理的监督检查，一定要坚持从微观到宏观的原则，通过微观和宏观相结合。首先审查合同要素，查找本业务范围可能存在的风险点、再通过本业务的风险点，通过汇总梳理合同文本，科学分析研判，精准发现合同管理中存在的问题和线索，做到全面检查和重点关注相结合、合同订立和合同履约相结合。针对合同标的额较大、重点项目的重要合同，可以针对不同合同类型的风险点进行有针对性的合规事项设计，明确每类合同类型所应关注的风险点，并根据新情况及时增加风险点。定期对高风险业务进行合规监控，医院合规部根据风险业务评估等级，将排名靠前的高风险业务列为重点关注范围。合规部门需要以多种监控手段对高风险业务开展定期监控，并做好登记备案，及时总结归纳。五是针对合同管理中存在的问题，合规部门督促科室限期整改，及时补救，不断优化与提升合同管理体系。订立合同阶段的风险防控控制要点：①审查合同相对方的法人营业执照、资质证明、法定代表人及其身份证件、授权委托书等，获取对方主体自营业登记以来的经营业绩和业内排名等综合实力的相关信息，分析其履约能力和偿债能力，必要时对调查对象要进行尽职调查，及时建立和更新相对方的商业信用档案。②严格审核合同条款是否符合《民法典》或相关法律、法规规定，严格审核合同内容是否双方当事人真实意思的表达，有无存在欺诈，特别关注“另有约定除外”等需要补充说明的条款，如果双方都没有任何补充说明的事项，应当删除另有约定除外;如果规定“另有约定除外”条款，有利于维护医院的合法权益，合规部门应当尽可能明确约定范围，预防合同订立后不必要的纠纷的发生。③合同约定的事项依据法律规定，需要经国家特定部门审查批准或备案的，负有履行该项义务的一方当事人应当依法履行办理审批或备案义务。合同履约阶段的风险防控要素：①全流程监控合同相对方的履约情况，如果有证据证明对方存在履行不能或者预期违约等情况，医院要立即采取风险防控预案，把医院的经济损失降至最低。②如果当事人在合同中约定了检验期间，医院作为买受人应当在检验期间内，将标的物的数量或者质量不符合约定的情形通知对方当事人。如果医院怠于通知的，視为标的物的数量或质量符合约定。医院的行为法律拟定认可对方已经履行了给付行为。③医院财务部门应该严格按照合同约定的条款进行形式审查，以及审核有无收、付款单据，符合合同约定并提供了收、付款凭证后才能进行付款;财务部门在审核过程中，应关注是否存在未按合同约定执行或应签订补充协议而没有签订的情况，若存在以上情况应拒绝付款，并及时通知科室负责人。当合同相对方补正相关证明后或恢复履行能力后，实现合同目的后，财务部门可以和合同签订部门再核实确认无误后，恢复付款。

2.4健全合同归档制度合同归档管理属于合同的后期管理，涉及合同档案的整理和保存，主要包括合规部门、合同订立部门和合同归档部门。各部门的职责分明，不可互相替代。合同管理部门、合同签订部门和合同归档部门都各自加强本部门合同管理工作，借助医院合同管理信息化平台，对不同合同事由根据合同特征进行分类、统计及归档，根据时间周期表，建立合同管理目录简表，目录简表详细且准确地记录合同的订立、履行、变更、中止及终止等情况，合同顺利履行完成后要及时办理合同归档手续，形成有效的闭环管理。另外，合同归档管理要遵守科学管理、统一分类、连续编号的原则。合同归档管理中，合同编号应当连续，如果合同编号存在不连续情况，要及时查找原因，根据原因，制定相应的补救措施。其次要明确合同流转、借阅、归还的范围和职责权限，对合同归档管理部门外借的合同，归档部门要严格执行合同外借登记管理手续，登记内容应包括合同借用的科室、借用人姓名、借用用途、借用日期，归还日期、借用人和科室的联系方式、合同回收人员签名确认等内容。当借用期限届满，借阅人经催告仍未归还合同的情况时，合同归档管理部门应当立即与该科室负责人取得联系，督促科室尽快归还借阅的合同。还要对合同执行情况进行评估，合同履约完毕后，结合合同文本和实际履行情况，客观评价合同执行有无违规之处。如果合同执行中存在违规现象，应当及时改定，并在今后发生类似情况。最后是合同管理的总结与改进，法律合规部对医院合同管理情况按季度、半年或一年进行总结、分析，查找合规管理中存在的漏洞，及时督促整改，并确定下一阶段合同管理工作的重点内容，将合同管理中应当重点关注的风险点形成年度合规评估报告向医院管理层进行汇报。对合同管理工作中成绩突出的部门以及避免或对挽回医院经济损失者予以表彰和奖励;对违反合同管理制度的人员，依照法律法规及医院相关规章制度追究责任。

3总结

公立医院在建立健全合同管理，一定要遵守法律法规和相关规章制度，主要指《民法典》中合同编的内容，以及有关合同相关司法解释、医院合同规章制度以及涉及到合同的管理制度。合同管理不能等同于合同审核，合同管理是全流程管理，既要审查每份合同，也要注重合同在履约管理中存在的漏洞。总之，提高医院的合同管理能力，有利于提升医院的整体运营效能，为医院可持续发展保驾护航。

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