当前互联网环境下的学校人事档案管理工作关键点

汤银芳

摘 要：随着互联网时代的到来，信息技术逐渐应用于各行各业中，学校也不例外。信息技术为高校人事档案管理工作提供了更多技术支持，提高了人事档案管理工作的效率。基于此文章对互联网环境下学校人事档案管理工作现状以及管理要点展开了具体分析。

关键词：互联网;学校;人事档案管理

学校的人事档案管理工作是典型的数据整理、资源收集工作，若学校的人事档案管理仍旧遵循传统方式，采用人工纸质化管理，管理过程中必然会出现漏洞，影响学校的未来发展进程。学校的人事档案管理工作，直接关乎到每位教师的自身利益，因为其涉及到教师聘用、培训、升职等各种资料。但不论是传统的人事档案管理方式还是新型管理方式，在管理过程中都会出现诸多问题，需要不断的探索和改进。

一、当前学校人事档案管理现状

1.管理观念较为传统

学校的人事档案管理工作是由专业人员，使用专业的方法对相关资料进行规范与整理。但当前的学校人事档案管理人员，普遍存在着创新意识不强、没有上进心、安于现状的情况 [1]。当初学校所聘请的人事档案管理人员专业水平普遍较高，但长期从事枯燥、无味的工作，让人事档案管理人员逐渐失去了工作的积极性，并且许多人事档案管理人员习惯了纸质化的管理方式，没有学习新知识、新技术的动力和想法。由此可见，传统的管理理念会让学校人事档案管理工作效率持续得不到提高。

2.人事档案管理工作资金投入少，信息化程度低

互联网环境下，优化人事档案管理工作所带来的优势和好处有目共睹，因此提高管理的信息化程度成为了必不可挡的一个趋势。但若想提高人事档案管理工作的信息化程度，必须投入大量的资金。当前学校对于人事档案管理工作的信息化关注程度较低，并且许多学校领导并不知道，人事和档案管理工作还能进行信息化管理，因此对于此方面的资金投入比例会较小。这对于学校人事档案管理工作会带来极大的不便，没有人力、物力、资金的支持，将很难进行学校人事档案管理模式的创新。

3.数据的安全性得不到保障

人事档案会伴随着每个人的一生，同样也是一个人最重要的凭证，影响非常重大。随着互联网技术的应用，人事档案信息都上传到了网上，若无法确保人事档案信息的安全性，部分人员的人事档案被居心叵测之人恶意篡改，那将会对此人的未来都产生难以估量的损失和影响。另外，虽然互联网技术为人事档案信息的共享带来便捷，但信息储存仍旧是一个问题。如今的信息设备更新换代非常之快，若没有合适的储存方法，那么很有可能造成人事档案信息的缺失。

二、学校人事档案管理工作要点

1.优化管理体系

工作积极性不高，没有健全的管理体系，都会影响人事档案管理工作效率的提高。首先要加强学校档案管理人员的专业性。学校的档案管理工作与专业的档案管理有着很大的不同，学校内部的管理人员专业性较差，若专业性不高那么所有的东西都要依靠工作人员摸索，效率非常低。因此，学校必须优化档案管理人员的年龄结构，聘请拥有信息技术和档案管理知识的人员 [2]。这样一来，曾经的员工拥有丰富的档案管理经验，而现聘请的员工拥有先进的技术管理知识，二者相互结合能够最大程度的提高人事档案管理效率。其次，要设立监督管理部门，定期对学校内的档案材料进行监督与考察，提高人事管理工作质量。最后，必须转变管理人员的传统观念，避免惯性思维。

2.加大宣传，提高重视程度。

提高领导的重视程度，许多学校领导觉得人事档案管理工作并不重要，仅仅是将资料进行整理。但事实上人事档案管理会伴随着一个人的一生，若管理工作中出现纰漏，因个人原因或其他原因将他人的人事资料私自篡改，这是非常恶劣的行为，同样也触犯了法律。因此必须提高对人事档案管理工作的重视程度，优化人事档案管理工作模式，发挥人事档案管理的作用。

3.构建信息平台，实现资源共享

建立人事档案管理信息平台，能够有效提高管理效率，实现校内的资源共享。利用人事档案分类标准促进平台的建设，提高数据共享的准确性和专业性。在信息平台建设过程中，要充分利用互联网，搜集校内的各种数据和信息，同时还要提高信息平台的安全性，建立防火墙。信息平台的建立不仅提高了數据共享程度，还为数据的搜集提供了便捷，例如，人事档案管理人员利用图表、表格呈现人事档案信息，极大的提高了信息的直观性。其次对于某些陈旧信息，当管理人员要对信息及时进行分类和整理，防止年限过长纸质资料遭到破坏，信息丢失。人员还可以将晋级平台分为“历史档案”与“现有档案”，能够让有需求的人员直接获取到自己想要的信息。

4.创建人事档案手机客户端

手机客户端可以说是当前最为常用的一种形式，创建人事档案手机客户端，不仅能够为有需求的人员提供人事信息，还能介绍政务信息，提供预约查档、在线查档等服务。但值得注意的是，不论是网上客户端还是手机客户端，都要对查询者的身份进行严格筛选。若学校教师外出学习、深造、不便在学校内进行档案查阅时，手机客户端能够有效解决这种问题。对访问人员进行指纹、面部等新型方式筛选和记录，可以有效保障人事档案的安全性。

5.加强人事档案管理队伍的培训

想提高工作效率，必须提高人事档案管理队伍的整体质量，但当前学校内部人事档案管理人员综合素质并不平均，因此必须采取相应的措施提高队伍素质。首先，进行人事档案专业知识培训。学校可以邀请专业、知名的人事档案管理专家，对学校内部的档案管理人员进行培训。同时对表现良好的人事档案管理人员提供深造机会。其次，对人事档案管理人员进行互联网知识的培训。当前许多学校内部的人事档案管理人员，拥有一定的档案管理知识，但互联网管理技术就相对缺乏，是必须扩大培训面，增加培训的针对性。最后，学校还要引进综合性人才，作为人事档案管理工作的领头羊，利用综合性人才打造一支属于学校的人事档案管理高素质队伍。

三、结论

综上所述，互联网环境下，应不断创新人事档案管理方式、理念，通过创新提高管理效率，实现学校的人事管理可持续发展。

参考文献：

[1]杨琪 ，廖爱社 ."互联网 +"新业态高校人事档案服务方式研究 [J].兰台世界 ，2019，（9）：56-58.

[2]甘璐 ，张曙 ，申飞 .“互联网 +”时代高校人事档案管理工作面对的挑战及对策探讨 [J].城建档案 ，2018，（7）：62-63.