试谈现代办公技术对档案管理的影响及对策

摘 要 随着计算机网络的发展，信息技术的普及，在各个领域中电子信息技术发挥作用，转变了各个领域的工作方式。现代办公技术在各大企业都有应用，目的是加快电子化信息化进程。本文讨论现代办公技术对档案管理的影响及对策。

关键词 现代办公技术;档案管理;现代技术

引言

自第三次科技革命以来，人类的生产力得到了巨大发展。21世纪是网络时代，现代办公技术的应用提高了企业的工作效率，让企业工作方式简单化。现代办公技术的应用符合信息时代的要求，是企业管理现代化的标志。

1现代办公技术对档案管理的影响

新时代背景下，企业档案管理中，信息技术已得到应用。企业档案管理向合理化、规范化、科学化的方向进展。现代办公技术对档案管理的影响是空前的，巨大的，对于企业发展有利的。

①实现管理智能化。由于信息时代的迅速发展，企业档案管理工作量激增为企业管理带来许多困难。通过信息化手段，对繁多且杂乱的信息数据进行搜集和处理，通过信息化手段进行筛选让管理人员发现复杂数据中的价值，来保证企业效益平稳增长。同时，在这个时代，信息技术水平更新换代越来越快，智能化的水平得到强化，这让档案管理工作智能化拥有优势。人员可以进行快速地对信息进行处理。在大数据平台上，甚至可以分析使用者的意图，从而提升客户的满意程度。智能化的处理让信息和数据的价值可以挖掘得更深，帮助企业的管理决策更具活力，更符合现实要求，更符合时代，让工作更加智能化，符合现代社会。②推动管理方式改革。随着现代化的信息技术进步和应用，传统行业的运行模式不再符合需要，得到了极大的改变、互联网时代，企业的档案管理工作思维转向了互联网思维，提高企业档案管理模式的运行效率。这样的转变首先冲击了传统的思维模式，给了负责这项工作的工作人员极强的自主性，因此大幅度的提升工作效率和质量。在信息化技术引导下，企业档案管理工作的思维模式不再拘泥于传统技术条件下。实际工作中，工作人员可以将创新与发展的理念加以利用。这样可以用全新的管理方式改善传统工作模式中的不足，发挥档案管理的价值，推动档案管理工作的改革，使企业在市场竞争中占有一席之地。③提高管理者水平。相对于现代化信息技术的档案管理，传统档案管理模式的质效水平并不高，主要原因是让从业人员的思维受到了传统思维的限制。这个时代，经济不断发展，市场不断变化，思维僵化对于企业的发展起限制作用。所以，利用信息化档案管理对档案管理者的思维进行改变，让管理者对先进生产和管理模式相适应，提高管理者管理水平，让企业在变化莫测的市场中带来经济效益，从而提高企业市场份额，提高核心竞争力[1]。

2现代办公技术对档案管理的对策

（1）完善档案管理设备。没有先进的机械设备，信息技术在档案管理中无法获得充分应用，无法发挥最大效益。企业需要引进机械设备还要充分考虑企业的长远发展目标。目前，传统的纸质材料在进行档案管理时依旧被大量使用，这不利于现代办公技术对档案管理的作用的发挥。企业选购计算机时，要求计算机硬件软件配置较高，避免在使用过程中出现存储受限、系统崩溃，防火墙等軟件的安全性较弱，易感染病毒，降低了人事档案信息资料的泄露风险。在日常工作中，对设备维护的工作一定要得到重视，降低发生事故的频率，提升使用效率。注意维护工作可有效降低企业成本，提高企业利润，为企业长足发展提供保障。

（2）更新管理观念。在现代化信息技术越来越发达的社会背景下，企业档案管理工作必须实现信息化，即以信息技术为工具，让档案管理工作合理化，科学化。第一步一定要进行管理理念的更新。将新思想渗透在管理工作的各个领域，明确管理的具体流程，管理手段与方法。在进行企业档案管理这一项工作时，需要转变旧思想，用新思想进行管理。在档案管理中，作为起到带头和领导作用管理者一定要最先树立先进的管理思想，提高自身管理水平，提高自身工作素质。在工作中，对于信息技术在企业管理中的实际应用进行了解，认真考虑管理方法。管理人员通过先进的管理技术和管理方案，促进企业档案管理的合理化，促进企业的发展，使企业竞争力大大增强。

（3）完善企业档案管理制度。企业档案管理信息化建设是一项系统工程。企业对于档案信息化管理工作的重要性要得到认识，注重其全面性，整体性。 企业档案管理信息化建设并不是简单地工程，如果没有健全、完善的制度来进行规范和管理，企业档案管理信息化进程会变得相对缓慢，对于企业现代化的发展起阻碍作用，让现代信息技术的其应有的作用的发挥变得不理想。因此，在推进档案管理信息化的过程中，企业应结合自身的实际条件，对档案管理系统进行完善。首先，根据现代信息技术的需求，完善档案信息细化管理流程，建立统一的档案管理标准;其次，结合档案信息管理的需要，建立完整、科学、有效的管理体系，引导档案管理规范化、流程化、科学化发展。

（4）提高管理者的素质。现代信息技术的运用对人才提出了很高的要求。电子信息技术的发展，让企业更加重视人才的作用[2]。在企业档案管理的管理人员需要了解大量的相关知识，才能胜任这项工作。因此，管理人员的职业素质必须得到企业重视。只有高素质的管理人才，才能保证文件管理工作的顺利进行。企业可以培养大量这方面的管理人才，对员工进行培训教育，提高员工的与时俱进意识，加强管理部门之间的联系和沟通，促进管理工作的顺利开展。确保管理人员的水平可以胜任这类工作，促进企业档案管理信息化建设。

3结束语

企业档案管理信息化建设是信息时代的必然要求，是实现信息化的必经之路。互联网的发展为管理工作提供了便利的条件并对提高企业单管理工作有重要意义，企业要采取积极措施，促进企业档案管理信息化，提高管理水平。

参考文献

[1] 杨学兵.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].兰台内外，2020（19）：28-30.

[2] 秦云艳.关于现代办公技术对档案管理的影响及对策探讨[J].产业创新研究，2019（12）：63-64.

作者简介

王艳莉（1980-），女，河北省承德市滦平县人;学历：本科，职称：中级档案管理员，现就职单位：河北省承德市滦平县光荣院，研究方向：档案管理。