浅谈信息时代的博物馆档案数字化管理

马琴

摘 要：档案数字化管理模式相较传统管理模式，拥有资源利用更合理，档案的保护与修复条件更宽松，信息传播更高效，档案展出方式更多元等众多优势。博物馆推行档案数字化管理，需加强档案管理的软、硬件建设，进一步规范数字化档案的管理制度，专设档案管理数据库，提升档案管理人员的专业素质，从而更好地发挥文化传承、文化传播的效能。

关键词：博物馆;数字化;档案管理;优势;措施

博物馆档案是展示博物馆发展的原始资料，是博物馆成长的大事记，是博物馆发展的真实缩影。在博物馆的日常运营中，往往有各种各样的档案资料生成，其中包含大量珍贵的文物档案，这些档案的意义不仅在于其本身蕴含的艺术和文化价值，更承载着整个博物馆的历史。在信息全球化和科技变革等强有力的带动下，所有行业都朝着“大数据时代”变迁，人们逐渐习惯于准确高效、方便快捷的数字化工作手段。因此，如何使博物馆的档案管理工作从传统模式向数字化模式顺利切换，切实提高数字化的管理质量，成为需要深入探讨的问题。

1 档案数字化管理模式相较传统管理模式的优势分析

档案类型繁多，如藏品档案、陈列档案、行政人事档案等。一直以来，我国大多数博物馆所实行的档案管理模式，通常是由档案管理员根据自身的工作经验，对实物资料进行判断、估计和归档，处理的对象是实物档案资料。数字化档案管理则由相关工作人员使用定制化、特色化的系统，与经验结合，对数字化的档案信息进行分类保存，其优点在于多维性和立体性。无论从哪个角度来看，数字化管理模式都比传统模式具备更多的优点。

1.1 资源利用更合理

与人工整理等传统手段相比，数字档案运用技术手段存储，直接导致了存储媒介的差异，实物档案资料需要大量的柜子、资料室来存放，同时也需要更多的工作人员对其进行管理，仓储、人工等成本高;而数字资料可存储于硬盘、光盘等介质中，这些介质均具有体积小、内存大的特点，不仅节约了仓储和人工管理成本，还能有效节约纸张，绿色环保。

1.2 档案的保护与修复条件更宽松

从保护文物档案的角度来看，实物档案往往易受湿度、温度、光线、虫蛀等物理条件的影响，对存储环境要求较高，保存稍有不慎便会给珍贵档案带来较大的损失，并且难以修复;然而以电子形式存储的数字档案受环境因素制约较小，光盘、硬盘等设备的保管相较大量的纸质等实物档案保管则容易得多，一旦存入几乎不会发生质损和遗失，大多数情况下亦可通过信息技术进行修复。

1.3 信息传播更高效

就信息传播而言，传统形式的实物档案往往是通过巡回展览等现场观摩的方式来宣传，其传播效率与影响范围较小，并且在来回搬运的过程中质损的风险极大。而数字化档案可以通过互联网随时进行高效传播，无须搬运实物，能发挥最大的影响力。

1.4 档案展出方式更多元

极为重要的一点是，博物馆在展示档案时，传统档案通常仅是单调地陈列于展柜中，再附上文字说明被动地供人们参观，这就导致很多人在参观时根本没有注意到该档案，文字说明也只是被大致浏览甚至被忽略。而数字化档案的展出方式则更加多元化，更有吸引力。利用多媒体、多维技术、VR技术等最尖端的高科技技术进行展示，使各类档案资料故事化、形象化，更有趣味性，通过动画、声音等主动进行信息输出，更容易被大众所接受。

我国“十三五”规划曾重点强调了博物馆的可持续发展，博物馆行业正在茁壮成长，对发展过程中存在的问题应尽早发现并解决，档案管理工作就是其问题之一。数字化档案管理是博物馆发展的必然趋势，为今后建设智慧博物馆打下良好的根基，此过程漫长且需要耐心，只有勤于总结数字化档案管理过程中出现的难点，并重视问题分析、积极寻找应对的方法，才能切实推进数字化管理模式的发展，使博物馆档案的内在价值最大化，使博物馆的档案展出方式更加多元化。

2 博物馆推行档案数字化管理的措施建议

2.1 加强档案管理软、硬件建设

博物馆在坐拥数量庞大实物资料的基础上，要将如此大量的档案转化为数字化存储，对软、硬件设备等都有较高的要求，软、硬件设施的建设是数字化管理的基础，也是确保传统管理向数字化管理平稳过渡的必要条件。博物馆必须重视相关的软、硬件设施，加大资金投入。建设硬件设施时，还应考虑便于数字化管理的系统设备，包括扫描设备、数字处理设备等，但不限于这些设备。针对数字化档案管理的软件建设，相关档案管理岗位人员应积极总结经验，结合博物馆档案管理难题和需求，通过联合专业软件开发商或者高等院校，制订一套符合本馆档案特征的实用的管理系统，为博物馆档案各项日常工作的数字化、高效化、安全化、集约化打下坚实可靠的根基。

2.2 进一步规范数字化档案的管理制度

规范的管理制度是各项工作高效开展的关键。从传统档案管理向数字化管理模式改革的过程中，一套行之有效的规章制度必不可少，應针对管理过程中相关的工作内容、工作流程、人员分工、奖罚约束等制订统一的标准，严格的规章制度令各项日常工作有章可依。应利用各类电子设备进行档案的数字化转变，包括输入文字、扫描图片、拍摄上传其他实物档案等。

2.3 专设档案管理数据库

档案数据库全方位覆盖着各类详细的档案，系统能自动排列从博物馆建立初期以来的信息，例如某文物的名称、发现时间、地点、历史关联事件、尺寸、材质等详细信息，皆可及时记入数据库。同时，也便于在系统中进行检索，必要时还能随时更新该文物的后续信息。例如该文物属于哪个类别，陈列在博物馆的哪个区域，参与过博物馆举办的何种活动，展出的过程中呈现了怎样的效果，观众对该文物的反馈情况，涉及该文物的学术作品，学者们对该文物如何进行修复的建议等各类有价值的信息，皆可随时添加、修改或删除。博物馆档案系统面向的不同使用者应设置对应的访问权限，令系统能面向不同的访问人群发挥最大的效用，令人力、物力高效结合。可在博物馆官方网页中设置专门的版块，定期预告即将举办的活动，介绍本馆最具特色的藏品，发布本馆藏品的简介，通过网页让社会群众直观地了解藏品和活动信息，吸引网页访问者前往实地参观，进一步使用数据库来宣传博物馆。

2.4 提升档案管理人员的专业素质

档案管理工作质量的高低很大程度上是由员工素质的高低决定的，在如今数字化信息化时代化的浪潮中这一点显得更为重要。推行档案数字化管理不仅要求员工掌握档案管理的专业技能，更需要具备一定的电子信息技术知识。一方面，博物馆管理部门应加强对员工的培训，及时更新知识体系，进一步提升档案管理人员的专业素养;另一方面，可以通过多样化的活动形式来提高领导层的管理能力和员工的工作技能，例如业务知识竞赛、专题学术讨论、专家讲座等，积极传授与时俱进的档案管理技巧，分析档案数字化管理的发展趋势。

3 结语

综上所述，博物馆档案数字化管理作为博物馆信息化建设的重要一环，是一个循序渐进却又必不可少的过程。这需要全体博物馆人员的高度配合和重视，通过加强建设档案管理的软、硬件设施，进一步完善数字化档案的管理制度，专设档案管理数据库，提升档案管理人员的专业素质，在切实加强档案管理工作质量和效率的同时，推动整个博物馆向信息化模式转变，使博物馆更好地发挥文化传承、文化传播的效能。

参考文献

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