基于云时代背景的档案数字化管理及其应用策略分析

王庆 陈静

【摘要】云时代的到来使信息技术、云计算被广泛应用到各个领域中，并实现了信息化建设目标。档案管理作为我国经济建设中较为重要的环节，随着信息技术应用率的上升，档案管理信息化建设水平也在不断完善，档案资料的数字化转换效率有所提高。不过在档案数字化管理过程中，由于技术使用上的片面性，使得档案信息化建设存在一些问题，影响了信息档案数字化管理效果。本文针对云时代发展背景，对档案信息化管理及其存在的风险进行分析，并提出合理的解决措施以供参考。

【关键词】云时代;档案数字化管理;应用策略

随着经济体制的改革深化，市场发生经济转型，这为我国经济发展带来了更加广阔的空间，与此同时，发展中存在的问题也暴露出来，档案管理就是其中较为明显的一项。云时代背景下，档案数字化管理已成为必然趋势，不过由于技术使用的不合理性、观念老化等因素的影响，使得数字化管理建设工作停滞不前，档案管理存在较多的风险隐患。基于此，应对档案数字化管理实行综合分析，并针对其中的风险采取合理的解决措施，以发挥出档案的最大价值。

一、云时代的内涵

云时代也被称之为云计算时代。云计算是将分布式处理、并行处理与网格计算等功能融合在一起的一种新型数字技术，该技术在我国发展中得到广泛应用，并将我国档案管理工作推向了一个新的高度。

二、档案数字化

档案数字化技术是在计算机技术和数字摄影技术等多种先进技术发展基础上所形成的一种全新的档案信息形态，其能够将不同载体的档案资源统一转化为数字档案信息，实现数字化储存，建立数字档案信息库，提高资源利用率，同时有利于资源的共享。

三、基于云时代的档案数字化管理优势分析

（一）海量存储。档案管理工作的压力较大，而且涵盖的信息内容较多，信息储存需要较大的空间，如采用传统的档案管理模式，则无法保证档案信息管理的效率，无法充分发挥数据档案的使用价值。云技术快速发展的今天，云存储使数字档案成为人们关注的焦点，其能够将重要信息上传至网络平台，不需要使用多种硬件设施，只需使用电脑便可达到预期目标。云存储能够存储海量信息，高度顺应数字档案工作的发展趋势和实际需求。

（二）抗灾能力较强。传统档案管理模式存在诸多的不足，传统档案工作中主要为纸质档案，无法灵活地应对火灾和地震等自然灾害。而云存储模式能够有效规避上述问题。基于硬件资源，加强档案信息的数字化建设及管理，同时也拓宽了管理的范围，提高了信息的可信度和完整性。利用网络能够将数字档案信息存储于不同的网络节点上，当无法在某个节点顺利读取时，可以自动读取数据信息，从而加强档案信息的抗灾能力。

（三）有利于资源共享。云存储技术能够实现数字化档案管理的预定目标，进而有效规避档案资源重复问题。另外，网络技术具有较强的开放性，全面展现了数字档案信息的共享能力，创建完善的网络平台，利用固定或移动终端即可使用档案资源，实现档案资源的整合共享。

（四）完善档案服务。科学利用云存储平台有利于档案资源的优化管理，同时也可充分满足用户的个性化需求。与普通的检索模式相比，灵活多样的检索模式凸显出自身优势，改进了信息筛选的效率，用户仅需使用电子设备，便可在指定的网络空间内合理选择资源和材料。云存储在时代发展中发挥着十分重要的作用，颠覆了以往的服务方式，彰显出服务的个性化特征。

四、云时代背景下档案数字化管理存在的风险

（一）管理风险。档案数字化管理中风险的产生存在于较多环节中，如信息推送、系统推出及进入等，这些环节一旦出现变动，就会导致数字化档案出现问题，降低使用效率。云时代背景下，档案数字化建设日益完善，应用的先进技术也在增多，这使得管理中存在的风险系数逐渐加大。总的来說，云时代背景下，档案数字化管理风险有组织策略风险和数字化信息管理准入及推出机制风险，其中组织策略风险影响最为严重。这主要是由于第三方或非企业单位用户获得了进入档案数字化系统的权利后，对档案数据信息进行深入挖掘所带来的风险。一些情况下，档案管理机构会聘用第三方开展档案数字化建设工作，在这一环节中，势必要获取进入档案数据系统的权限，以实现档案资料的数字化转换，做好档案资料的重新规划和分类，这样就容易出现数据库访问权限易主的情况，进而被有心之人利用，窃取或篡改信息数据资料，降低组织决策的合理性，阻碍后续作业开展，从而引发危险。为此，工作人员需加大对组织策略方面的管理力度，以免第三方介入造成信息数据丢失或破坏。

（二）技术风险。云计算在档案数字化管理中的应用，不仅对自身的技术能力要求较高，还需要做好云计算的更新和改进，如此才能保证云计算在档案数字化管理中作用及功效的发挥，优化档案数字化管理水平，加强档案资料的真实性、有效性。这就要求服务商提供良好的服务支持，如加强存储、服务器、网络及管理工具等使用权限的合理性，维护网络安全、物理安全及数字化信息存储安全。不过结合实践研究可知，云计算在实际应用中，即使满足上述要求，还是会出现数据失真、信息泄露及服务器中断等问题，出现这些问题的原因为：系统将云计算储存的数字化信息放在不同的服务器上，导致用户数据不能够拥有固定的和独立的存储区域，云计算在使用过程中出现潜在危险，增加了档案信息化管理的难度。

五、云时代背景下档案数字化管理的有效策略

（一）完善法律法规，为数字化管理提供依据和保障。云计算在档案数字化管理中的应用中属于一种新型模式，当前我国对云计算的研究还不是十分深入，相关保障法律及制度还不是十分完善，云计算在实践应用中缺少科学依据，出现的问题得不到及时解决，这不仅阻碍了云计算性能及作用的发挥，也对档案信息化管理带来了较大阻碍。为此，需加大法律法规的构建，为云计算的落实提供更多保障和依据，以改善信息化管理水平，加强管理机构的工作能力。另外，档案行政管理机构在制定标准时，要充分考虑云计算工作人员在其中发挥的作用，使其积极表达自己的建议与看法，争取让制定的标准更加符合云计算的实际使用情况。

（二）革新传统管理理念，推动数字化管理的落实。云时代背景下，档案数字化管理已成为必然趋势，各机构单位应加大对档案数字化管理的重视力度，转变传统管理理念，了解和认知档案数字化管理建设的内容，加快数字化建设的步伐。同时，档案管理的相关人员还需加大云计算的学习力度，增强自身能力，为档案数字化管理工作的建设及落实提供支持和助力。

此外，在档案数字化管理落实中，相关机构部门人员还需对未来发展趋势进行细致的分析和研究，对云计算予以完善和创新，确保其与档案管理工作的高度融合，以此达到数字化管理目标，增强档案资料的齐全性，提高档案资料应用率。更重要的是，档案的管理人员务必充分认知档案管理数字化建设的重要意义，将其放在工作的重要位置上，从而为云时代背景下档案数字化管理的发展打好基础。

（三）统一规划，构建完善的管理技术体系。在现阶段档案数字化管理工作中，因数字化管理体系的缺失、先进技术落实不到位等问题的影响，档案资料共享率较低，在工作开展中，经常会存在资料数据不全等情况，资料调取时间相对较长，阻碍了工作的顺利进行。为此，需建立完善的管理技术体系，为档案信息化管理建设提供充足的技术知识，实现统一规划、统一管理，提高档案资料的传输及调取效率，推动作业的顺利开展。

云计算作为目前档案信息化管理中较为重要的技术之一，其在应用中还存在融入不及时，与其他技术配合度低等问题。基于此，在管理技术体系构建中，应将该问题纳入研究课题当中，采取科学措施增大技术利用率，保证档案数字化管理的高效落实。同时政府部门也应该发挥自身的引导带头作用，积极参与到管理技术体系构建中来，促进电子文件、电子信息前端控制、档案归档整理等方面技术体系的标准化发展，并且促使档案信息与公共信息系统挂钩，增强其与社会信息系统的结合，从根本上完善档案数字化管理技术体系。

（四）加强信息化安全管理。虽然档案信息化管理降低了管理难度，做到了纸质档案的数字化轉换，延长了档案资料存管时间，但随着信息技术与互联网应用的增多，网络安全及系统安全问题也逐渐凸显，为此，在云计算应用过程中，服务商应当加大先进技术的应用力度，注重档案信息化管理的安全性，解决传统网络环境中存在的危险隐患，做好网络安全防控及风险事件的处理，以此提高安全防护等级，减少损失。在数据存储方面，服务商需要引进虚拟数据的海量存储技术，以此来保证，即使系统的磁盘发生损坏，用户也能够继续进行系统的访问。在面对虚拟化风险时，服务商需要运用虚拟镜像文件独有的特性，采取加密存储等方法进行风险的应对。

（五）编制应急预案，做好数据备份。任何系统在运行中都会存在漏洞及突发情况，档案信息化管理自然也不例外。所以在云计算环境下，有必要编制完善的应急预案，对档案信息化系统运行中可能出现的风险隐患予以识别和处理，做好科学预防和管控作业，降低档案数据丢失或破损带来的影响，促进工作有效进行。应急预案在编制完成后，要提交领导完成审核与评估，以加强方案的有效性。工作人员还需要对云计算的运行环境进行熟悉和了解，每进行一次风险评估都要做好相应的记录，最终要将所有评估以报告的形式加以展示，以方便工作人员在分析潜在威胁时提供准确的数据。

应急预案的编制可在突发事故发生的第一时间完成对风险的控制和处理，将损失降到最低。此外，云计算环境下，档案信息化管理工作时效性的发挥，还需要做好档案数据的备份作业，尤其是做好重要档案资料的备份处理，避免系统瘫痪或不确定因素带来的威胁，加强档案数据的齐全性，减少损失。

六、结束语

云时代背景下，档案数字化管理已成必然，相关机构要加大对数字化管理的重视力度，转变管理理念，健全管理体系和制度，充分发挥出云计算优势及作用，对信息化系统实行优化和更新，以此提高档案信息化管理的综合水平，加强档案资料的齐全性、真实性、有效性，加快档案资料调取及翻阅速度，最终有效改善各项工作的开展及落实效率，创造更大的经济效益。

【参考文献】

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