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改进档案库房管理水平的思考

2020-10-09楼少郡

办公室业务 2020年9期
关键词:职业健康制度建设安全

楼少郡

【摘要】本文从档案库房管理角度,就档案安全、制度建设、职业健康等方面进行探讨,以期能够在这些方面为其他单位档案库房管理工作提供参考,推动档案事业朝着更加规范的方向发展。

【关键词】档案库房;安全;制度建设;职业健康

依据相关规定,凡需归档的档案都应移交档案部门存档,因此,库房的规范化管理和出库档案管理显得尤为重要。此外,制度建设、职业健康等方面,也应加以重视,让本单位的档案工作跟上新时代步伐。

一、档案库房安全管理

《档案馆建筑设计规范》中对库房选址、设计要求、技术措施等方面提出了较为明确的要求,物防技防仍是长期的重点工作。

(一)库房地理位置早规划。档案馆室不同于其他部门的办公要求,若单位搬迁,场所改造等方面要列清单、早报告,尽量不设在“顶天立地”的楼层,承重问题是重点,档案库房朝阴面以此减少太阳直射,同时,周边如有工业园区的大气、粉尘污染问题、商业区人口较为密集的问题,要关注周边基础设施建设,不定期对门窗的安全性、密封性进行检查。

(二)档案库房环境管理。档案库房是存放档案的专用库房,同档案办公室、阅览室应设在同一区域,最好为同一层,办公室不能同档案库房共用。一是做好防湿措施,特别是在地面首层的库房,底层铁柜应有高稳定性的架空,因为南方春季回潮明显,地湿且滑,有些进入库房时要先拖地。二是库房内部应充分利用空间,墙上应配有档案存放平面图,使馆藏一目了然,做到几年一次定期更新,铁柜宜为同款同色柜,使之更为密集整齐,侧面标明索引,上架时做信息更新。三是不定期清理卫生,视档案保管条件购买相应档案专用防霉虫药品,工作期间室内温度在14℃-24℃,湿度40%-60%间且做好登记保存。进门须换拖鞋或鞋套,夏冬两季拖鞋在首次使用和更替时做好清洁。灯光采用LED照明符合库内使用要求。四是库房如在配水、配电区域,要监视渗水、漏电状况,特别是空调内机外机,除湿机水槽要及时清理。

(三)档案设备使用维护。一是做到“三铁”防护要求,即室外配铁门铁窗,室内为档案用铁柜,使用密集架时留意密集架间隔的地上有无杂物,影响密集架关闭。二是档案办公区域有摄像头监控,确保正常使用。三是窗帘为防火窗帘,无特殊情况保持关闭,减免窗外人员窥视。窗户宜选用不吸光、吸热的窗户,以保护档案和库内温湿度环境。四是定期更换适合档案专用的喷气灭火器,库内配置防盗报警装置并定期维护,凡入库的档案先在消毒除菌等设备中消毒再上架。五是如有条件的可配置更加智能化的温湿度记录仪、高压细水雾灭火系统、自动消毒除菌系统、漏水检测报警管理设备等,这些设备发挥作用主要是在节假日和不可抗条件下,能和工作日无缝对接,例如因公务出差未回,有重大事件发生而无法返岗工作等情况,都能在工作之外做到相应管理。

二、库内档案资料分区与出库利用

档案库房管理的本质是对不同档案资料针对性管理。需要从技术、硬件设施方面予以保障。

(一)档案资料的分区。综合性档案馆室,主要保存专业档案资料、文书档案资料、会计档案、照片档案、电子档案等,这些不同门类的档案保管条件不尽相同,如何较为科学地分区管理是实践性较强的学问。一是根据档案数量提前规划好档案排架位置以避免倒架,应将密级架独立为若干单元,将各门类档案分开排放且都需预留20-30年使用空间,排放按照由左到右,自上而下的“Z”形排架方式,每层不宜排满,预留一掌空间以备后期增减档案卷件数量。二是声像档案以及磁盘、光盘等电子档案宜存入档案防磁柜中,其保管环境的温湿度同纸质档案资料存有一定差异,且电子档案已渐成常态,若数据丢失无法弥补,所以防磁柜的配备要作为一条“硬杠杠”。

(二)档案出库利用安全。档案利用是一项基础工作,能够体现出档案工作的价值。或因单位沿革的变化或为人员业务能力参差不齐,积累数十年的各门类档案有出入是件正常的事情,主要体现为实物与目录簿、卷内目录不符,老旧档案破损缺失等,这有很多情况是可逆的。一是在上级下达任务时,例如在2012年至2018年间接到由江西省档案局下达的三次档案移交任务,移交的门类为文书档案与照片档案。以文档为例,由于数量较多,分批出库,责任到人,完成一批目录录入、核对完即存回一批。清理过程中,发现档案中内容与目录不相符的予以更正,案卷过厚的重新组卷并记录备查,其间还发现个别档案盒排放错位、档案放错盒的情况,诸如此类纠偏,都做了完善。二是在自行清查过程中发现,如逐卷查阅了1959年-1976年的文档目录,档案编号统一为“全宗号-年度-类别-卷号-页号”后,发现一些编号与档案不符的情况。量少则入库查阅,量多的分批出库并记录备查。三是定期跟踪借出档案。如需馆室内查阅不得外借的坚决按制度办理,凡出库的档案,不以人情世故为转移,告之借阅人借阅手续、归还期限、单次借阅卷件数量等,临近期限催还,特别情况持谨慎态度,另行约定,务求归还时档案无缺失、涂改等情况。各档案馆室业务分工不同,也宜在一定范围内按AB岗工作制度做日常管理,通常不得准许借阅人进入库房,履行好必要手续,让问题不在经办人身上发生。

三、制度建设与职业健康

建立和完善符合本单位档案管理的制度,细化办法,能使档案工作有遵循依据,此外制度、职责上墙,让人知悉,能够起到多方約束的作用。

(一)制度建设。不论什么事业,都要有制度作为支撑。库房管理制度也需按事业发展的水平逐步制订和完善。其契机主要由以下三点:一是在上级对档案工作下达指示或任务时,藉此提升档案管理水平与业务能力。例如每年由江西省档案局下达的档案规范化管理时,都会逐条对每项评分标准自查,没有的制度及时制定,需要完善的及时完善并上报。二是在日常工作中,可以发现许多工作的管理模式已经发生改变而需要适时完善的,例如《关于印发江西省核工业地质局档案管理制度汇编的通知》便是如此。三是在培训交流中获悉更好的管理模式,从而修改而成。需要注意的是,在建立和完善制度前要先调研、广泛征询意见后再发文执行。

(二)职业健康方面。档案库房不比普通办公用房,可时常通风,设计多从档案保管安全角度考虑,大多采用密闭式管理,职业健康方面往往容易被忽视。例如甲醛主要源于装修材料,像三合胶板、漆柜、泡沫塑料等材料是主要来源,SO2性质活泼,易吸附于档案纸张,在不通风状态时浓度会提高,三苯是致癌物之一,也主要源于装修材料,真菌主要附于纸质档案中,尤其是年代较久的档案,触摸纸张有棉毛感。在档案防霉虫药品以及这类混杂气味作用下,在库房内时间稍长,容易造成头晕胸闷,皮肤瘙痒等不适状况,多人工作时还容易引发疾病的传染,其中夏季感觉明显,秋季春季次之。因此,要定期开门窗通风换气,特别是在卫生清理和更换新药时愈加需要做好防护,分次清理,分次通风,人离开时恢复密闭状态。档案如需出库时,尽可能减少在库房内的时间,有条件的可安装和改造机械通风换气设备或其他自动管控设备。此外,进出库房的档案,尤其是老档案资料,不得湿手翻阅,阅后洗手,无消毒条件的最好穿戴好库房工作服和手套,以减少对接触档案人员的影响。在库房清洁顶层图柜、会计档案柜时,谨慎使用书梯,防止滑跌,建议两人配合完成,以免造成意外伤害。此外,关于发放档案岗位津贴的呼声不减,以江西省为例,2014年由江西省委办公厅、省政府办公厅下发《关于进一步加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》(赣府厅发〔2014〕27号),一些档案事业单位已经发放,也有未执行的情况,不乏不知情的情况。因此,档案人员要关注行业动态,主动做好自我维护。

四、库房管理保障的几点思考

2018年9月2日,巴西的国家博物馆,2019年4月15日,法国的巴黎圣母院,都在顷刻间灰飞烟灭,带来的文化之殇是难以弥合的,同时也给档案管理部门敲响警钟。每个单位的档案作为一个文化属性,是有其价值的。所以,应当重视起来,保护好。然而有的是没有明确的管理制度,还有的有制度,但执行力缺失,往往是导致问题发生的主要原因,这很大程度是人为过失造成的,下面就档案库房管理必须予以重视的问题做如下梳理:

(一)基础设施必须保障到位。部分档案柜为陈旧的木质柜,有些门难以关合,若无条件更换专用档案密集架的须更换铁柜;铁窗宜设成内外双层;选用防盗性能较好的防盗门;温湿度控制设备无法让库房达到环境标准的,要申请更换空调、除湿机等以达到效果值;防霉虫药品宜选购档案专用,保管条件一般的应按药效期定期更换,藉此机会可做好库房清洁;再有一些单位的档案灭火器材采用的普通干粉灭火器,且未能按照使用有效期做定期更换,其价格同档案专用灭火器价格相差几倍,档案专用灭火器材是制度的规定,又是档案库房安全的底线保障,不容有失,这也是档案人员必须坚持的。档案库房基础设施必须有保障,考虑经费问题不能一蹴而就,可分批次采购必要设备。设备的贵贱直接影响此后较长时期的高频使用,所以应当结合工作需要拟定计划,及时上报,增配库房管理其他硬件设施。

(二)重视档案保护的应急管理。档案库房是重点保护对象,事故往往在不经意间,是综治和消防的管理重点之一。因此,要有防患于未然的安全意识,能在应急情况下控制好局面。一是档案人员参与相关培训和消防演习很有必要。如在培训中可以知悉具体案例,思想上增强安全责任意识,消防演习中使用档案灭火器材,能让档案人员在应急时冷静应对。二是知悉库外的环境变化,如有无紧邻布线、搭架等情况,库内安装设备是否功率超负荷,尺寸过大影响通行等。如有认为安全隐患的须及时报告。

如上所述,要以制度建设为依托,以提升業务水平为抓手,做好档案库房维护与保管利用,关注档案事业发展与自身职业健康保障,切实做好安全防护,防微杜渐,将本单位档案规范化进程推向新的高度。

【参考文献】

[1]张建波.提高档案库房安全 保护智能管理水平[J].工作探讨,2019(1):87-88.

[2]万国林.档案库室内空气污染研究[J].职业与健康,2002 (4):3-5.

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