私有云环境下企业数字档案室的构建实践

摘要：大数据时代的到来，加速了云计算、云存储的崛起。企业日益剧增的案卷和传统“收、存、管、用”管理工作模式，让档案工作者面临的压力越来越大，集团企业各公司之间的数据也不能很好共享。构建云上数字档案室是档案信息化发展的必然选择。探讨了基于私有云环境的数字档案室的构建意义、构建思路、管理策略等。

关键词：云计算;私有云;国有企业;数字档案

中图分类号：G642 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）19-0234-02

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

1 概述

近年来，随着企业档案数量剧增，档案载体呈现出多样化的特点，仅靠纸质查询难以满足用户的需求;另一方面，档案作为企业的一种重要资源，对企业的竞争力和服务管理有着重要的影响，传统的档案管理模式已经不能满足现代化企业发展的需求。因此，档案管理工作面临着新的挑战，必须改变传统的管理模式，采用新的管理形式。

2017年，国家档案局办公室印发了《企业数字档案馆（室）建设指南》的通知，鼓励国有企业逐步推进企业数字档案馆（室）建设。在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的通知中的档案管理发展目标提到，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系，全面推进档案资料存量数字化、增量电子化、利用网络化。由此可见，数字档案室将成为档案信息化发展的必然趋势。

所谓的数字档案室是指运用数字设备和技术，实现档案收集、管理、保护，以档案目录数据库和原文数据库为核心，将数字化的档案信息以网络为媒介而建成的数字管理系统。采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息的一种新颖的组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。

2 云计算及私有云模式

云计算的产生是借用了量子物理中的“电子云”，强调说明计算的弥漫性、无所不在的分布性和社会性特征。云计算是并行计算、分布式计算和网格计算的综合发展，或者说是计算机科学概念的商业实现，同时又提升了虚拟化、效用计算。云计算拥有超大规模的各种信息资源，可以将这些分布在不同地理位置的数据资源、模型资源、知识资源及计算资源等整合在一起，达到数据和资源共享的目的。云计算已然成为趋势，2010年国家档案局发布《数字档案馆建设指南》，其中明确“鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务”。

私有云是指针对单个机构（例如金融机构或企业）特别定制的云服务平台。考虑到档案的特殊性和安全性要求，一般企业都不应该盲目地将档案信息交给公共的互联网，而是应该采用私有云的服务模式。这里的私有云不是指在原来第三方提供的公有云的基础上开辟一个私有空间仅供某个企业使用，而是在集团企业内部搭建一个独立的云平台，将该集团的资源集中起来，形成其内部的“自有云”。它的实质是将集团各公司的计算、存储和数据资源整合，再面向档案形成者、档案管理者、档案利用者提供云服务，如图1所示。这种模式的优点是特定的“云”为特定的用户所用。企业既能合理地应用云计算，享受到高效率的云服务，又可以适当地规避公有云的信息风险。

3 企业数字档案室建设意义

使用先进的计算机和网络技术建立起高效、便捷的档案管理信息化系统，并将系统部署在云端，可以最大限度地实现档案资源的有效利用和共享，大大提升企业的档案管理水平，提高档案工作的社会地位。档案数字化建设为企业带来的成效具体体现在：首先，确保档案安全。数字化后，档案数据实现异地异质备份，后续的统计、开发、借阅等工作，可以减少档案出、入库频率，减少档案的人为和自然的损害;其次，节约企业人力成本。根据分析，处理传统的档案借阅每件需要0.3小时.数字化后，处理每件时长大约在0.15小时，人力成本节省了50%，把档案员从繁重的重复劳动中解脱出来，极大减轻了工作人员的负担;然后，节约公司纸张成本，数字化后，档案复印量减少，按年需复印的借阅量1550件计算，每年节约纸张大约36000张，经年累月，是一笔不小的费用;最后，提高工作效率。档案信息化后，企业的无形资产可以快速向需求者提供浏览，档案室逐渐从保管部门转变为信息中心、记忆库。

4 构建企业数字档案室的思路

构建企业数字档案，需要对企业档案进行分类，依托企业现有的办公系统、信息管理系统等资源和云计算技术，建立符合企业自身管理、生产经营相匹配的云上档案馆。其具体实施步骤主要包括存量数字化、增量电子化、部署云端等三步。

4.1 存量数字化

存量数字化是指对历史既已形成的实体档案，有选择性地开展进行数字化。国有企业成立早，出现一批产生年代久远的档案，随时间推移，早期档案容易风化受损。另外，有一批档案在实际工作中利用频率比较高，因此甄选出这类档案开展数字化。档案数字化主要是通过扫描或者拍照方式实现，但整个工艺流程复杂，包括档案前期登记检查、对破损档案重新修复和整理，已有条目的核对、补缺、完善，档案扫描，图像处理，图像存储，数据挂接，已挂接文件的核對、更改（对挂接错位或明显不能利用的页面重新进行扫描），OCR识别（手写档案不要进行OCR识别），数据上传，数据验收，数据提交，数据备份，档案实体消毒、入库上架等整套工作。

4.2 增量电子化

增量电子化是指与将企业新产生的各类信息按标识输入到档案管理系统，实现增量档案电子化。根据国有企业的行业特征、生产经营、内部管理等情况，通过调研形成一个符合自身要求的档案管理系统建设方案，基于Intranet/lntrente和大型网络数据库，建成一套具备人员组织管理、系统权限管理、档案分类管理、检索管理、借阅管理、统计管理等为一体的大型信息管理系统。将企业管理、生产经营各环节产生的数据与档案管理系统建立数据对接。

4.3 部署云端

将档案管理系统部署在云平台上，将云计算技术与档案信息资源共享进行有机融合，可以使得人们对数据信息获取的方式得到有效转变。在云计算环境下，要想完善数字档案资源信息共享，最主要的是应用资源和软硬件的紧密结合，营造一个虚拟的档案馆服务平台，帮助用户随时随地登录云上档案馆，确保用户对数据信息资源进行快速地搜索与查阅。在私有云数字档案馆建设的过程中，数据信息直接从该企业集团的各数据中心上传至中心服务器的云端，并且由档案管理人员对数据信息进行全面管理，确保档案信息的安全有效并得到及时更新。

5 结束语

云计算技术作为“既能提高资源利用率，节省总拥有成本，又能增强IT灵活性和效率”的新方法，被视为科技领域的下一次革命，它将带来工作方式和商业模式的根本性改变。然而，目前基于云计算技术的企业数字档案建设还有许多问题有待解决，比如安全问题、数据集成问题、标准问题、版权纠纷问题、技术和系统管理问题等。因此，在企业档案数字化建设中，应积极加强对数据标准的规范统一处理，不断提高信息资源管理和共享的水平，并且重点考虑档案的安全问题，涉及国家安全或未解密文件不得上传到云端。

随着云计算技术的进一步发展及云计算理念被用户的广泛接受，云计算技术必将成为最为重要的信息技术，云计算平台必将成为最为重要的基础设施，基于云计算平台的应用也将成为人们最重要的选择，值得进一步认真追踪研究。

参考文献：

[1]方昀，郭伟.云计算技术对档案信息化的影响和启示[J].档案学研究，2010（4）：70-73.

[2] SUN公司.云计算架构白皮书[M].第一版，2009，6.

[3]王晓楠.基于云计算的数字图书馆服务模式研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2011.

[4]梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[Jl.档案管理，2013（1）：38-40.

[5]修云洁.对国有企业数字化档案建设相关问题的思考[J].黑龙江档案，2016（5）：58-59.

[6]唐萍萍.企業档案数字化前期准备工作应注意的几个问题[J].兰台世界，2017（S1）：75-76.

【通联编辑：王力】

作者简介：叶国梅（1977-），女，江西抚州人，广州市档案专家，南京邮电学院通信工程本科。