精益视域下采购管理流程再造的优化

2020-10-09于斌梁新康伟佳

价值工程 2020年27期

于斌梁新康伟佳

摘要：在自由贸易区战略实施的背景下，打破了以往市场中的贸易壁垒，进而降低了企业经营的成本，为A公司实现国际化的经营战略提供了契机。对此在本文的研究中，精益思想作为具体的研究视角，分析采购管理流程再造的优化措施。其中，运用案例分析法、文献研究法等不同的方式，对A公司采购管理流程的现状进行总结。最终从不同的角度入手，探究流程再造的优化措施。目的是为相关人员提供参考，使其能够将精益思想融入在采购流程的管理工作中，为公司实现长久发展奠定基础。

Abstract： Under the background of the implementation of the free trade zone strategy， the previous trade barriers in the market were broken， thereby reducing the cost of business operations， and providing an opportunity for company A to realize its international business strategy. Regarding this， in the research of this article， lean thinking is used as a specific research perspective to analyze the optimization measures of purchasing management process reengineering. Among them， different methods such as case analysis method and literature research method are used to summarize the current situation of company A's procurement management process. Finally， we started from different angles to explore the optimization measures of process reengineering. The purpose is to provide reference for relevant personnel so that they can integrate lean thinking into the management of the procurement process， and lay the foundation for the company to achieve long-term development.

關键词：精益;采购管理;管理流程;组织架构

Key words： lean;procurement management;management process;organizational structure

中图分类号：F253 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2020）27-0039-04

1 A公司采购管理现状及目标

在经济贸易国际化的背景下，A公司的发展迎来了全新的契机，但是因为集团化全球化的采购行为，导致供应链的宽度被拓宽、长度也被延长，因此增加了采购管理流程中的风险。结合对A公司采购管理的分析，发现其中存在诸多不足。一方面，采购信息水平较低，难以实现供应商与各个部门之间的准确对接，因此会出现信息不对称的现象。另一方面，由于供应链管理能力较低，依然采用粗放式的管理模式，难以形成系统化的管理流程。正是在这一背景下，本文将A公司采购流程作为具体的对象，分析精益思想下采购管理流程的再造措施。

鉴于上述现状，一方面希望通过流程再造实现采购组织的重组，进一步提高信息传递效率，为A公司的采购管理提供参考。另一方面，对以往的管理流程进行优化，理顺供应链中各个环节之间的关系，以此来不断提高市场的响应效率，进而能够为A公司的发展指引方向，以免出现管理真空等问题。同时基于本文的研究，还能够有效提高A公司的管理效益，使其在长久发展的过程中，不断拓宽自身的业务领域，进而在根本上增强公司的竞争实力，为更多企业的发展提供借鉴

2 精益思想与采购管理流程再造的概述

2.1 精益思想的原则

对于精益思想的原则而言，主要体现在以下五方面：

①正确定义客户价值原则。企业立足于客户自身的需求，确定设计、交付、生产的全过程，需要将无效劳动以及资源浪费降至最低。通过这一方式，实现对成本的控制，并且将其转嫁给客户。

②识别价值流原则。该原则主要是从原材料入手，经过设计研发、食物转化、信息传递最终成为可以销售的产品。而这一过程中，则是对不同原料赋予价值的过程。因此识别价值流，是企业在经营过程中对增值活动的寻找，并且实现对非增值活动的控制。

③价值流动原则。该原则的重点为“动”。由于传统的工作理念在分工协作的过程中，会影响价值流的流动。如果将精益思想融入在其中，便可以确保不同的环节均可以流动，实现对浪费的消除。

④拉动式生产原则。这一过程中，需要将客户的需求作为具体的目标，严格按照相关要求实现定量、设计、生产、采购，并且在既定的时间内完成产品的销售，满足客户的相关需求。在实施该原则的过程中，必须将客户作为核心，如果不能满足客户的需求便会影响产品的销售，导致企业内部出现产品积压等现象，不仅影响交付周期，还会导致资金链出现断裂的现象，进而限制企业的发展。

⑤尽善尽美原则。在运用这一原则的过程中，实际上是对以上四方面原则的协调运用，并且不断加快价值流动的速度。因此需要对价值流分析工具予以有效地运用，深入挖掘隱性浪费的要素，并且予以有效的控制与改进。通过此种方式能够逐渐形成良性循环，并且保障企业可以达到理想的经营状态，在尽善尽美的前提下使企业稳定发展，同时增强经营的活力，满足客户需求。

2.2 采购管理流程再造的过程

结合图1的内容可以发现，企业采购管理流程再造的具体过程，包括六个步骤：

①战略决策阶段。这一阶段主要是明确企业自身的战略目标，争取获得内部最高管理层的支持，并且对企业战略目标进行宣传，不断提高流程再造的红利，实现对流程再造机会的深入挖掘。

②流程再造设计阶段。这一阶段中，主要是流程再造之前的准备阶段，需要得到高层领导的支持以后，明确流程再造的具体负责人，并且成立工作小组实现对人力资源以及其他资源的合理配置。通过此种方式，能够制定更具针对性、详细性的改造计划，并且明确资金预算的额度，细化各个工作的关键点、目标与标准。

③现有流程诊断阶段。这一过程中需要对现有的流程进行客观的描述，将其作为前提运用科学的工具，实现对现有流程不足的系统分析。其中，在分析弊病的过程中，应该将活动中的瓶颈、多于活动等作为重点。

④流程再造设计阶段。这一阶段是对当前现有流程中的问题作为前提，通过头脑风暴等不同的方式，实现对新流程的合理设计，而在设计流程的过程中还需要综合考虑组织架构、再造目标、信息技术、人员配置等多方面的要素，经过综合讨论与商讨逐渐形成更具完善性的采购管理流程。

⑤流程再造实施阶段。当完成新流程的再造设计以后，则可以对新组织方案进行平滑过渡，并且完成综合改进等相关的工作，最终将全新的信息体制作为前提，为流程再造的最终结果提供支持。

⑥评估改进阶段。在实施再造流程以后，需要对最终的结果进行综合系统的评价。该环节的工作，需要对设计目标是否达到既定效果进行检查与分析，同时还需要将企业全面质量管理活动与管理流程再造的结果相互结合，通过进一步的改善与调整，确保流程再造获得最佳的实施效果。

3 精益视域下A公司采购管理流程的现状

3.1 采购管理组织架构

基于A公司采购部门的组织架构能够发现，当前采购部门主要负责物料市场分析、采购计划、采购策略策划与执行、采购业务执行等工作，具体如图2所示。

①管理组的主要职责主要是对采购管理体系进行监控、建设，同时对部门人力资源、费用、绩效、项目资源协调等进行管理，还涉及供应商商务评价数据的收集与汇总，确保供应风险、质量风险、合作风险能够得到有效的预防。

②价格组的工作则是在日常的工作中，对物料市场的价格进行系统的跟踪，并且分析价格的变化趋势，为后续的采购数据提供参考。除此之外，还需要结合具体的物料成本结构实现对采购成本的进一步分析，以便于将成本控制在最低水平。不仅如此，该组织的工作还需要组织物资采购招议标活动、物料价格谈判活动等。

③采购一组主要负责变压器、牵引电器等项目生产资料的采购计划编制、合同签订以及采购跟单等。二组则负责风电板块的生产、外用物料采购编制以及进口物料采购工作。三组则主要负责高效板块生产外用物料的采购计划、合同签订等工作。综合组则负责工刀具、铜材、办公用品、焊料、劳保用品等材料的采购、价格跟踪以及合同签订等。

结合以上的组织架构能够发现，当前A公司的采购管理流程存在不合理的现象，并未将精益思想融入在其中，导致各个小组的工作存在重复的现象，同时也难以对各个小组的具体工作内容进行合理界定。这种现象的存在，会影响采购管理的整体效果，也难以确保采购流程可以更加顺利的推进。因此必须针对当前的现状实现对问题的有效控制，确保组织架构能够得到调整与优化。

3.2 采购管理具体流程

在掌握A公司采购部门组织架构以后，本文将对具体的采购流程进行析。具体如下：

①编制采购计划。这部分工作主要由采购部计划组负责，根据制造计划或者营销计划实现对物料需求的确定，以此来制定采购计划，然后将其下发给采购组。

②订单下达与采购跟单。结合具体的采购计划，采购组可以将EPR系统作为前提，实现对采购订单的编制。得到经理审核以后将其下发给供应商，为了能够保障交付进度符合实际需求，采购员必须对生产进度进行实时的跟进，并且根据自身的生产计划，要求供应商在既定的时间内完成货物的交付。

③签订采购合同。当采购员向供应商下发采购订单以后，则需要根据采购部所设置的价格上限或者招议标价格的界定，与供应商之间签订合同，并且根据合同的内容完成相关工作。

④物料质检入库。当供应商完成货物的生产以后，并且交付给采购人员后，此时必须根据生产的实际需求对物料进行检验。这一过程中，需要办理收入手续、报检手续等，而物流部则需要安排人员对物料的质量进行分析。当新产品的检验结果符合标准以后，则可以按照收件审批流程进行后续的工作，合格以后则可以进行入库。对于不合格的物料而言，则需要退回并要求供应商完成产品的更换。

⑤发票挂账与支付。当合同完成审批以后，采购员需要将其发送给供应商，并且确定所有的物料已经完成入库。此时供应商可以结合合同金额完成发票的出具，并由采购人员在EPR系统中完成发票挂账，最后由财务部门进行审核，安排供应商付款

4 精益视域下A公司采购管理流程的再造优化措施

4.1 搭建信息平台

A公司在对采购管理流程进行再造优化的过程中，要想实现集团化管控的目标，必须将信息技术作为基础，借助先进的网络技术等实现对业务流程的重新安排与组织，确保信息能够在各个部门之间以高效、快速、便捷的方式完成传递，减少信息传递出现的断点，并且能够剔除不增值的环节。对此，A公司需要积极构建信息化平台，将其作为切入点实现对采购管理流程的再造，其中信息平台需要具备的功能包括：

①大数据分析功能。经过多年的发展，A公司已经成为集团化公司类型，因此业务所涉及范围较广，包括工业、电力、轨道、风电等，客户的需求具有多样化的特点，因此必须采用大数据分析的方式才能够掌握客户的具体需求。营销部门应该对客户的需求完成预测，第一时间反馈客户的交付要求、需求数量等内容;检修部门则应该结合产品的运行状况，实现对常换部件与易损部件的统计;采购中心必须在第一时间运用信息技术更新物料的成本数据，并且根据具体的特征设计供应链结构;生产部门需要及时更新与产品相关的生产速度。通过以上数据的分析，可以制定供应商管理策略与采购决策等。

②采购信息化。对于采购中心而言，可以结合数据分析的结果制定招标工作、采购策略，并且运用在线招标的方式，基于信息系统向供应商发送在线招标通知、平标通知、下达中标通知等内容，缩减招标时间，在提高工作效率的同时，能够有效避免串标、腐败等问题的出现。

③供应商数据库信息共享。运用信息平台可以对供应商进行分类、分级的管理，实现对供应商产品使用规范、企业规模、客户群、运行业绩、交易习惯等信息的详细分析，便于A公司各个部门能够直接查阅供应商的相关内容，实现对供应商选择周期的控制，并且能够有效节约成本。同时此种方式还可以实现对供应商产品的有效监督，便于为后续的生产奠定坚实基础。

4.2 完善支持机制

对于采购管理业务流程再造而言，必须将以往的操作流程管理模式予以打破，因此所涉及的范围较广，必须不断完善支持机制，确保各项工作能够顺利推进。这一过程中，A公司可以将以下的策略应用在发展中：

①管理层必须坚定决心。A公司的长久发展中，销售规模有几亿元，已经发展至几十亿元，但是采购依然采用粗放化的管理模式，一定程度上限制了公司自身的发展。除此之外，采购流程与技术、质量、采购、工业、子公司存在紧密的关系，因此管理流程再造的规模较大。因此管理层必须充分认识到流程再造的优势以及必要性，不断坚定流程再造的信心与决心，实现对各个层级人员的动员，使其逐步参与到流程再造工作中。

②管理层需要授权。一旦决定进行采购管理流程再造以后，管理层需要确定项目经理，并且使其具备充分的权利，由项目经理对组员完成挑选，形成流程再造项目组。在随后的工作中，需要界定管理層与项目经理之间的责任分工，明确项目经理所决策的范围、汇报范围等，并且制定汇报机制，提高工作的具体效率。

③考核机制。目前，由于A公司采用流程再造处于初级阶段，因此必须不断对考核机制进行完善与调整，以此来调动全体员工的积极性。这一过程中，A公司需要结合利益方、各级管理人员以及项目成员等多方面的具体情况，签订绩效指标责任状况，并且不断细化奖惩的细则与标准。不仅如此，A公司还需要充分发挥典型事件、典型案例的作用，以此来做好榜样宣传或者警示教育等工作，向全体人员展现流程再造工作的决心。

4.3 强化文化宣传

A公司在开展采购流程再造的过程中，需要积极做好文化宣传工作，不断对供应链管理、采购管理业务管理以及精益管理等人员进行教育培训，增强人员的综合素质，在思想方面形成流程再造的共识。其中在开展的宣传与教育的过程中，主要包括以下几方面的内容与措施：

①对公司的经营环境变化进行宣传。由于当前的市场竞争十分激烈，需要将客户需求放在首要的位置，且属于公司发展的基础。但是由于客户的需求处于变化的状态中，无论是多样化还是个性化，均需要公司加大重视力度。对于经营环境而言，由于国家积极推进一带一路倡议、自由贸易区战略等，加之国际物流、互联网技术、国际贸易、经济全球化的发展，使得经济全球化已经成为必然的发展趋势。但是A公司的采购管理与当前经济市场的匹配性较低，依然处于劣势的竞争地位，所以也必须对流程进行再造。期间，A公司可以成立流程再造宣传委员会，对当前的经营环境进行大力的宣传，为全体员工构建良好的环境氛围，加深全体人员对流程再造的认识。

②公司战略愿景进行宣传。对于企业自身的发展而言，一部分的目的是为了员工谋取更多的福祉。因此A公司在对采购业务流程进行再造的过程中，必须不断适应自身的发展战略，采用图表化数据化的方式完成直观的宣传。同时还需要深入分析公司战略与采购流程之间的匹配程度，重点突出员工日常操作复杂、抱怨多等问题。然后对流程再造以后的效果进行宣传，包括工作量减少、工作程度复杂降低等，让员工不断形成大局意识，进而自愿参与到流程再造的相关工作中。

③积极开展理论知识宣传与培训工作。通常情况下，人们对于陌生的事物会存在反抗心理，所以必须积极组织相关人员对流程再造的知识进行全面学习。基于这种方式，不仅可以优化内部的宣传效果，还能够加深全体员工对流程再造的认识，便于熟悉流程再造的既定要求与规则等。同时还需要对供应链管理、精益思想等内容予以深入学习，邀请相关利益方参与到流程的再造设计工作中。

4.4 组建专业队伍

A公司采购流程再造的目标，实际上是进一步提升采购管理的集团化、集中化、专业化、全球化水平，因此必须对执行者提出较高的要求。面对这一现象，A公司需要组建专业的人才队伍，为流程再造的工作提供人才支撑：

①供应链管理层面的人才。在十三五期间，A公司已经形成了国际化经营的氛围与体系，同时透明的供应链管理已经具备了全球化的特点。但是，增加了管理与监督的难度。对于这一现象，需要由专业的供应链管理人才开展工作。正因如此，能够高效快速识别供应链中潜在的优质供应商以及危机风险。也就是说，必须要求管理人员具备丰富的工作经验，同时能够将专业知识应用在实际工作中，引导供应商与公司建立良好的合作关系。

②成本核算人才。通常情况下采购的价格管理会与成本管理存在紧密的关系，一旦不能对成本进行有效的分析，那么必然会增加成本或者增加库存。因此需要对物料进行深入的成本分析，了解每一项物料包装、运输、制造、原材料、利润管理的费用结构，再通过相应的技术方式实现对价格的谈判，以便于实现对成本支出的有效控制。

③信息化人才与复合型人才。由于A公司采购流程再造必须将信息技术作为基础，所以需要由专业的信息人才完成平台的搭建与维护。而复合型人才则是满足商务技术部门的工作需求，实现对公司技术部门与供应商之间的连接，确保沟通能够顺利推进。因此A公司日常的发展中，需要对信息化人才与复合型人才进行专业的培养，以此来满足公司发展的需求，还能够为流程再造提供保障。

5 结语

综上所述，在本文的分析中将A公司的采购管理流程作为具体的研究对象，分析当前采购流程的现状，并且将精益思想作为前提，探究采购管理流程再造的具体措施。期间，发现要想实现采购管理流程再造的既定目标，必须将信息化技术应用在其中，并且对以往的支持机制进行创新与完善，不断强化文化宣传的整体效果。除此之外，还需要构建专业的人才队伍，将其作为基础推进采购管理流程再造工作的进程。只有如此，才能够将精益思想融入在采购管理工作中，并且能够不断强化管理流程的效果，对于推动公司的发展具有深远意义。

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