信息化条件下高校档案编研服务创新探讨

2020-09-29叶春岐吕文华刘海凤

济南大学学报（社会科学版） 2020年5期

叶春岐，吕文华，刘海凤

(济南大学档案馆，山东济南 250022)

习近平总书记强调，档案工作是一项非常重要的工作，因为档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要(1)杨冬权：《在学习习近平同志考察浙江省档案局馆时讲话座谈会上的发言》，《中国档案报》，2014年9月11日。。高校档案编研利用是高校档案工作的重要组成部分，是在分析研究档案信息资源的基础上，总结经验教训，探索和发现用以指导当前高校教学、科研、管理的规律，是实现档案资源价值、变“死档案”为“活信息”的有效手段。随着各行业信息化建设步伐加快，高校档案编研利用应顺应信息时代发展，充分利用云计算、大数据、人工智能等现代化手段，深入挖掘档案资源价值，推出更多优秀的编研成果，主动、系统、广泛的为高校和社会提供编研成果利用服务，使广大利用者更好地认识档案价值，扩大高校和高校档案在社会上的影响力，进而促进高校档案科学化管理。

一、信息化和档案编研及其意义

信息化，对应英文为“Informatization”，最早是由西方国家依照“工业化”概念，正式提出 “信息化”，信息化一词在国内的广泛使用是在实行改革开放、确立现代化目标之后。1997年召开的首届全国信息化工作会议，将信息化和国家信息化定义为：信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。国家信息化就是在国家统一规划和组织下，在农业、工业、科学技术、国防及社会生活各个方面应用现代信息技术，深入开发广泛利用信息资源，加速实现国家现代化进程。会议还进一步指明，实现信息化就要构筑和完善由6个要素构成的国家信息化体系。这6个要素是：开发利用信息资源、建设国家信息网络、推进信息技术应用、发展信息技术和产业、培育信息化人才、制定和完善信息化政策。

2006年3月19日，中共中央办公厅、国务院办公厅《2006—2020年国家信息化发展战略》指出，信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程(2)《2006—2020年国家信息化发展战略》，中国政府网，http://www.gov.cn/test/2009-09/24/content_1425447.htm。。具体来讲，信息化是指以计算机技术、网络技术、通信技术高速发展和广泛应用为基础，通过将各种要素汇总至数据库，实现信息资源高度集成和共享，服务于人们的工作、学习、生活、辅助决策等，并和人们的各种行为息息相关的一种科学技术。信息化的主要特征是数字化、网络化和智能化，信息化可以极大地提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。

档案编研是指档案工作人员以馆藏档案文献为基础，以主动提供档案信息服务、满足档案利用者的需求为目的，通过深入挖掘研究档案信息资源，对大量档案文献资料进行收集、筛选、研究、加工，使之转化为各种形式的编研成果，主动提供给利用者使用的一种行为。档案编研包括“编”和“研”两种概念，将档案原件或复制件汇集成册以汇编为主的编研成果不对原文内容作任何改动，具有较强的依据作用；通过对档案文献资料进行分析、研究、归纳、综合、浓缩等加工处理形成的编研成果则更具有参考价值。档案编研成果根据档案信息加工深度和体裁的不同，主要包括文件汇编、大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、专题概要、会议简介、年鉴、文摘、手册、简介、图集、专题纪录片等等。一方面，档案编研通过主动提供编研成果，直接服务于经济社会各项事业，有助于推动和促进经济社会发展,以及人文历史和社会科学研究；另一方面，档案编研又是保护档案史料、宣传档案工作的有效措施，通过提供编研成果利用的方式，既可以避免档案史料原件的重复使用，又方便更多的利用者体验档案的价值，加深对档案工作的了解，起到有效的宣传作用。

信息化条件下的档案编研是将信息化手段有效运用于现代档案编研，实现多元化辅助选题、智能化档案信息搜集和筛选、档案信息智能处理、编研成果网络化共享与交互等功能。信息化不仅能够提高档案编研效率，而且能够促进编研成果的广泛应用，增强利用效果，提升档案价值。在信息技术高速发展的时代，档案信息来源于社会需要，又必须服务于社会需要。档案编研要顺应信息社会的发展，贴近新时代广大人民群众对档案编研的新需求，充分利用各种现代化工具，推出更多满足社会需求的新形式的高水平文化产品。

二、高校档案编研服务现状

(一)高校档案编研人才缺乏

档案编研人员包括高校档案馆(室)从事档案信息开发利用、承担编研任务的专职档案人员，高校非档案机构、二级学院、科研平台等单位兼职档案管理人员，以及广大档案爱好者、研究者等。当前，高校档案编研人员在思想认识、工作态度和业务水平上参差不齐，不能满足信息化条件下档案编研服务需求。

一是档案编研人员队伍不够稳定。高校档案编研人员特别是非档案机构、二级学院、科研平台等单位的兼职档案员，经常随着学校组织人事调整而发生变化。高校在档案管理基础设施和档案编研经费等投入不足，对档案编研人员缺乏系统业务培训，档案编研拴心留人的氛围不浓厚。由于信息化条件下档案编研的专业性和档案知识积累的连续性特点，档案编研服务始终在低水平徘徊，编研成果质量和学术水准不高，编研成果的社会效益更难以发挥出来。

二是档案编研人员信息化素质有待提升。随着档案信息化建设的发展，档案信息资源越来越丰富，档案信息获取方式更加现代化智能化，档案编研成果分享更加网络化大众化。部分高校编研人员对档案信息化发展认识不到位，不注重信息化知识学习，多数人员是半路出家，并未接受系统的档案专业知识培训，特别是缺乏档案编研人员应有的信息化素质，甚至连最常用的Office办公软件都不能熟练掌握，仍依赖传统的手工检索服务方式，档案信息资源开发能力明显不足，难以充分开发利用海量的档案信息资源，编研效率低，成果质量不高，无法完全满足领导决策咨询和广大师生工作学习需求。

(二)高校档案编研选题面窄针对性不强

现阶段多数高校档案编研选题站位不高，仍局限于全宗介绍、大事记、组织沿革及文件汇编等传统选题，从高校教学科研等工作客观需要出发利用信息化的手段开展选题调研还不够多，选择的编研主题实用性、针对性不强，编研内容缺乏深度和广度，编研成果适用范围窄、利用价值不大。更遗憾的是，由于编研人员缺乏运用现代化工具的能力，在编研过程中不能进行大数据分析和深入研究加工，大多“编”的多“研”的少，只注重档案资料的汇编，无法从浩如烟海的档案信息资源中提炼出带有规律性和参考价值的东西，这样的编研成果自然创新性不强，难以使编研内容成为教学科研需要的知识性、学术性成果。编研选题已经严重影响了人们对档案编研重要性的认识，甚至对高校档案工作地位的认识也产生了偏差。

(三)高校档案编研成果服务利用效率低

档案编研的目的在于服务利用。档案编研成果的宣传利用不仅能够更好地为利用者提供服务，而且还能进一步扩大编研成果的社会影响，产生更多的经济效益和社会效益，促进档案编研实践健康发展。近年来，虽说各高校在编研成果服务利用方面取得了一些成绩，但是仍存在着不少问题。譬如，许多高校都开展了年鉴编纂出版工作，收录记载了学校历年建设发展形成的重要信息，及时提供给学校领导和各部门单位作为管理决策和信息利用的参考资料，而且有些高校之间还开展校际交流。再如，许多高校在校庆、新生入学、重要节日等一些关键时间节点组织人员进行档案专题编研，举办系列展览，开展校史教育和荣校爱校教育，起到了一定的宣传效果。但是，各高校档案编研成果宣传利用的手段过于传统，方式过于单一，受时间和空间的限制，不利于档案编研成果共享，编研成果利用较低，编研成果的作用和利用价值未能最大限度地发挥和真正得以体现。

三、信息化条件下高校编研服务创新途径

(一)创新高校档案编研观念

高校档案编研应充分认识信息化条件下学校中心工作的新需求和广大师生的新期待，充分认识信息化、网络化、智能化的新要求，立足当前、着眼长远，倡导形成浓厚的学习氛围，广泛开展档案编研业务培训，提升信息化条件下档案编研能力和水平，抓住档案信息化发展机遇，积极主动作为，适应新时代、新组织、新业态、新技术，不断开拓高校档案编研新局面。创新信息化条件下档案编研，首先必须创新理念，紧跟经济社会发展和需求，提高精品意识，充分挖掘档案隐形和潜在价值，在分析研究档案文献资料的基础上，综合各种数据，把档案信息资源变成广大师生和档案利用者喜闻乐见的档案信息产品。高校档案编研要面向包括师生校友在内的广大用户群体，提高编研产品的针对性和现实性，主动为利用者提供及时、周到、系统服务，充分发挥档案编研成果的社会价值和社会效益。

(二)创新高校档案编研选题

选题的创新性和实践性直接关系到档案编研的效果。高校档案编研选题不能局限于年鉴、专题汇编等，要从高校治理、教学科研以及广大师生、利用者的现实需要出发，突出政治性、系统性、学术性和针对性，打造系统编研、深度编研和精准编研成果。每所高校的建设发展都与党和国家的命运紧密相连，高校档案编研要深入挖掘档案价值，从高校建设发展角度把党领导中国革命、建设、改革的光辉历程和伟大成就充分展现出来，把党的光荣传统、优良作风和宝贵经验发扬光大起来，把历史和人民选择中国共产党、选择马克思主义、选择社会主义道路的历史必然性深刻揭示出来，把近代以来实现中华民族伟大复兴的艰难曲折和新时代中国特色社会主义的光明前景对比展示出来。虽然不同时期、不同类别的高校档案分别独立存放，但其中却有着必然的联系，档案编研要充分考虑档案文献资料等信息纵向和横向的联系，对档案资料进行深度学术性分析研究，以确定编研主题。在信息化条件下，高校档案编研还要充分利用网络、移动平台等现代化的工具和手段广泛收集当前工作、学习、生活中的热点，就档案编研选题面向社会、贴近现实做一番调查研究，开阔思路，用敏锐的视角，准确把握利用者的需求，将利用者普遍关注的问题纳入编研选题范围，提高档案编研的针对性和吸引力，努力推出更多优秀档案编研成果，进一步提高围绕中心、服务大局的能力。

图1 高校档案编研智能处理系统热点关注度调查结果图形化显示

(三)创新高校档案编研模式

在信息化条件下，高校档案编研在体制、内容和技术上都将发生革命性的变化。在编研体制上，传统的封闭的单打独斗式的编研体制已经不能适应信息社会发展，要在充分调动高校档案机构内部资源的基础上，积极争取其他部门单位专家、学者的参与，寻求更多社会资源在资金和智力方面的支持。在编研内容上，在不断丰富本校档案资源基础上，充分利用其他高校和地方档案机构可共享的档案资源以及各种网络数据库、大数据平台等外部信息资源，建设档案云资源平台，补充编研所需档案资源的不足，并对馆藏资源加以印证。在编研技术上，传统的手工查阅档案资料的方式已经不能满足档案编研的需要，必须大力建设档案信息资源数据库，积极研发高校档案编研智能处理系统，通过搜索引擎获取并智能汇集与编研选题相关的信息资料(如图1所示)，按照一定的规则和规范自动形成档案编研初稿，编研人员在此基础上再借助现代化手段进行深度分析研究，利用OCR、WORD、Photoshop、Adobe Audition、Adobe Premiere等专业软件对文字、图像、音频、视频等信息进行识别、加工和编排，提高档案编研的效果和效率。VR虚拟现实技术是一种可以创建和体验虚拟现实的计算机仿真系统，它利用计算机将各种类别、各种来源的档案信息资源进行融合，生成一种动态的、交互式三维模拟视角，还原不同历史时期的校园环境，给利用者提供更具有临场感、沉浸感的利用体验。VR虚拟校园，就是利用VR虚拟现实技术制作而成的虚拟校园，使参观者仿佛置身于真实的历史校园环境之中，与不同历史时期的师生来一场穿越时空的对话，获得全新的感受。

(四)创新高校档案编研成果利用方式

物联网、云计算、大数据等新一代信息技术迅猛发展，特别是网络电视、电子阅读、智能终端等移动互联网技术已经渗透到工作、生活等各个领域，一方面拉近了人们之间的距离，另一方面也深刻改变了人们的行为习惯。高校师生思维活跃，紧跟时代发展，以印刷型、书本式的传统出版物形式提供编研成果利用，已经远远不能满足包括学校师生在内的广大用户群体的需求，高校档案编研应与时俱进，在传统出版方式的基础上，充分利用网站、微信、QQ等新兴媒体，尝试电子出版物、微电影、虚拟展厅等新型方式，突破时间和空间的限制，扩大服务范围，为利用者提供多元化、个性化、全方位、多角度的体验，充分发挥档案编研成果的利用价值，具体流程图如图2所示。信息化条件下档案编研服务要变静态展示为动态服务，改变信息传递方式，拓宽服务渠道，探讨社会化有偿服务，建立档案编研成果共享和交互平台，进一步提升档案编研服务效果。