高职院校实现财务无纸化办公管理实证研究

柯依琳

随着我国当前信息技术和计算机技术的不断发展，信息技术和计算机技术已经渗透于各行各业中，各行各业的工作模式以及工作载体发生了一定的改变。例如在高职院校财务工作中融入信息技术，可以实现无纸化的办公管理，相关高校的财务管理人员要结合无纸化办公管理的特点以及工作范围，对原有财务管理模式进行有效的创新以及改革，从本质上实现高职院校财务无纸化办公的成功转型。

为了使高职院校财务无纸化办公管理工作的有序进行，相关工作人员要加强对无纸化办公管理的重视程度以及认识，结合高职院校财务工作的需求以及要求制定新型的管理模式以及管理理念。数字化资源的电子化已经成为推动高职院校财务管理水平提高的重要影响因素，因此相关工作人员要加强对这一问题的重视程度，加深对高职院校财务无纸化办公管理的力度。

一、财务无纸化办公管理的简介

在高职院校财务无纸化办公管理的过程中，相关管理人员需要认识到财务无纸化办公管理的新范围以及主要的工作重点，这样才可以保证后续工作的有序进行。在当前时代下，随着我国信息技术的不断发展，电子技术和智能化技术得到了飞速的发展，从而产生了一些电子化的财务资料理，与此同时在财务无纸化办公的过程中，能够将一些财务信息应用信息化的技术进行广泛的处理，并且在利用信息技术是还可以引入一些先进的软件，对财务信息进行全面的储存，在实际工作的过程中，当财务工作人员想要获取一些信息时，那么就可以在这一系统中进行信息的调取以及总结，整个工作流程和工作过程都是非常便捷的[1]。在当前时代下，在高职院校的财务工作中，储存技术的日益成熟，使得整个财务管理工作更加的便捷，相关工作人员也可以将财务资料进行远距离的运输，并且和学校的领导人员进行在线的沟通和交流。在进行高职院校财务无纸化办公的过程中，还存在着诸多的问题，例如材料的真实性以及可靠性，所以相关工作人员在进行高职院校财务办公管理的过程中，要结合我国相关的法律法规，科学而有序的进行电子资料无纸化的工作。其次财务无纸化办公也符合当前社会发展过程中绿色环保和节约资源的发展理念，这主要是由于高职院校的财务资料和财务工作都是相对来说较为复杂的，随着财务工作的不断推进和高职院校的不断发展，在今后所产生的财务资料会越来越多，因此为了节约资源，提高工作人员的工作效率，要利用财务无纸化办公的理念，对原有的工作模式和财务管理方式进行有效的改革以及创新，这样一来会有效的节约纸张和其他人力资源的浪费，并且实际效果也是比较显著。无纸化的财务信息在阅读方面是比较清晰和便捷的，所以高职院校在当前时代下进行财务管理工作转型时，要积极的推进财务无纸化管理工作的有序进行，结合高职院校的财务管理需求以及管理要求，明确无纸化办公的主要方向以及重点的工作内容，从而使得高职院校的财务管理工作能够实现成功的转型，彰显信息技术的优势和作用。

二、高职院校财务无纸化办公存在的问题

在当前时代下推进高职院校财务无纸化办公管理是非常重要的，相关工作人员要加强对这一问题的重视程度，但是由于我国无纸化办公发展时间较短，所以一些高职院校在进行财务物质化办公的过程中还存在诸多的问题，严重影响了实际办公管理效率的提高，针对这种情况，相关工作人员要对这些问题进行深入的分析，找出原因从而提出针对性的解决措施，推动高职院校财务无纸化办公管理工作的有序进行。从整体上看，高职院校财务无纸化办公管理存在的问题主要有以下几个方面：

（一）财务人员管理观念的问题

在高职院校的财务部门中，大多数的工作人员并没有加强对财务无纸化办公的认识以及重视程度，这部分工作人员仍然运用传统的工作模式以及工作理念，或者是一些年龄较大的财务管理人员对电子化会计资料信息的安全性存在着较大的疑惑以及质疑，在这种传统的工作思想中仍然更加倾向于在书面上进行书写的传统工作模式，在利用新技术进行财务信息收集和总结的过程中，经常会存在着抵触的心理，这在一定程度上严重的影响了高职院校财务无纸化办公的成功转型。另外一些财务管理人员在利用当前先进的信息技术对财务信息进行处理和收集的过程中，并没有提高自身的信息技术水平，也没有充分的发挥当前先进信息技术工作手段的优势，所运用的信息技术只是停留于表面，无法从本质上进行财务无纸化办公的成功转型。

（二）财务资料管理系统的风险

在高职院校所进行的财务无纸化办公转型工作中，整个工作流程是相对来说较为复杂的，并且要耗费一定的时间才可以进行成功的转型，财务资料的无纸化管理并不是将纸制化的资料打印取消，要从整体性的角度进行成功的转型，高职院校为了保证无纸化办公管理工作的有序进行，还需要建立完善的管理制度，给实际的工作带来重要的支撑[2]。但是在无纸化进行的过程中，需要充分的考虑前端业务的流程设计，从整个业务系统入手实现成功的改革以及转型。在财务资料储存的过程中，由于整个网络环境是相对来说较为复杂的，假如相关工作人员并没有在财务管理信息中制定完善的安全防护措施的话，那么会造成大量财务信息的丢失或者是遗漏，严重影响了财务无纸化管理工作的有序进行。

以上就是存在于当前高职院校财务无纸化办公管理中的问题，相关工作人员要树立现代化的工作理念，加强对财务无纸化办公管理的认识，从这些问题入手制定完善的解决方案，并且加強和社会上技术人员之间的沟通和交流，从而制定出符合高职院校财务管理工作要求的财务无纸化办公管理体系和办公模式，提高高职院校财务管理的水平。

三、高职院校实现财务无纸化办公管理的路径

（一）加强对财务管理人员的技能培训

为了使每一个财务管理人员能够积极的配合高职院校进行财务无纸化办公管理的转型，相关管理人员要加强对这部分财务工作人员的培训力度，通过系统性的培训，使这部分工作人员能够认识到进行高职院校财务无纸化办公管理转型的必要性，并且积极的配合相关工作人员完成日常的工作[3]。在培训活动中，既要向这部分工作人员讲述财务信息化系统管理的内容，还要向这部分工作人员讲述，在进行信息化管理过程中很有可能遇到的风险，使得每一个工作人员在实际工作的过程中能够明确会计资料无纸化管理应当注意的问题以及很有可能遇到的突发情况，这样一来，这部分工作人员可以提高自身的工作积极性以及工作热情，学习一些新的技术和新的无纸化管理方法，对自身原有的管理思路和管理方法进行有效的改革以及创新，将原来的凭证打印装订保管转换为对系统的优化以及监督，利用先进的信息技术手段和财务管理系统对财务信息进行检查和分析，这样一来不仅可以降低财务管理人员的工作压力，还可以提高实际财务管理工作的效率。因此管理人员在对高职院校财务管理工作进行无纸化转型的过程中，要加强对财务工作人员的培训力度，从而使得每一个工作人员能够认识到在当前时代下进行无纸化转型的必要性以及紧迫性。

（二）对无纸化管理系统进行精心的设计

高职院校在进行财务无纸化办公转型的过程中，要建立和设计完善的财务管理系统，从而为后续工作奠定坚实的基础。由于高职院校财务资料信息所涉及到的内容比较多，例如高职院校中的业务和行政方面的内容，因此为了保证会计资料无纸化管理的顺利进行，相关管理人员在日常工作的过程中要加强和其他部门工作人员之间的沟通以及交流，从而保证项目的顺利实施。另外，相关财务工作人员还需要对高职院校的财务信息进行有效的分类以及汇总，将日常业务和非日常业务进行相互的融合，从源头入手结合高职院校财务信息的类型，构建完整和完善的财务管理系统。在进行无纸化管理系统设计的过程中，要在源头上进行封闭性的系统设计，防止材料在储存的过程中出现丢失的现象。此外，还需要将部分业务和财务部门的工作职能进行层次性的无纸化转型，加强对整个财务管理系统的测评以及审核，相关工作人员可以聘请社会上的一些专家学者，对高职院校的财务管理系统的问题进行深入的分析以及研究，并且提出相应的整改措施，从而使得高职院校的财务管理系统更加符合高职院校财务管理的需求。

（三）提高财务资料信息的安全性

上文已经提到，由于整个网络系统是相对来说较为复杂的，并且在网络这一大的环境中会存在一些安全隐患，所以为了实现高职院校财务无纸化办公的成功转型，相关工作人员要提高财务信息的安全性，改善实际的工作效果。首先要加强对计算机机房的管理，严格的落实和执行安全防范措施，防止无关的人员深入到机房中进行财务资料的提取，在机房中可以采用指纹识别或者是人脸识别的方式，并且当相关工作人员进入到机房中后，系统要对这名工作人员的工作行为进行跟踪，并且进行数据的记录，这样一来不仅方便后续的管理，当机房出现一些安全事故时，那么也可以从源头入手，查出可疑人员，最大程度的保证信息的安全性。其次，在实际工作的过程中，要建立账号权限的管理系统，从信息的使用和查询方面进行权限的设置，对于不同工作职能的财务工作人员来说，要进行层次性的管理，授予不同工作人员不同的权限，当非授权的用户进入到登录系统时，系统会自动化的鎖定这名用户，并且禁止这名用户的一些违规行为，对于情节较为严重的情况来说，系统还可以进行自动化的报警，维护财务信息的安全。

四、结语

为了提高高职院校财务管理的水平，相关工作人员要认识到在当前时代下进行高职财务无纸化办公转型的重要作用以及实际意义，对当前财务工作无纸化办公所存在的问题进行深入的分析以及研究，加强对无纸化办公的认识，并且还要对财务工作人员进行信息技能上的培训，从而使得财务工作人员可以有条不紊的进行无纸化的办公。

（作者单位：广东轻工职业技术学院）