分类管理模式在办公室档案工作中的运用

路娜

摘  要：办公室档案管理是事业单位日常管理工作的重要内容，采用分类管理模式进行档案管理，有利于单位管理能力的提升，可以强化档案管理的开展效果。基于此，本文分析了办公室档案资料的特点，明确了具体的建档要求，并对档案管理中存在的問题进行了简要分析，进而将分类管理模式在办公室工作中的具体运用方式展开了探讨，以期为办公室档案管理工作的有效开展提供参考与借鉴。

关键词：分类管理模式  办公室档案工作  档案管理  运用

中图分类号：G271           文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2020）07（a）-0180-03

Abstract： Office archives management is an important part of the daily management of public institutions. Using classified management mode to manage archives is conducive to the improvement of the management ability of the unit and can strengthen the effect of archives management. Based on this， this paper analyzes the characteristics of office archives， makes clear the specific filing requirements， and briefly analyzes the problems existing in the archives management， and then discusses the specific application of classification management mode in the office work， in order to provide reference and reference for the effective development of office archives management.

Key Words： Classified management mode; Office archives work; Archives management; Application

在事业单位管理过程中，档案管理工作贯穿始终，日常工作中所产生的各种资料、报告等都属于办公室档案资料管理的内容。建立科学完善的档案管理系统，有利于提升档案办公室档案管理部门对档案信息资料的敏感程度，可以及时收集到与事业单位管理相关的各种信息资料，在档案管理实践中可对档案管理系统进行逐步优化与完善，进而为事业单位重大决策及运营管理目标的制定提供可靠的信息依据。

1  办公室档案的特点

1.1 私密性

办公室档案资料的建立过程可体现出事业单位机构的设置情况，也是其业务操作方式的重要体现，这都属于机密信息，因此，办公室档案具有机密性的特点。同时，办公室档案管理部门应正确看待档案管理工作，通过合理的档案管理与分析，为事业单位人力资源的分配以及资金、资源的有效利用提供完备的信息支持。同时档案资料是事业单位所有信息的综合，通过档案资料的调取与使用，可以推进信息资源的开发进程。在管理过程中，应切实发挥出档案资料在管理决策方面的作用，为事业单位的安全运营与稳定发展提供保障，通过采取必要的安全保护措施，保障重要信息的安全。

1.2 系统性

在事业单位日常管理中，任何一项管理工作及项目从开始至结束的全程中都会产生一定数量的文件及资料，必须对相关档案资料进行合理的存储与管理，使文件内容更加系统与完备，因此档案管理工作具有系统性较强的特征。以管理内容及项目为依据进行档案管理的分类整理，并进行系统化的管理，可为日后的档案资料的查阅与使用提供便利。

2  办公室档案资料的建档要求分析

由于事业单位日常管理工作涉及范围较广，各个部门所采用的工作方式也存在一定差异，并且工作中出现的文件及资料重要程度也各不相同，应分类管理档案资料并提升保管的安全性，因此，建立科学、完善的档案管理体系十分必要，既可确保档案的有效收集，也可实现档案的分类整理与存放，进而使档案保存与利用效率得以显著提升。档案管理人员应恪守岗位，了解办公室档案管理工作的特点，以办公室档案管理目标为依据进行档案管理规划的制定与分解，进而使办公室档案管理工作向着更加科学化与规范化的方向发展。

分类管理模式下办公室档案资料的建档要求较多，一是各部门应以自身的工作职责以及工作开展情况为依据合理进行重要档案资料的存储与管理。二是工作人员出现晋升或岗位调动后，办公室档案管理部门应及时进行相关档案信息的更新与完善，并合理进行档案的存归档与处理。三是办公室档案管理时应将纸质或音视频资料的原件进行归档保存，并且归档后不得私自进行内容的修改与删减。四是确保档案资料的完整性，如发现资料不完整，必须及时进行补全，如资料字迹潦草或较为模糊，必须先进行原始资料的复制再将原件与复印件同步进行存储。五是应按照档案资料管理规范合理进行档案资料纸张的使用，严格规范填写标准，确保装订符合档案管理规范。六是对同属于同一档案资料卷宗中的多个文件，先对各个文件的独有价值进行分析，并将之进行关联与整合，将各部门的职能更加准确、客观的反映出来，以此作为日后工作需要的查阅凭证。七是如本案资料存在局部破损，应对其破损部位进行粘贴或修补，如档案资料纸张较大，应将其进行折叠保存。

3  档案管理过程中面临的问题分析

3.1 未认识到档案管理工作的重要性

部分事业单位档案管理工作开展的积极性不高，究其原因是工作人员未能正确认识到档案管理工作的意義，对办公室档案管理工作的了解不足，将其等同于文书抄写及保存等简单的工作类别，认为档案管理工作无关事业单位的发展，因此导致档案管理工作的严谨性不足，工作效率低下，致使档案管理工作的开展与事业单位的发展需求并不完全一致。

3.2 管理能力不足，管理方式缺乏创新

部分事业单位会从其他岗位抽调人员担任岗位档案管理工作，并且未对其进行严格的岗前培训，致使其对档案管理工作的了解并不深入，也缺乏专业性的档案管理知识与能力。同时由于缺乏对档案管理工作的正确认识，致使其未能进行严谨、全面的档案收集与管理，操作过程也并不规范。此外，部分事业单位的档案管理人员还兼任其他岗位的工作，难以将所有精力集中用于档案管理工作，因此存在档案材料的归档并不详细、档案信息资料的完整性与准确性不高的问题。

3.3 档案管理设施有待完善

由于受到档案管理工作重视程度的影响，部分事业单位的档案管理设施并不完备，甚至根本未设立专门的档案室。即使设立了档案室，也存在档案室空间不足，环境潮湿等问题。档案资料的存储存在受潮与损毁的安全隐患，因此，加强档案室管理设施建设是事业单位开展办公室档案管理工作的必要前提。

4  分类管理模式在办公室档案管理中的有效运用策略

4.1 档案资料分类管理体系的建立与优化

对于事业单位来说，各个管理环节都会产生一定数量的档案文件与资料，因此事业单位应建立与完善档案资料分类管理体系，根据管理项目的不同进行档案资料的分类整理，同时根据档案内容的不同而进行档案资料的分类存储与统计分析，进而使档案资料管理体系更加系统与规范。

4.2 收集与更新档案资料

在档案资料收集与管理过程当中，档案管理人员应对管理项目的全过程进行详细的了解，以确保档案资料的真实性与可靠性。在管理内容或项目开始之前就应进行相关资料的收集，并在项目实施过程中不断进行档案资料的更新与完善，将所有信息资料整理成文件分类进行存储。档案资料收集人员应高效、准确地获取真实的档案资料，并根据事业单位的实际工作需求而进行相应档案信息的收集与存储，为同类工作开展过程中进行相关资料的查阅与调取提供便利。

4.3 以管理内容为依据划分档案类别与设定保管期限

应以管理内容的不同合理进行档案资料类目的划分，并根据其类别的不同而进行档案资料的收集与整理，进而为各个部门重大管理及项目投资决策的制定提供准确的信息依据，并以档案资料的类别为依据进行档案存储期限的设定，可将之划分为短期与长期存储类别。通常档案管理规章制度、工作总结与计划等档案文件的保存期限都为10年，其他方面的档案资料还可设定为短期或长期保存期限，应根据事业单位的实际情况及档案资料的具体内容而进行保管期限的设定与调整。

5  结语

档案资料是事业单位经营管理的重要内容，采用分类管理的方式可以有效提升事业单位的档案资料管理效果，事业单位应从建立档案资料分类管理体系入手，在事业单位管理过程中实施全面与及时的档案资料收集与更新，明确具体的办公室档案工作管理内容，并结合事业单位的需求与档案资料的内容合理进行档案类别的划分与保管期限的设定，进而为档案管理工作的规范化发展创造条件。

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