建筑工程档案资料管理问题及处理措施

余燕略

摘    要：建筑行业的快速发展带动我国各行业发展迅速，使得我国快速进入现代化科学技术发展阶段。随着经济社会的发展，近年来，城市建筑犹如雨后春笋般拔地而起。建筑工程档案记录着城市变迁，建筑工程档案资料管理工作作为一项重要的基础业务建设，是研究过去、指导现在和未来发展的重要依据。由此，加强建筑工程档案资料管理，提供科学便捷的档案服务，就更加具有重要意义。

关键词：建筑工程;档案资料管理问题;处理措施

1  引言

建筑行业的发展关系到我国整体经济的发展速度和发展方向，一直以来我国大力发展，改革创新。工程项目实施的过程中，工程档案资料管理工作非常重要。工程施工期间，工程档案资料具有监督作用，工程竣工验收中档案资料的验收也是非常重要的一部分，除此以外，当出现安全质量事故以后，档案资料是事故原因分析的重要依据，档案资料对于建筑后期的检修和维护也有着较大的作用。

2  建筑工程档案资料管理问题分析

首先是项目领导不重视技术资料的收集，且工程施工合同没有对技术资料的提交质量和时间没有明确的规定，因此项目实施的过程中技术资料被忽略。技术资料不仅只是施工单位的事情，还涉及监理单位、建设单位和设计单位，需要各个单位协调合作。由于各个单位沟通协调不顺畅，给技术资料收集管理增加了很多的阻碍。质监站给的整改通知单甲方不配合盖章等。其次是档案管理没有明确的制度，管理人员监管不得力。该项目没有专门的资料员，资料工作有技术员和施工员以及各个分包单位代管，各分包单位收集整理的资料没有统一的规定，由于资料收集管理人员自身的职业素养较低，水平有限，档案资料的收集十分混乱，已经有的资料也不规范。为了应付资料验收，施工单位雇佣临时的资料员时候补资料。由于资料没用很好的归整，检查时经常手忙脚乱。

3  建筑工程档案资料管理处理措施

3.1  进一步提升档案资料管理人员业务能力和综合素质

其一，聘用专业的档案管理人才。在档案资料管理工作中，管理人员发挥着关键性的作用。要想进一步提升档案管理信息化建设，首先一点，就是要聘用专业的档案管理人才，提升档案资料管理人员的素质和专业技能。其二，企业要加强对档案管理人员的业务培训和学习。随着社会的发展，信息技术在档案管理中的应用也在发生着变化，因此，档案管理人员一定要定期接受业务培训和学习，及时更新自己的知识储备和信息设备的操作方法，以便更好的适应建筑工程档案管理工作的信息化建设需求。其三，要制定完善的考核制度和奖惩制度。对档案管理人员信息化管理工作进行全面的定期考核和检查，对于那些工作勤奋、责任心强，善于学习，能够熟练操作信息设备，出色完成档案管理工作的人员给予一定的奖励;而对那些责任心不强，考核不合格的，不能胜任档案管理工作的人员，给予调岗处罚或者是辞退，不断优化管理人员组成，有力推动工程建筑档案管理信息化建设的顺利进行。

3.2  做好目前的建筑工程档案资料管理的信息化管理

过去较为传统的建筑工程档案管理在现如今的时代发展中很难再满足时代的发展需求，所以，在开展建筑工程档案管理的过程中也要紧随时代的发展脚步，实现信息化的档案管理，确保将网络信息技术和档案管理进行科学的综合，这对于建筑工程行业的发展都有着更加积极的现实价值。为了进一步的达成建筑工程档案信息化管理的目标，第一点，要积极的构建数据化的机房，积极的购置服务器，科学的设定好广域网和局域网等，这样才能够为以后的建筑工程档案管理提供更多的可能。第二点，要做好较为健全和完善的档案管理体系。建筑工程管理工作人员要积极的利用好这些系统实现对工程有关的信息采集、整合、管理，最终提升建筑工程信息的科学性、真实性。第三点，按时的对档案管理体系进行检查分析，及时的发现错误并采取科学的措施解决处理，对有关的制度体系进行健全和完善，确保档案资料管理的价值得到最大化的发挥。

3.3  建立健全档案资料管理制度

做好档案资料工作的前提就是要制定完善档案管理制度及标准化细则。要明确档案管理机构及其主要职责。例如，要确定领导责任制，由企业办公室有关负责人全面负责企业档案管理工作，由各部门有关负责人负责本部门档案工作，由监督、检查人员负责文件材料收集及档案整理工作，并要进一步明确专职档案员、兼职档案员、资料员的执业资格和岗位职责。要细化资料管理流程，使其更好地反映各管理人员之间工作的衔接、交互、配合情况，做到无漏洞、无遗失，确保档案工作全过程得到规范有序管理。各管理人员要依据资料管理制度和资料管理流程填写好各自工作中形成的资料目录和内容，以避免施工资料与工程进度不同步的情况，从而保证施工资料及时、有序地得以收集。企业离职人员中涉及兼职档案员、资料员的，在离职时必须经由档案员签字方可办理离职手续。要完善归档分类方案，确立包括综合类、工程项目类、人事类、会计类等类别文件材料的归档范围，具体分类要结合企业组织架构和实际经营情况进行细分。归档分类方案不宜过于烦琐，档案管理的关键在于利用，只要能确保在最短时间内查询到有关档案，这样的分类方案就是实用的。

3.4  资料收集的过程中必须做到真实、有效

材料进场报验、施工检验批、隐蔽工程检查等是档案资料的主要组成部分。资料收集的过程中必须做到真实、有效。材料入场前必须提供合格证且经由施工单位、监理单位验收以后方可进场。入场的材料需要取样、送检，等检测报告出来合格以后，材料才能使用。不合格材料需要复试以后才能使用。送检需要填写取样委托单，注明材料的批号、规格、型号以及使用部位，检验合格以后材料方可用于现场施工。

3.5  不断丰富档案信息服务的形式

大数据时代，建筑工程档案管理服务要紧跟时代的发展变化，实施信息化建设，借助信息技术，不断优化档案信息资源，进一步丰富档案信息服务的形式。其一，利用微缩技术服务。在工程档案管理中，必然会有一些非常重要或者非常珍贵的档案资料，对这些资料的保管要非常谨慎，既要防止损坏，也要防止丢失或者被盗。这时可以利用微缩技术，将这些资料进行缩减，进而妥善保管。另外，在工程档案管理中，资料信息非常多，而且繁杂，加强信息化建设，利用信息技术的强大功能，能够极大的提升档案管理的效率和质量。

3.6  增强全员档案意识

建筑工程档案是企业经营活动的真实记录，也是城市发展的历史见证，是记录历史，连接过去、现在和未来的纽带。档案工作从来都不是某一个部门的工作，特别是对于建筑工程而言，档案意识更需要深深根植于每个员工的心中，落实在每个员工的行动上，才能确保工程档案应收尽收、应归尽归。树立工作人员的责任感、使命感和荣誉感，增强全员的档案管理意识，对于更好地完成建筑工程档案管理任务具有积极作用。强烈的档案意识难以自发形成，這就需要企业通过采取有效的宣传教育提高全员档案意识，加强全员对档案法律法规和档案管理知识的学习，使全员更加清楚地认识到建筑工程档案的功能和作用，树立全员重视档案、全员参与档案管理的观念。

4  结语

档案资料管理是建设工程项目的重要部分，不仅在项目实施过程中有着很大的作用，项目投入使用以后，如若出现质量问题，或是项目需要改建或是扩建，档案资料都能够提供参考依据。

参考文献：

[1] 付菁燕.基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性[J].城建档案，2018.

[2] 王勇.大型工业建设项目档案管理规划的作用与编制[J].城建档案，2018.

[3] 黄闵春.大数据背景下建筑工程档案信息化建设研究[J].办公室业务，2019（17）：57～59.