基层档案室资料归纳和利用

杨天军

摘要：目前，我国相当一部分企事业单位基层组织尚未设立专门的档案管理机构和人员，文件档案管理由秘书或其他工作人员兼任。信息技术的发展和基层档案管理的特殊性，使基层档案管理在新时期面临新的挑战。但是目前基层档案局在档案管理工作中还存在很大的问题，重视基层档案局对档案管理的工作，对基层工作的开展具有十分重要的意义。

关键词：基层;工作;问题;档案管理

档案管理的主要内容是档案的收集、整理和使用。随着国家信息化水平的不断提高，现代档案管理方法有助于促进基层档案管理的发展。随着信息化水平的快速发展，只有运用现代化的管理方案，才能实现科学有效的档案管理，从而为各部门服务。

一、基层档案管理的主要工作内容

基层档案管理的主要内容包括：档案的收集整理和档案目录的整理等。由于各级档案的形式不同，档案管理的内容也各不相同，使得档案管理体系复杂多变。简单地说，档案管理可以分为实体管理和信息开发两个方面。所谓实体管理是对档案信息的收集和整理，而信息开发则是对收集到的信息的处理和输出。所谓文件编制，编目等都属于信息处理，文件借阅等这些都属于信息输出。档案管理的特点是服务和管理，在实际工作中不会有物质财富，档案管理只负责收集和处理过去的事件，工作人员不会产生档案，档案的收集和管理将涉及社会的各种管理制度，这是一项服务社会的活动，而不是单独存在的活动。档案管理可以认为对社会发展、政治、经济等都是非常重要的。

二、存在的问题和困难

（一）文件资料收集难

我们知道，档案业务工作主要由收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用、统计7个环节组成，收集工作排在了第一位，说明收集工作是做好档案管理工作的前提也是先决条件，如果收集不全面、不到位就会造成归档文件的数量和质量大打折扣、失色很多。一些文件材料在批阅、传阅、办理的过程中办理科室单位不同程度的会有重办理轻退回的思想，大部分科室由于对文件归档的认识不到位造成文件办理完毕后会被积压、扣压在本科室单位，放在手中长期不退回办公室，而办公室由于每天收到大量文件而对原来的文件催要回收不及时甚至遗忘。另外，有的重要文件是领导参加会议时下发的且由于公务繁忙会忘记及时移交，是造成收集难的主要原因。另外办公室文书工作者也要时刻树立资料收集意识，在工作中养成及时留存文件资料的良好习惯，为档案资料的完整归档打下坚实的基础。

（二）对档案工作重视不够

档案工作是一项幕后工作，它所发挥的作用既不是直接的，也不是间接的，短期影响不明显：最好是一些反映自己单位业绩的业务工作更容易得到上级的肯定和批准，这使得各单位对工作的重视程度普遍较低。大多数单位没有把档案工作列入年度计划，也没有明确经费保障，档案管理的科学化水平不高。

（三）档案管理制度不健全

部分单位虽然有档案管理机构，但是流于形式，缺乏一些必要的诸如档案整理、利用、借阅、交接等方面的制度来约束，随着时间的推移及人员调整等因素，一些重要资料的收集、整理、移交、管理如果不及时、不到位的话会造成无法弥补的损失。

（四）档案管理人员责任心不强，素质不高

因为大多数单位档案室保存档案的年限为几十年，时间跨度较长，受保管条件等方面的制约难免会有霉变档案，部分同志因这会造成皮肤过敏等原因，没有长远打算从事档案工作，以各種原因申请向条件好的科室进行调整，工作热情不高;一些档案人员频繁调动原因没有专职档案员，只能抽调人员临时兼职，工作两头兼顾，难以集中工作;部分单位借阅档案没有亲自帮助查阅，而是认为只要打开自己能找到的档案的大门，同时单位借阅和使用的档案不进行详细清点、登记、收集，容易造成档案丢失。

（五）档案理论知识缺乏

扎实的理论基础是档案工作的基础。虽然有的从事档案工作但陷于被动应付因为没有专业的理论知识做基础，工作很难有很大的改进和提高;有些文件应归档哪些文件不应归档，档案编号和文件保管期限等基础知识，会影响档案工作的规范化和系统化。

三、解决档案管理工作的对策

（一）加强研究，提高对文献资料收集重要性的认识

加强研究，通过探索有效提高领导和相关单位对文献资料收集重要性的认识的途径，该办公室应提高直接查阅重要文件的高级管理人员对文件归档重要性的认识，对于一些主要领导人参加重要会议，主席团将事先掌握情况，此后，需要及时提醒管理人员按照文件处理程序将文件移交办公室，便于集中管理和及时归档，办公室多次问领导自然领导的重要性也增加了，也可以采取“互联网+”的方式，通过对参加会议的领导提前发送微信提醒的方式来做好文件资料的收集，这些都是做好档案收集的行之有效的方法。

（二）提高注意力，加强档案工作领导

单位将档案工作列入年度计划或中长期规划，为建立和完善档案管理机构，切实加强对档案工作的领导，要实行亲自领导高层领导，依靠领导和档案工作者的模式，并根据每年的实际情况，确立分层的责任。

（三）加强制度建设，推进记录管理工作升级

逐步严格遵守《中华人民共和国记录法》《中华人民共和国记录法实施办法》和国家、省、市、县的记录法律法规和部门规章、文件规定，健全完善文件各项规章制度，如借用利用制度、仓储管理制度、保密制度、岗位责任制等相关制度，明确落实有关人员的岗位责任。在做好基础管理工作的前提下，积极创建规范化的档案管理单位，实现创新的档案管理工作，有思路，干事创业有激情，有办法推进工作，从而促进档案管理工作迈出新的一步，实现新的突破。

（四）加强档案专业教育，提高员工的整体素质和能力

单位应将档案管理方面的培训列入每年的年度培训计划。通过邀请档案主管部门进行专题讲座，观看视频，对人员的理论素质和职业道德进行全方位的培训，提高对档案的思想重视，主动做好档案工作。

四、提高基础档案管理工作效率的策略

（一）推动档案管理的现代化

一是提高科学管理意识，提升服务质量。基层档案管理人员除了要有现代管理意识外，还要有高度的责任心，不断学习基层档案管理的专业知识和科学理论。在实际工作过程中在现有知识结构的基础上敢于创新，敢于探索管理服务机制，以更好地服务社会。二是熟练掌握现代化管理技术，提高自身素养。档案管理是利用信息技术获取信息的工作，采用现代的管理水平是提高基层记录管理业务效率的物质基础，因此记录管理人员必须熟练运用现代手段进行记录管理业务，科学合理的记录管理不仅是时代发展的需要，也是体现社会进步的关键。

（二）提高工作人员的素质

建立一支作风优良，素质较高的档案管理队伍，对我国当前的发展具有重要意义。以下是提高员工素质的几种方法。一是提高思想道德修养。基层档案管理是一项非常重要的工作，所以在选拔工作人员时必须要求他们要有较高的责任心，正派的作风，较高的党员思想道德水平，确保他们能勤奋工作。二是提高知识培训工作。相关部门要定期开展档案管理人员职业教育和岗位培训，及时掌握国家档案局下发的相关制度，不断更新管理人员知识库。以提高档案管理的效率和质量。管理人员也要在培训后的实际工作中积极创新，敢于开拓新的档案管理模式，及时总结经验，使档案管理越来越科学合理。

（三）完善档案管理制度

一套科学的档案管理制度是实现良好档案管理的基础，但目前基层档案管理单位的制度体系还不是很完善，还存在许多问题。因此，迫切需要尽快完善档案管理机构，构建一套科学合理的档案管理体系，对不同类型的档案进行分类管理，促进档案的技术和科学管理，提高管理水平。首先，要制定一系列的档案管理制度和职责，使其能够约束档案管理人员;其次，要提高档案管理的领导作用，单位领导要将档案管理纳入具体工作计划。明确档案管理工作区域，为档案管理提供经费支持，定期对档案管理人员进行专业培训。

（四）增强领导的重视

基层单位档案管理质量不仅关系到档案管理相关制度的健全性，也关系到单位、领导对档案管理的重视程度。因此，基层档案管理人员必须积极宣传档案管理工作，使单位各部门意识到档案管理工作的重要性和联系。基层档案管理人员通过展示档案管理的局限性，赢得单位领导的赞誉，使基层单位领导认识到档案管理的重要性。

五、结语

长期以来，由于基層建设档案的内容比较复杂，而且专业性比较强，所以给档案收集工作带来很多困难，再加上过去的档案意识落后，管理制度不到位以及管理人员专业能力有限，使得档案的完整性和规范性受到损害，造成很大的损失。所以，在今后的档案收集整理过程中，要转变观念，建立科学的管理制度，积极提升工作人员的技能，确保工程档案的建立能够符合相关的要求，发挥档案应有的重要作用。总之，计算机技术是基层档案管理的机遇和挑战。要敢于斗争，根据具体情况制定具体策略，不断提高基层档案管理效率。实现推进我国基层档案管理现代化的目标。

参考文献

[1]李文斌.基层事业单位文书档案管理工作浅谈[J].卷宗，2016，6（2）：71.

[2]向才兴.浅谈基层单位文书档案管理[J].清江论坛，2014（1）：48–49.

[3]吴莹.浅谈当前基层文书档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2014（6）.：65

[4]陈丽琴.文书档案管理工作的实践思考[C].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2016.

[5]孙学志.基层文书档案管理存在的问题及对策[J].科研，2014（6）：65.

[6]龚志军.城市建设工程档案收集的难点及策略[J].智能城市，2016（3）：53–56.

[7]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012，8（150）：125–128.

[8]梁江华.试分析如何提高基层单位档案管理工作水平[J].价值工程，2013（26）：169–170.

[9]袁文芝.浅谈如何在新形势下提高基层单位档案管理工作水平[J].华章，2011（07）：254–254.