人事档案管理存在的问题及对策

贾培培

摘要：人事档案是记录企业内职工个人资料的基本形式，能够全面、真实地记载企业职工的工作经历与道德素养，也是各企业单位进行审计考核与人员调用的主要凭证。随着社会信息化的迅速发展，人事档案也正在逐步从纸质材料向信息化存放方式转变，以往的纸质档案材料管理方式已经不能满足新时代档案管理的需求。本文针对淄博工务段人事档案的管理模式呈现出的问题，提出一些相应的解决优化对策。

关键词：档案管理;管理方式;对策

随着改革工作的不断深化，企业人事档案管理的价值也随之充分展现出来。与此同时，企业单位对于档案管理人员的要求也越来越高，要想在新时代做好人事档案管理工作，就必须仔细分析当前的社会形势，根据实际情况解决管理过程中存在的诸多问题。

一、人事档案管理工作的意义

在目前淄博工务段的运行管理过程中，需要结合职工自身的工作特点来为其分配工作任务，充分调动职工的工作积极性。人事档案的管理工作内容主要包括两个方面：（1）人事档案是记录工作人员信息的主要方式，在进行管理时，单位可以通过调查职工的人事档案，来对其实际工作能力和精力进行充分了解。同时在档案管理过程中，对人事档案进行科学管理可以有效帮助单位选择高素质人才，依照个人能力的高低来为其提供合适的岗位，使优秀人才能够充分发挥其自身价值。（2）在企业的发展过程中，人事档案也是保证工作人员获得利益的基础，职工的任职、转岗、退休都可以通过人事档案的记录体现出来，同时具备一定的法律效力。

二、人事档案管理过程中的问题

（一）管理方式跟不上新要求

在目前淄博工务单位的档案信息化管理还没完全实施开来。随着社会信息化变革的不断深入，人事档案的信息化管理已经成为企业档案管理的总体趋势，能够大幅提升档案管理的工作效率提升，为人事档案的存档、更新、查阅等提供極大便利。这就需要企业配备档案信息化管理的一系列必要设备：电脑、打印机、网络等。

单位还需要计算机操作水平较高的职工，或培训原来纸质档案管理人员的计算机操作能力。目前单位纸质档案的管理基础也相对比较差，由于单位人事档案具有较强的专业性与机密性，必须专门存档，并派有专人负责管理，但是纸质档案还是有可能存在损坏、泄露、丢失、虫蛀、霉变等诸多问题，对人事档案的完整性造成了严重影响。再如职工发生职位变动时，单位档案未能及时记录，新旧岗位之间没有充分沟通交流，导致职工的档案信息不全面。

（二）材料收集、管理难度大

目前单位人事档案管理存在很大的随意性，档案管理工作不够仔细，职工变更的信息没有及时存档，导致档案资料堆积，且档案管理部门相对分散，如单位的职工履历表、工资审批表、人事任免通知等文件资料由劳动人事科提供，入党材料，党员奖励材料由党委办公室提供，每个部门的管理方式又没有统一的标准，这也加大了资料的收集难度。

（三）管理人员素养有待提高

目前单位因档案数量还未达到配备专职要求，由人事干事兼任，因工作人员的变动，使工作人员疏忽档案移交工作。且没有受过专业训练，影响了档案管理工作的顺利进行，人事档案的管理工作对工作人员的专业性要求较高，要求档案管理人员熟练掌握职工资料的收集、归纳、存档方式，但是目前本单位的兼职档案管理人员专业能力还处于比较欠缺的状态。

三、人事档案管理工作的优化对策

（一）逐步完善人事档案管理机制

新中国成立以来，我国各企业单位通过借鉴干部档案管理的方式，制定了一套完全属于自己的职工大型企业档案管理工作模式，1992年劳动部、国家档案局联合制定并颁发了《企业职工档案管理工作规定》，大大地推进了信息时代我国大型企业职工档案管理的科学化、规范化的进程，很多单位也由此走向了档案科学管理的正轨。随着我国市场的竞争越来越激烈，要想加强对单位职工的管理力度，增强单位的核心竞争力，单位领导就必须充分重视职工人事档案管理工作，用更加科学先进的技术手段来面对国内外环境的新变化，紧跟时代发展步伐，建立起一套切实可行的人事档案管理机制，更好地为本单位服务。

（二）优化档案管理方式

根据相关文件的要求，加强单位的信息化管理体系，从单位的实际情况出发，采用有效手段，逐步完成档案的信息化管理模式。单位着手置办信息化管理的必要设备，将纸质的档案信息输入到计算机中，利用先进的技术手段完成档案中的图片与其他文字的编码转换处理工作，实现了纸质文件档案与其他电子文件档案的并存。同时充分利用计算机的信息保密管理功能和计算机的保密功能，保证人事档案的安全性。

（三）做好档案基础工作

人事档案管理工作的不断完善自然离不开单位领导的重视与支持，单位应该组织做好后勤准备工作，集中力量解决方案管理工作过程中遇到的难题。按照文件的相关规定，整体、全面地收集整理职员的档案资料，投入资金购买专门的方案存档盒，并对档案进行重新编排卷宗目录的工作，按照文件的纸质要求重新整理发生损坏的档案资料。逐一检查档案的装订线情况，对于不符合要求的资料加以修改。折叠处理过大资料纸张，装订成册，并按照目录顺序存储档案资料。

（四）加强管理人员培训

无论专职还是兼职的档案管理人员，他的专业能力是影响档案管理水平的直接因素，所以应该定期开展档案专职管理人员的培训课程，并制定考核标准，加快档案人员的掌握专业操作和具体流程的进度。综合考察档案管理人员的专职素养与政治素质，重点培养工作人员的创新能力。

（五）树立人力资源管理新理念

随着我国经济的不断发展，单位的管理制度也在不断优化完善，人事档案管理理念也要紧跟时代潮流，人事档案的管理工作正在朝着现代化、规范化的方向发展。在目前的时代背景下，人事档案管理工作只有经过不断的改革创新，才能满足时代对其提出的新要求，解决工作过程中出现的各种问题，为本单位提供更好的服务。

四、结语

在目前的时代背景下，人才是使各单位在激烈的竞争中能够获得主动地位的关键，人事档案管理的工作是各单位人事档案管理工作的重要组成内容，其人事档案管理水平的高低直接地影响了单位人力资源的核心价值观和利益所在，所以必须从单位的具体情况出发，不断提升单位的人事档案管理能力。档案管理的工作人员要善于抓住机会，在传统管理方式的基础上不断创新，不断探寻适合本单位档案管理的具体方式。

参考文献

[1]陈慰.优化人事档案管理  推进特种设备检验事业高质发展[J].办公室业务，2020（12）：42–43.

[2]付九地.做好事业单位人事档案管理工作的思考[J].办公室业务，2020（12）：168–169.

[3]余芳芳.事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究[J].科技经济导刊，2020，28（18）：197–198.