铁路建设项目档案资料管理工作

翟颖

摘要：铁路建设项目档案管理是铁路建设的一项基础工作，铁路建设项目档案是铁路工程建设的真实记录，是铁路企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，如何做好铁路建设项目档案资料的管理工作，是实现工程顺利交验的重要保障，对工程项目建成后的运行、发展，都具有十分重要的意义。本文针对目前铁路建设项目档案收集整理过程中存在的问题，进行了分析并阐述了解决的方法。对于铁路建设项目档案管理工作，单位领导要高度重视，档案管理制度应健全，管理工作应规范。应加强对工程技术及档案管理技术的培训，提高管理人员自身的业务水平，创新工作手段，不断提高铁路建设项目档案的管理水平。

关键词：项目档案;档案管理;档案资料

在铁路建设的过程中，涉及的项目档案是十分重要的，其对整体工程的建设流程做了详尽、真实的记录，可全面反映出铁路企业基本面貌以及全过程。工程项目是否能正常开展，档案资料是否完整，以及管理水平是否先进，均有一定影响，同时对之后的工程维护、工程扩建、工程改建等，均起到十分重要的作用。因而如何做好铁路建设项目档案资料的管理工作，是工程顺利交验的重要保障，更是项目在完工后发展及运行的重要基础。

一、铁路建设项目档案的重要性

在铁路建设的过程中，其建设中涉及的项目档案是十分重要的，也是一项非常基础的工作。项目档案涉及的内容非常多，从项目评估立项阶段开始记录，包括之后一系列与之有关的设计、勘察、施工等工作，以形成的文字、图表、声像等记录资料的文件形式。所记录的内容非常多，如记录了各地下和地上的建筑物，也包括了一些隐蔽的工程，可有效迪地反映出工程项目的全流程，能为之后的质量责任追溯提供条件，是项目未来审计、监督、验收的重要证据。当项目完成并投入运营后，若要开展养护、改造等工作时，档案资料又可成为其工作开展的基础及文字材料。

由于铁路建设管理中，档案管理是其非常重要的构成。所以做好档案资料的整理、收集以及保存工作就显得特别有必要，这对于提升项目的管理水平以及项目的质量建设均起到非常重要的作用。在管理工作中必须坚持统一领导、分级管理、分级指导为原则，维护档案的完全、完整，推进档案的开发以及利用，为服务经济社会发展和公司经营管理提供参考和决策。

二、目前铁路建设项目档案收集过程中存在的问题

（一）单位档案管理意识不足，不重视档案的工作

因为铁路的建设周期比较长且规模大，项目的档案复杂、多元，而且是成套的。在开展项目竣工资料的整理收集、转交等工作方面，需要和工作进度同步进行，包括任务的安排、工程验收等工作，均需要和档案管理工作一起开展。但是，部分单位 只是重视项目实体过程的管理，未能意识项目档案根据以及凭证的重要性，因此该工作未有专人来负责、管理，组织机构不完善且管理制度未能落到实处，档案管理人员未能专职开展工作，基本是由技术人员所兼顾担任的，所以专业性不强。铁路建筑项目的任务繁重而且工期紧张，技术人员在工作方面除了应付技术又要分精力来处理档案资源方面的工作，所以容易导致项目本身已完成了实体施工，但有关技术的资料却未能完善，甚至出现了凭记忆编制或是杜撰资料的情况，这对于项目档案的原始性、完整性、准确性有一定的影响。

（二）未建立健全铁路建设项目的档案管理制度，缺少对应的管理

铁路工程项目的档案资料整理收集和文书档案整理完成不一样，具有更强的专业性，而且数量庞大，所耗费的时间长，有一定科技含金量，再加上施工地点以及人员具有流动性，使得铁路工程项目档案管理工作更为复杂。目前，绝大多数施工单位只重视经济效益、工程质量、工程进度，忽视了项目档案管理工作，既没有设立工程项目档案管理机构，也没有将档案管理工作纳入项目管理的程序当中，档案管理制度不健全，未指定专人负责档案资料收集整理工作，岗位职责落实不到位，这些都使铁路工程项目档案受到了一定影响。

（三）铁路建设项目档案资料完整性不足

根据铁路的档案管理标准，只要是在项目管理以及建设中所形成的，可反映施工过程以及工程项目的实际情况，有一定的保存、利用价值各形式和阶段的所有资料，均要整理并立卷后移交至档案的管理部门。

但是，当前施工单位 对于建设前、中，对于资料的归档未能重视，导致档案的归档内容不完整以及系统性不足，各阶段，如设计阶段、勘测等资料的归档效率比较低。而且归档材料未有原件、盖章手續不齐备。同时，现场施工记录的资料完整度不足，有的表格规范性不足，在表格中出现了错、漏的情况。同时，在文件变更时，其形成人员以及归档人员是相互具有独立性的，导致一部分文件未能及时归档处理，故档案的真实、准确性无法得到保障，造成案卷的质量低，未能起到凭证的作用。

（四）项目档案管理人员素质参差不齐，档案管理水平普遍较差

铁路工程建设施工单位多，档案管理人员少，项目的档案管理人员一般为新员工，专业技术水平较低，有关工程技术相关知识未能了解，不清楚需要收集哪些资料，未能明确资料是否可反映出工程项目的实际情况以及施工的过程，导致档案资料在收集方面不完整，内容欠真实，影响了档案的准确性，均未为后期的利用提供服务。部分施工单位未能重视有关档案的工作，档案管理人员换得也比较多，在交接时，责任不清楚，导致项目档案资料的错、漏、损坏等情况。

三、解决问题的措施和对策

（一）提升认识，加强项目档案管理组织的建设

对于施工单位而言，一定要十分重视档案的管理工作，明确国家在档案工作中所规定的法则。项目档案资料应视为铁路建设项目中的一部分，是整个项目管理中不可缺少的环节，加强项目的档案管理工作，构建全面的管理以及工程程序。项目文件的收集、整理，应贯穿于工程的全过程，与工程进度同步进行。落实项目的档案工作的领导责任，特别是分管档案的工作，将项目归档材料的收集整理工作计入主要日程中，纳入专业技术人员的岗位职责。把业主对需归档材料的质量要求、对案卷的卷内文件的排列、软封面的编制、内容的填写、案卷装订等要求，在工程项目档案管理制度中体现出来，并形成具体的指导性文件，印发给各参建单位，以便大家共同执行。

（二）健全制度，是做好铁路工程项目档案工作的关键

有序开展项目各个阶段的档案资料以及收集的工作，务必让档案真实完整、准确。首先要构建项目档案资料以及竣工文件的编制和管理的制度。在专业的机构内，设定专业人员来負责、指导并检查归档文件的收集整理工作。项目档案资料的产生来源于项目部不同的部门，在施工过程中，以“做工程的那位来负责编制、提交档案”为原则，各部门根据合同承担自己的工作内容、职责，做好项目档案的分类、收集、整理、移交的工作。档案管理人员要按照归档文件的种类进行分工，这样环环相扣，才能保证档案资料的管理系统化。

（三）及时做好归档文件的记录和收集

铁路建设档案分成：准备、施工、验收三个阶段，这三个阶段紧紧相扣，与工程项目进度统一。铁路建设项目档案资料涵盖项目实施过程中所有前期研究、项目审批、设计规划、工程管理、竣工验收形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告等全部原始和正式的档案资料，记载工程记载过程、现状，而且是可进行保存的资料。归档的技术资料是工程施工质量情况的真实反映，归档文件必须按照工程进度及时记录、整理。要认真执行“三同步”的要求。即：布置施工任务与布置竣工文件的管理工作同步进行;竣工文件的形成、积累、编制工作要与工程建设同步进行;工程验收交接与竣工文件的验收、移交同步进行。防止在编制竣工文件过程中的“追忆、补记、写回忆录”现象，保证编制移交的竣工文件齐全、完整、准确。所以需要特别做好项目档案管理的工作，由设计立项起，将工程各个阶段部门所形成档案资料连在一起，技术文件根据记录、管理、评定来排列，竣工图需要根据里程、专业进行排列来编制。归档文件资料需要根据单位、分部、分项的工程，一步一步分类、整理。明确项目档案资料的准确与完整，确保工程质量，以及竣工之后档案的系统性。

（四）加强项目档案管理人员的业务培训工作，提高档案人员素质

专业的档案管理人员一定要有良好的职业道德和素养，以及高度的事业心和责任心，在实际工作中不断学习、创新，能发现工作中存在的问题并解决它，完善档案资源的理论、方法，打开管理工作的局面。铁路建设项目档案是一个复杂的系统工程，点多线长、涉及的专业领域较多。每一个施工环节都会形成相应的文件资料，工程档案工作烦琐细致。档案管理人员工作认真细致，具有较高的业务素质。既要有工程技术水平，又要熟悉档案管理办法，掌握资料收集、归档要点，明确资料收集要求，及时发现问题，提出整改要求，积极主动，系统地开展项目档案收集工作，确保文件归档资料的完整性。

目前，在国家保增长、扩内需的新形势下，铁路建设迎来了前所未有的黄金期，铁路建设规模空前，铁路工程建设速度惊人。而对这种形势，传统的档案管理方法已难以适应新形势下铁路建设的需求，项目档案管理工作应用新的思维，开拓新的局面。铁路工程档案管理要引起建设单位领导的高度重视，健全档案管理制度，规范管理工作。同时，档案管理人员应加强对工程技术及档案管理技术的培训，提高自身的业务水平，创新工作手段，加大对计算机及网络技术的开发应用力度，除了纸质档案编制外，还应编制相应的电子档案，采取正确而清晰的归档方法，使档案文件资料完整、准确、清晰，不断提高铁路建设项目档案的管理水平。

参考文献

[1]陈志.铁路建设项目档案管理[J]. 中国档案杂志，2012（8）：64.

[2]李军.论工程项目文档控制人员的素养[J]. 中国档案杂志，2010（9）：52.