初论地质灾害防治工程项目档案管理

2020-09-24夏祖琼江鸿彬

资源环境与工程 2020年3期

夏祖琼，江鸿彬

(1.湖北省地质环境总站,湖北武汉 430034; 2.湖北省自然资源厅,湖北武汉 430071)

从原始的刻木结绳,到近8 000年前中国先贤贾湖契刻、殷商时期的甲骨刻辞,以及公元前1296年用银板记载埃及法老拉美西斯二世与赫梯国王哈图舒尔三世签订的和约,自有文字、主观达意的符号以来,相应记载档案的功能就应运而生。据《吕氏春秋》记载,中国自夏代就开始有专门记录历史的史官(太史令),到周代各诸侯国都有了较为完备的档案馆,是有连续档案记载时间最长的国家。

随着人类对生活质量要求和工程建设能力的不断提高,滑坡、崩塌、泥石流、地面塌陷等地质灾害防治成为各级政府防范与化解的重点对象之一,相应的专业监测预警、工程治理、避险搬迁等防治工程投入和项目也越来越多。由于地质灾害防治工程多处于地质条件脆弱、交通环境差、经济欠发达地区,加之专业性和隐蔽性强、结构类型复杂、个性差异大、标准化程度低,如何及时、准确、规范、全面地进行防治工程项目档案管理,见证项目质量、绩效,已超越档案表征含义,成为项目建设管理的重要组成。科学系统的工程项目档案全程管理(life-cycle management)[1],是提高治理工程绩效、控制工程质量安全的重要保障。根据多年地质环境与档案管理工作体会,围绕“一个核心、两条主线、三同步原则、四项基本要求”,就地质灾害防治工程项目档案管理展开探讨,以供参考借鉴。

1 紧扣一个核心

任何档案表象以记载为主题,其实还具有见证与促进中心目标的作用,就如同史官如实记载事件的发生,而君王则要考虑载入史册、青史留名的问题。因此,档案就同时具有了客观记载和主观监督管理的作用。地质灾害防治工程项目档案管理也同样有着“记载过程、服务中心”的核心作用,记载过程是为了见证责任落实,最终目的是促进与见证项目目标实现。

与通常的建筑工程不同,地质灾害防治工程有许多如抗滑桩、锚索(杆)、深部位移和应力监测、地下水监测等隐蔽工程,防治项目做完,很多实物工作都无法直观看到实体,只能通过档案见证其实施情况。因此,地质灾害防治工程项目的档案管理需从被动“记”向主动“管”转变,将防治工程档案管理上升到项目管理高度,贯穿项目实施的全过程。同时充分发挥其项目监管和见证作用，随着工程项目实施全过程记录各个环节,全面记载项目建设、管理、监督、运行和维护等活动的证据、责任落实和信息,见证工程实施进度、质量、安全、投资等。

2 抓住两条主线

地质灾害防治工程项目档案应以项目实施阶段为纵轴,以项目各阶段档案产生过程为横轴,按照时间和自然规律融入项目建设管理,分阶段管理、随程序整理档案(图1),实行全员管理、全过程管理、全方位管理。

2.1 按项目实施阶段分类管理档案

一般地质灾害防治工程项目按基本建设程序实施阶段,可划分为立项论证、方案设计、施工图设计、组织实施、验收维护等阶段,每个阶段都有其目的,所产生的档案也具有各自特点。依据先立项,再勘查、设计、施工,最终验收运行的基本建设程序,采取分不同阶段和专业、立档单位(参建单位)、载体展开档案分类管理,经分类排列整理、归档、立卷,通过组件、组卷,逐步形成件、案卷、全宗、联合全宗(combined fonds)[2]等档案实体,并同时编制一套电子档案,随纸质档案一并归档[3]。

图1 地质灾害防治工程项目档案构架图Fig.1 File framework of geological disaster prevention project

通常将地质灾害防治工程项目档案划分为项目管理文件(XG)、勘查文件(KC)、设计文件(SJ)、工程管理文件(GL)、监理文件(JL)、施工文件(SG)、监测文件(JC)、竣工验收文件(JY)、电子文件(DZ)、其它文件(QT)等大类,实行分阶段管理。按组织实施顺序来划分,实施阶段又可分为单项、单位、分部、分项(单元)工程和各道工序；按功能专业，实施阶段可分为土建工程、结构工程、钢筋混凝土工程、安装工程、排水工程等；按工艺工序，实施阶段可分为基槽(坑)、隐蔽工程、浇(砌)筑、仪器设备检验等,每个阶段和各道工序均会形成相应文件、记录、成果等。

2.2 随建设程序形成过程整理档案

根据地质灾害防治工程项目特点,每个阶段按照项目管理规定或工程特点,都有一定的实施建设程序和流程,同时赋予项目档案的产生形成具有一定的程序性、渐进性规律。如一般通过招标的项目,该阶段目的是确定承包单位、签订合同文件,而按程序会形成招标委托代理机构遴选记录、招标委托代理合同、招标公告、招标文件、投标文件、察看现场答疑澄清记录、开标记录、评标定标记录、评标结果公示、中标通知书等,档案管理工作就随之系统收集、规范整理。按来源、时间、内容、逻辑关系等形成过程,将初期产生的手稿、公文、原始记录、数据、信息包等,经分类、组合、排列、编号、编目等,规范组件、装盒、组卷成为全宗(图2),保持卷内文件的有机联系与相互印证关系,电子文件应与纸质文件在案卷设置上一致,并建立相应的标识关系,以见证过程、验证成效与目标的实现。

图2 地质灾害防治工程项目档案整理流程图Fig.2 Flow chart of archives arrangement of geologicaldisaster prevention and control project

3 遵守三同步原则

地质灾害防治工程项目档案管理应嵌入项目计划,与项目同步管理,随项目实施同步收集整理,和项目竣工同步验收,实行痕迹化、流程化、职责化、体系化管理。

3.1 随项目实施同步管理

防治工程项目的复杂性、隐蔽性、非标准性等特征,要求将档案管理作为项目管理的重要内容、管理手段,融入整个项目管理过程和程序,随项目立项筹划开始就着手实施同部署、同步管理。项目建设单位需组织各参建单位作为立档单位,依据制度规定规范各自档案管理职责,建立档案管理制度,明确管理人员,配置相关资源,开展档案整理管理培训,将项目文件的形成和积累纳入建设管理合同、进度、质量、安全、投资、信息等各个环节,做到资料档案管理有人员、有经费、有制度、有标准、有设施、有检查、有监督。

3.2 按进程同步收集整理

各类地质灾害防治工程依据环境条件、施工工艺和专业特点,有着必须遵循的基本程序、先后顺序,如专业监测预警工程需先进行监测点的基础建设、仪器设备安装,然后再进行首测、试运行,竣工验收通过后进入正常的观测阶段。再如治理常用的挡土墙需先分段(项)进行基础基槽开挖,验槽通过后才开始基础和墙体砌(浇)筑及反滤层、泄水孔、沉降缝等设置。又如抗滑桩需先挖(凿)孔、制作桩体钢筋,再安置钢筋和桩体浇(灌)注等[4]。工程项目档案也随同工程定位放样、组织设计(方案)、开工审批、工程组织实施、各工序验签等一道形成,同步收集、整理,形成定位放样测量、分部分项施工组织方案、开工申请、各道工序施工记录和验收签证，分项分部工程质量评定和验收申请及验收记录等。做到同步有记录、有审核、有签证,并同步安排专人收集、整理、组件、立卷、联合全宗。

3.3 与项目竣工同步验收

工程项目档案作为地质灾害防治工程竣工验收的重要内容,一方面发挥凭证价值,见证项目实施过程；另一方面体现利用价值,见证项目质量、进度、投资、安全、绩效和计划目标的实现,应与工程实体和防治绩效同步验收,未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得通过项目竣工验收和移交投入运行使用。验收的项目必须完成全过程文件材料的收集、整理与归档工作,以及项目档案的分类、组卷、编号等整理工作。验收工作一般先由立档单位自验收，监理单位或建设单位初步验收,在通过竣工验收后再移交档案部门接收验收。项目建设与监理单位应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导,督促各参建单位在工程竣工验收前进行档案预验收,验收合格后方可申请正式验收。验收重点是检验档案的及时性、真实性、规范性、完整性(齐全性)、安全性等。

4 落实四项基本要求

在围绕“一个核心、两条主线、三同步原则”的基础上,地质灾害防治工程项目的档案管理落实及时性(timeliness)、真实性(authenticity)、完整性(integrity)、安全性(security)四项基本要求,是项目成效的保证,不能偏颇。

4.1 及时收集整理

防治工程项目档案大部分形成于实施阶段,一般项目实施按过程可分为实施准备、组织实施、竣工验收、运行维护等阶段。建设单位与各参建单位应按规范要求和工程特点，同步做好事前、事中、事后管理,规范关键程序、重要节点的管理通用表式和痕迹表达,安排专人填报、收集、整理、归档。各岗位责任人随工程建设进度一起及时形成施工方案申报表、进场人员设备报审表、拌合物配合比试验申报表、原材料检验报告、开工申请(代开工令)、施工记录表等过程文件,并同步完善相关签章,不得篡改、抄袭、事后补编。

4.2 客观记录过程

为保证防治工程项目档案的真实客观性,如实记载工程项目实施情况,在项目实施前就明确职责,落实责任,载入合同条款,实行项目负责制、岗位负责制、签证负责制,档案员(资料员)同施工员、安全员、材料员、造价员(预算员)一起安排。各参建单位履行管理职责,随项目实施进程和职责分工履行检查签证工作。每份文件应实现可逆向追踪责任,谁形成谁负责、谁签证谁负责、谁整理谁负责。各种施工记录、日志等管理通用表式应随管理和实施过程实时客观记载,归档的纸质工程文件应为原件,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备[5]。建设工程电子文件应采用电子签名等手段,所载内容应真实、准确和可靠,与工程实际相符。

4.3 系统完整归档

地质灾害防治工程是一项系统工程,其系统性与完整性体现在内容、形式、载体、管理等方面,管理需落实基本建设程序、法律法规,专业涉及勘查、设计、施工、监理、监测等,内容涵盖组织、进度、质量、安全、投资(财务)、档案等,形式有件、案卷和全宗的封面、目录、备考表与全宗指南、全宗卡片、全宗单等。与之相适应的档案管理以时间为序列,实施阶段为纵轴,各阶段档案产生过程为横轴,不同媒介为载体,构建起系统完整的纵到底、横到边的档案框架体系(图3),并充分利用计算机、信息技术开展信息化管理。

各阶段档案内容根据实施程序与时间序列、自然逻辑关系进行科学分类、规范组合、合理排列、简明编目、分类标引等。如项目管理文件一般可划分为立项文件、审查批复文件、工程移交文件、其它管理文件等类别。专业监测预警工程一般划分为监测工程建设和观测监测预警运行两个阶段,除项目管理程序文件外,会同时存在土建及设备安装等施工文件,以及由监测预警成果文件和原始数据文件组成的监测文件。工程施工文件一般包含施工管理文件、技术文件、物质文件、记录文件、检测文件、质量评定验收文件等。

4.4 保证档案安全

防治工程项目档案的安全涉及内容信息安全(专利、知识产权、商业机密、技术保密、行政机密等)、实体安全(载体安全、记录材料安全、记录方式安全、信息传递安全)、保管安全(保管环境的安全、保密措施、“八防”)、利用安全(丢失、泄密)、人员安全(职业道德、业务素质,政治立场)等,应纳入项目建设安全管理体系,建立追踪机制,强化过程管控,落实法规制度。特别是现代信息技术条件下档案的安全管理,存储移交电子档案的载体需经过检测,应无病毒、无数据读写故障,并确保接收方能通过适当设备读出数据,涉密文件需按规定等级采取保密措施。