新时期高校教学秘书工作的认知及思考

李霞

教学秘书是学校内教学管理工作中重要的角色，学校之所以设置教学秘书的职位，是为了提高管理效率和质量，但是传统的教学秘书工作模式中，浪费了大量的教学资源，学生的学习能力和学习习惯被忽视，不符合新时期背景下对高校管理工作的要求。作为教学管理工作中的管理者、实践者和执行者，教学秘书在整个高校教务管理中占有重要地位，为领导、教师和学生服务，改善其中的关系、协调教学工作。

1 高校教学秘书的工作内容

1.1处理和管理日常教学事务工作

高校教学秘书工作的常规内容包含多个方面，其中日常的教学管理占据了大部分的内容。首先，高校教学秘书要将教务处在教学方面的要求和学院内的教学管理方案进行分析整理，按照教学培养计划进程和目标，将每个学期的教学任务落实好，采取科学、合理的方式，调整教师课表并将课表周密安排，做好发放工作，做到统筹兼顾，针对各科教师调课、补课和停课等情况，做好检查和记录工作，充分发挥耐心和细心，做到仔细检查和反复核对，以确保教学计划的正常运行;其次，发挥协助作用，在院、系领导的检查等常规性工作中，做好协调和帮助，例如学期的教学执行计划、各科大纲的制定情况、教师任务分配、教学实践环节的工作计划和总结等，在学期教学中检查学生的各种情况，包括教育实习、教育见习、专业见习和毕业实习等，做好调研分析，针对教师的备课和上岗情况，收集学生的反馈意见，检查教师是否根据授课计划进行课程讲授，将工作内容整理成书面材料，按照期中检查报告的形式提交至教务处;第三，根据各系教师的意见，做好收集整理工作，组织征订教材，为每个学期的教材做好基础保障工作，避免误订、漏订;第四，保证考试的顺利运行，在开学初期安排好补考，制定期中、期末、重新学习考试科目的考试时间，设置好考试地点和监考教师，通知到教师和学生个人;第五，配合教务处以及院、系领导，及时完成其布置的各项任务;最后，高校教学秘书要重视学生群体的重要地位，将其作为主要的工作服务对象，推动教育进展，做好基础保障工作，例如开学初的入学注册、管理学生成绩、处理和管理相关的学籍异动，包括学生降级、休学、退学、处分和复学等，通知并组织学生按时进行网上选课，及时做好重新学习、计算机等级、英语等级考试的各项报名工作，针对即将毕业的学生做好其毕业论文资格的审核工作，安排答辩，落实学位资格获取、毕业证书、学位证书的发放等工作。

1.2建立和管理各类教学档案

高校教学秘书要管理好各项教学信息，包括各专业的授课计划、教学大纲、教学计划、课程表等，为院领导或系领导的及时查阅和随时抽查提供准确信息，促进教学工作的改进和教学质量的提高;建立和管理班级的教学日志以及考勤表，深入了解和掌握各个班级的上课情况;建立和管理学生名单、学生档案、学生成绩单，制作学生各项等级考试通过率的汇总表，整理学生参加有关比赛的获奖证书复印件等，为实际教学工作的开展提供方便，为校领导和教师及时提供学生的全部准确资料，因材施教，提高教育效率，针对历年试卷、毕业论文、实习计划总结、教育实习等材料，做好整理和总结，建档留存。

2 新时期对高校教学秘书职业能力的要求

2.1良好的文字、语言表达能力

高校教学秘书常常需要根据实际的教学实践环节来进行书写计划和总结，例如教学检查数据信息总结、期末工作总结、毕业论文总结等，因此要求高校教学秘书具备良好的文字表达能力，能够准确、简洁、完整地表达中心思想，提高工作效率;高校教学秘书具有较好的语言表达能力能够为畅通的交流提供保证，在和工作对象的反复磋商、汇报工作中语言表达清晰，在调整课表、考试管理、处理学籍等工作中语言简明扼要、措辭得当。

2.2熟练的计算机操作能力

目前高校教学秘书在教务管理工作中，面临巨大的信息量，需要在计算机的辅助下完成工作，目前我国处于科技高速发展的新时期，现代化信息技术的逐步完善给教学秘书的工作带来了全新的挑战和机遇，同时也提出了新的要求。教学秘书不仅要能够熟练使用复印机、扫描仪、打印机等现代化办公设备，还要熟悉现代化的教务管理系统中的操作步骤和方法，借助网络、学院网站、公共邮箱等媒介，提高教学工作服务效率，使管理工作更加规范化、现代化。

2.3完善的创新思维和学习能力

在新时期的发展要求下，教学秘书需要在创新中求发展，为了紧跟时代发展中高等教育的步伐，教学秘书要在教学管理工作的过程中，不断思考、主动发现问题和解决问题，在日常工作中不断创新，学习和研究新方法，适应新形势下高校管理的发展需求。

3 新时期高校教学秘书工作创新探索策略

3.1培养和提高政治思想素质以及业务素质

新时期发展背景下，高校教学秘书需要具备良好的个人素质，这对高校教学管理的质量和效率有着直接的影响，教学秘书面对繁多复杂的事务性工作时，应培养自身高度的政治思想觉悟和素养，养成高尚的道德情操，提升自身的使命感，充分发挥责任心，强化作为高校教学秘书该有的服务观念。作为高校教学秘书，为了适应新时期高校管理的新要求，对政治理论和党的教育方针路线要认真学习和研究，掌握现代化的高等教育理论，学习现代化的管理知识和管理技能，培养自身高度的奉献精神，不断更新教育理论知识，完善教学管理结构。

3.2良好的心理素质

由于工作性质原因，教学秘书在高校教学管理中占有重要的地位，角色复杂，任务相对繁重，因此要求高校教学秘书心理素质要达到一定高度，面对教学管理的各项工作，常常会遇到各种各样的困难和挫折，教学秘书要对自身建立正确的认知，正确评价自己，面对不断变化的环境提升自身的适应能力，在情绪上养成较高的修养，培养起作为教学秘书的风险意识，在统筹规划每项教学管理工作时，养成热情诚恳的心态。

3.3周密计划、统筹安排的能力

高校管理工作的内容繁杂琐碎，高校教学秘书在统筹规划上要具备一定的专业素养，在工作安排中充分发挥自身的主观能动性，合理判断教学管理工作中事件的轻重缓急，分清主次，保证教学管理各项内容能够有条不紊地进行。明确各个阶段的主要工作内容和重点，包括开学准备阶段、期中期末阶段，以及稳定教学和管理阶段，熟悉掌握工作流程，分析教学管理过程中的事件规律，针对常规性工作做好早期准备，例如期中教学检查、期末考试安排以及审核学生的毕业信息等内容，对预知事情能够从容处理，保证有计划地开展工作，处理繁杂的事务，提高教学管理的工作效率。

3.4建立良好的人际关系

高校教学秘书的工作顺利开展建立在和谐的人际关系基础之上，为了达到预期的教学管理工作目标，高校教学秘书需要具备良好的品性、丰富的内涵和学识，以及积极向上的精神面貌，用开朗乐观的态度面对工作。高校教学秘书要在日常工作中建立良好的人际关系，面对校领导、教师和学生，针对其特点和需求进行整合分析考虑，做到用真诚对待他人，建立起互相理解、互相尊重的良好关系，在教学管理工作过程中取得他人最大的理解和支持，在教学管理中提高工作效率，为提升高校教学秘书的工作质量提供人际保障，完善自身的管理工作能力，促进高校教学管理未来的可持续发展。

4 结论

综上所述，高校教学秘书的工作在高校教学管理中占有重要地位，内容繁多，工作量较大，容易出现细节上的失误，因此教学秘书要养成自身高度的责任心，用饱满的工作热情、勤劳踏实的工作精神，借助新时期现代化技术的力量，学习科学的教学管理方法，提高教学管理的效率，把平凡的工作做得不平凡，为促进高校学院的未来发展做贡献。

（作者单位：江苏信息职业技术学院继续教育学院）