浅析现阶段学校档案管理工作发展现状及改进方法

摘要：随着高校信息化技术的快速发展，档案管理的重要性毋庸置疑，它在保存信息、提供必要的基础和支持方面发挥着越来越重要的作用，但传统的信息管理方法也随之面临着巨大的挑战，档案管理并不例外，因此本文主要研究现阶段学校档案管理工作发展现状及改进方法，通过信息管理和创新提高档案管理的质量和效率。

关键词：学校档案管理;发展现状;改进方法

引言：

现代信息技术的发展日新月异，档案管理要想维持其全面性和完备性，保证大量信息资料的搜集、整理、记录和保管，不但要树立创新意识，而且还要探索创新方法改变现有的档案管理方式。另外，管理人员也应该意识到档案管理的重要性，如果在管理过程中不注重与时俱进，更新管理模式，就无法适应如今快速发展的社会和信息的增长，尤其对于学校的发展而言，信息的价值正在逐渐增大。因此在学校的信息化管理系统中要融入档案管理，使其在更大范围内发挥更大的作用。

1 学校档案管理的重要性

学校档案服务也称为档案管理，是一项专门服务，负责管理学生档案实体和相关信息，提供信息服务，并为满足各种学科需要提供基础。档案管理是另一种形式的工作，不生产和提供传统意义上的产品和服务，与物质财富没有直接关系，就档案员而言，没有直接的业绩，档案员也不将档案用于业务目的。可以看出，学校档案管理是一项特殊和独立的工作，是为其他部门或机构保存历史文件的专门工作，而不论信息的来源、作者、内容或类型如何，只需按照标准和规则对其进行分类即可。然而，学校档案管理与其他部门或机构密切相关，不是一项孤立的业务活动;无论是在归档开始时还是在随后的调查中，这都需要大量的支持和努力才能完成的工作。

2 新时代背景下档案管理工作过程中面临的问题

2.1不断加强档案管理工作的安全性和保密性

随着时间的推移，档案管理发生了质的变化。它已从手工档案管理转向使用因特网技术进行档案管理。在信息时代，利用因特网上的信息技术处理档案有助于降低人力成本和提高效率。但是互联网技术带来了方便快捷，也带来了风险互联网技术对于使用它的人来说是把双刃剑对于某些黑客来说，远程操作技术可以用来窃取和篡改数据和数据。数据损坏很可能不会恢复，训练有素的违法人员也并不会留下任何盗窃的痕迹，这将使档案管理人员无法发现及时发现数据丢失的问题。过去，大多数设备都使用传统的手动文件输入方法来管理文件，而其他设备则需要到现场窃取或销毁数据。因此，必须加强使用信息技术的档案管理员管理档案的保密性和安全性。

2.2档案管理信息标准不规范

随着社会的迅速发展，互联网早已渗透到人们的生活中信息档案管理有一些特点，例如有用性和有效性。目前，信息管理对归档服务、标准、开发和共享具有重大影响。由于许多因素导致文件管理缺乏标准化，许多驱动器的系统软件的性能和兼容性都很低。这些问题阻碍了学校建立更系统、更现代化的归档管理系统。因此，各学校应侧重于记录管理计算机化的标准。

2.3档案管理队伍不稳定

近年来，档案管理已从传统做法转变为现代、积极和开放的管理做法。这种变化对档案管理员提出了更大的要求，既要改变传统的封闭观念，又要提高认识和提高工作能力，特别是在信息联网时代，在这个时代档案管理员必须掌握计算机和网络等高科技应用程序。档案管理是一项专业、技能和服务相结合的工作，但在目前的情况下，档案管理员大多是档案或历史专业毕业生，他们的职业培训相对一致，因此，多才多艺、熟练的信息技术专业人员较少。由于档案管理的专业性，有足够的专业工作人员是档案有效运作的基础和保证。然而，由于档案没有得到应有的重视，而且对建立档案管理人员的重视有限，妨碍了档案的发展。如今，档案管理已进入计算机化阶段，对档案管理员提出了更专业的要求，严重缺乏技术专门知识是档案管理面临的挑战之一。

2.4缺乏统一的档案管理软件

在信息时代，许多档案管理学校开始使用互联网技术来管理其档案。目前，这些学校在档案管理方面面临巨大挑战，因为它们没有统一的档案管理软件。如果没有统一的文件管理軟件，则无法传输文件并降低兼容性。这些情况严重妨碍了档案员的工作。

2.5对档案价值的评估变得更加困难

对档案的评估主要是核实档案的价值和真实性。我们有很多标准和方法来判断文件的价值我们在此讨论的档案的价值在于其中所载的信息是否能够促进社会发展等等。若要判断档案是否有效，您必须先判断档案中的资讯是否正确。如果文件是假的，则无需判断文件是否有价值。文件的真实性，即文件的真实性，不仅是文件内容本身的真实性，而且是文件中信息的来源、徽标和支持等其他内容的真实性。在这个信息时代，可以轻松地拷贝归档数据。复制后，文件将失去其唯一性，从而难以确定其真实性。因此，确定档案是一项艰巨的任务。

3 新形势下档案管理的改革与创新

3.1提升工作人员的档案管理意识

人类的想法决定了事情的发展方式以及档案管理的创新发展过程。第一，必须努力转变和促进创新思想和认识，加强创新思想的传播，利用创新成果，宣传创新和迅速变化的好处，并建立对创新发展的信心。过去，档案利用不足，工作人员普遍认为，应将其放在没有多大价值或实际用途的档案或文件柜中。随着社会的发展，档案已成为历史信息和经验教训的重要来源，引起了越来越多的兴趣和关注。创新的想法提醒人们注意档案的多种用途及其更大的作用和重要性，鼓励管理人员了解不断变化的情况，根据社会需要最大限度地利用档案资源，并最大限度地发挥档案本身的价值和效用。

3.2创新管理模式，建立适合自身发展的档案管理系统

在对档案进行实际投资时，突然发现以前档案中的信息有缺陷，而且缺乏关于事件的全面信息，导致许多工作计划失败或某些行动存在缺陷，主要原因是管理方面固有的缺陷信息内容的传递、时间和结果等因素可能会因时代的限制而选择放弃组织和记录。新的管理方法的创新确保了信息的完整性和系统性，便利了搜索和快速访问，并提高了档案的使用效率。重点放在创新的档案管理系统上，这种系统的标准化是必要的先决条件。根据《档案法》的要求，档案必须依法处理，最大限度地扩大放射性复盖面和档案管理复盖面，完善和革新档案管理制度，借鉴现代科学管理制度，并动员广泛的档案工作人员参与管理制度的创新。

3.3建立创新的档案员培训模式，提高档案员的专业水平

必须通过培养现代和高质量的人才来支持促进档案管理现代化的发展。因此，我们档案管理机制的创新要求建立一个高质量的专业档案管理团队，只有拥有训练有素的档案管理人员，这些技术人员能够基本掌握信息技术和数字通信等先进技术以及档案技能。与此同时，学校领导人在工作的进程中也必须强调发展高质量档案管理技能，为不断提高高质量的技能奠定坚实的基础，定期以各种形式和渠道为相关人员举办培训课程，加强科学档案管理的理念，并提高以下方面的能力。此外，还需要积极引进国外现代科技设备和科学档案管理制度，借鉴国外现代文化，加快与完善我国档案员掌握现代技术的步伐。

3.4改进档案管理基础设施

随着现代信息技术的快速发展，学校档案管理也必须在信息化的领域发生相应的变化，以提高档案管理的准确性和工作的有效性。基础设施的标准化和标准化是现代档案管理的基础，基础设施的发展水平也是档案评估和分类的一个关键条件。完成继续每年档案量的工作，彻底消除分庭档案的积压，及时解决档案组织质量问题。改进档案管理需要标准化和标准化的程序和工作方法，即记录的收集、分类、识别、记录和保存必须采用统一的程序和科学方法。基础设施的发展是档案管理的基础和先决条件，需要逐步改进现代设施。例如对计算机、网络等设备进行有效的升级优化，对所购档案管理软件系统的效用进行有效审查，建设现代化信息网络档案管理，更好地利用大量档案数据，加强对原始档案的有效管理，在档案中采取更积极的保护措施，防止虫害。

3.5合理利用档案高效创新的服务工具

档案服务在档案活动中起着核心作用，通过这些基本的功能，档案服务就能够发挥其应有的实际作用，从而协调档案发展与社会经济发展，由此促进档案工作，是档案管理工作促进学校走上可持续发展的道路。目前我国档案服务创新必须着眼于两个方面：一是档案服务内容与其范围的创新。随着经济及社会理事会的发展，存档服务的内容和范围不断扩大，这是为有需要的人改进存档服务和存档服务所必需的。二是在使用档案服务方面的创新。随着先进技术的广泛使用，档案保存条件逐步改善，档案服务的形式也比以往有了显着改善。服务创新的最佳方式是不断确定新的文件需求和最能满足这些需求的服务。随着社会的发展，档案管理必须根据时代的发展适应创新和发展，以便在竞争日益激烈的社会中迅速发展。总体而言，檔案管理的创新和发展是一项挑战，需要档案工作人员认识到档案管理创新的重要性，然后才能通过持续的研究有效地促进档案管理的创新与发展。

总结语：

档案管理的有效性反映了学校的整体面貌，是一项重要的基础工作。为了实现稳定发展，学校必须更加重视这项工作，探索更新更有效的档案管理方法。学校档案管理工作的创新和发展，必须从各方面的缺陷和漏洞入手。只有这样，才能有针对性地解决现有问题，实现进一步的发展目标。档案管理的基础工作和更多使用价值的开发离不开管理人员思想和工作方法的不断创新和发展。

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作者简介：刘存强（1966.07）男，山东省，汉，本科，讲师，潍坊工程职业学院，研究方向：档案。