探究企业物资招标采购的风险及对策

李莹璐

摘要：社会的进步和国民经济的发展，为各行业优化发展注入了源源不断的活力，与此同时，企业在物资招标采购中也会面临更多风险，这在一定程度上影响了企业的经济效益与长远发展。基于此，本文主要分析了企业物资招标采购中的主要风险因素及其应对措施。

关键词：物资;招标采购;风险

物资采购属于企业管理中的重要环节，各种物资的实际质量、价格等因素会对企业生产经营活动形成直接影响。然而，企业在采用招标采购方式进行物资采购的过程中，如何实现对各种风险因素的有效识别，并采取具有针对性的措施加以预防和处理，值得我们深思。

一、企业物资招标采购风险识别

（一）法律风险

法律风险指的是企业及员工违反招投标相关法律法规，或者出现失职行为，继而导致法律纠纷、经济损失以及社会不良后果等，需要结合法律手段进行具体的预防与控制。法律风险内容包括以下几方面。1.文件编制风险。指的是在招标文件中所设定的资质和业绩条件要求过高，或者包含一些其他不合理条件，继而对个别投标方进行排斥。2.公告发布风险。指的是企业未将招标公告在国家规定的媒体上进行发布，抑或是在不同媒体中所发布的公告内容出现差异。3.评委会组建风险。指的是部分评委会专家组成员相关资质不过关，评委会整体素质不符合评标要求，评标过程未能系统全面地客观评价各投标单位。4.标准执行风险。指的是参与评标的专家没能严格按照招标文件中的规定进行评标，有失客观公正。

（二）廉洁风险

廉洁风险指的是招标管理人员未能做到尽职尽责，利用自身采购管理权在实际采购过程中谋取私利，或者出现其他贪污腐败行为。廉洁风险内容主要包括以下几点。1.评委会成员身份风险：参与评标的人员与投标人之间存在一定利益关系。2.泄密风险：投标方等利益主体向招标管理人员行贿，以非法手段中标或者获取其他保密信息。3.评标结果操纵风险：部分评标专家因为参与同类评标项目的次数较多，继而成为各投标方的公关对象，为谋取个人利益，评标过程中对一些不符合条件的投标方不合理放宽条件，或者对其他评标专家进行干预，继而影响到评标结果。

（三）舆情风险

企业在进行物资采购的过程中，会面临来自社会或者互联网的一些负面信息与谣言，而负面信息经过不断发酵会导致舆论危机出现，对企业社会形象产生极大影响。舆情风险主要包括以下内容。1.投诉异议风险：招标方在招标采购具体实施过程中出现某些不符合法律规定的行为，导致投标方无法正常参与投标，继而引起投诉;或者与招标项目存在利害关系的组织或个人在媒体中传播一系列不正当言论，继而对招标企业造成不良的社会影响。2.会议组织风险：在会议组织与实施过程中出现铺张浪费行为，招标工作人员或专家欠缺良好的保密意识，对一些敏感性招标采购信息向外界泄露，供应商则通过网络或媒体对相关信息进行传播。

（四）效率风险

企业对于采购业务过程缺乏管理，会导致企业运营、项目建设效率低下，带来某些不良影响。其内容包括以下三方面。1.评标方法落后。2.审核失误。投标方在对投标文件进行编制的过程中出现弄虚作假情况，而评标专家在审核过程中由于疏漏导致评标结果不符合实际情况，造成企业采购成本提高。3.沟通不畅。远程一体评标过程中，受到网络技术条件方面的影响，沟通不流畅。

（五）合同风险

合同风险可以具体划分为汇率风险和供货延期风险两种。前者主要是外部经济环境与经济形势波动，导致合同签订与执行过程中面临风险问题;后者则是由于各种因素的影响，供应商没能按合同约定交付物资。

二、企业物资招标采购风险应对措施

（一）招标准备阶段

此阶段风险主要包括采购方式管理的法律风险、效率风险以及招标准备过程的法律风险。对于各项风险因素，需要采取下述方法进行处理。

1.全面资格预审

资格预审招标属于集中式采购中一种较为常用的组织模式，对于某些重复性采购特定标的物，使多次招标资格预审在一次完成，继而获得具有良好明确性与有效性的合格申请人清单。在有效期内所开展的招标活动，需要向名单中的全部申请人发出相应的投标邀请。而在协议库存招标中，对于技术通用性较强、需求面广泛、标准相对统一、供应商数量较多的物资品类，需要开展全面资格预审。对业绩条件、数据来源以及评审标准要求进行统一处理，分档设定各单位资格业绩，以实现对供应商的差异化筛选，结合实际需求选择各档次物资，在最大程度上满足企业采购需求。

2.招标文件标准化

选用适宜的招标文件范本，继而根据招标项目实际需求及技术规范书对招标文件进行合理编制。招标文件属于招标采购工作中最为关键的信息文件，属于评标阶段对投标文件进行审查的主要依据，同时也是后期合同签订的重要材料。招标文件质量会对招标采购工作推进过程形成直接影响，因此要保证其编制内容具有良好的合法性、合理性、规范性以及严谨性，各项招标条件需要与项目之间具有紧密联系。

3.招标代理机构选择

依据國家招投标法与实施条例中的相关规定对招标代理机构进行选择，对其资质加以严格审查。

4.购买保险

企业在开展物资招标采购活动的过程中，可以采取购买相关保险的方式实现对部分风险的转移，降低企业受到风险因素影响的程度与后果。此外，还可以通过外汇证券结算的方法对风险进行合理控制。

5.合同条款约束

为防止物资供应商由于各种原因未能如约交货，企业可以在合同条款中明确规定交货日期，并设定延期违约的具体赔偿金额，继而对供货方行为形成合理限制，避免供货延期给企业生产经营活动带来损失。

（二）招标实施阶段

1.招标体系优化

（1）建立标准制度体系。依据行业物资管理制度，建立招标采购管理标准，促进招标代理规范操作手册的完善，在最大程度上发挥各项规章制度在招标采购风险防控中所具有的指导性作用，为项目的有效开展形成制度保障。（2）对关键环节进行复核管控。提高招标采购业务的规范性，结合工作指导手册对评标过程中的关键环节进行复核处理。（3）强化评标监管。在详评工作开始之前，由招标工作监督小组向各方宣读评标纪律，要求评标专家严格依据招标文件及评分标准对各投标方进行评分。如果在评标过程中发现个别评分与其他专家差异过大的情况，监督人员可要求此专家对具体情况加以说明。倘若评分对评标公正性产生影响，在获得监督小组同意之后，可对其余专家的评分进行平均处理，以代替此专家评分。评标监督人员需要在保密室中具体执行独立监督工作，对评标专家的行为进行全程监管。

2.招标流程规范化

（1）评标专家抽取和通知规范化。结合专家管理系统实现对评标专家的科学推荐、抽取以及考核，形成一套闭环管理模式。积极创建专家信息维护与专家库进入和退出常态机制。企业总部及各单位对于专家抽取和通知工作需要委派专人负责，并由总部进行集中化、随机化抽取，在企业总部及各单位物资招标中对专家每年出席招标会的次数进行严格限制。（2）进行廉洁教育。所有参与评标的人员均须签订保密承诺书，增强廉洁自律意识，对评标专家以及代理机构工作人员的各种业务行为进行规范。在评标结束之后针对全体评标专家作评价处理，提升专家队伍依法评标的能力。（3）加强队伍建设。促进招标工作人员守法意识提升，使其严格执行各项法律规定，并规范开展岗位交流活动，依据分级管理和逐级负责的基本原则，对企业各级物资采购部门关键岗位采取岗位轮换制，强化考核。

3.加強舆情管理

（1）完善评标基地的建设。依据严格管控的基本原则，构建起全封闭式的评标基地，使评标基地与外界隔离，为评标专家提供智能手环、电子围栏等，防止专家和外界进行信息沟通，避免外界利益关系方对评标结果的操控。在评标基地入口位置设置安检门和X光机等设备，防止专家将手机、计算机等通信设备及存储工具带入评标现场。在评标区和住宿区安装信号屏蔽器，进一步防止评标信息泄露。在评标期间，严禁与评标无关的人员出入评标基地，有特殊情况必须要进入或提前离开的，要进行严格登记与审批。在评标基地内部拨打电话、使用外网等操作都要在监督人员的监管下进行。（2）严格会议预算的执行。对于评标会议费用，需要结合相关标准具体执行，在召开会议之前由相应组织机构设定会议预算，并由企业财务部、分管领导以及主要领导审批。（3）强化舆情监测。企业在招标项目前后需要强化对舆情事件的管理与监测，构建应急处置预案，对舆情风险及时处理。

4.提高招标效率

（1）开发并使用智能量化评标系统。以评审模板编制的方式对各种评审要素设置分档标准，继而获得更为规范化与量化的评审标准。将资格预审添加至评标系统中，对各类客观评标因素进行自动赋值，而主观因素则组织专家进行打分，从而实现对评标过程的智能辅助。对此种方法的利用，不仅能有效提高评标工作效率，还能在很大程度上缩减专家主观因素对最终评标结果造成的不良影响，继而实现对廉洁风险的规避。（2）实行“背靠背”授标。结合电子商务平台所提供的结果，由两名项目经理“背靠背”授标。应用先进的授标软件，在不同评标室内同时开展授标操作，将结果导入电子商务平台，对项目批次信息进行维护，同时配置具体的授标原则和限授数量，最终导出推荐中标人情况汇总表、经济技术指标评分表等。由两名项目经理一同核对授标结果，保证其结果的客观性与准确性。（3）远程异地评标。评标发起方授权异地评标专家，并由招标管理人员和代理机构组织开展评标活动。通过此种方式解决目前远程异地评标中出现的信息沟通不畅、资料交互难度大等问题，并且确保本地物资供应商的保密性，降低廉洁风险出现的概率。

5.采取线上招标方式

对各种采购资源进行合理规划，对日常采购、企业内部协调、采购工作规范以及招标等相关业务活动进行科学分析、提取与汇总，将多个事务联系到一定逻辑上，以形成相应流程，实施向导化业务处理。采取线上招标可以有效规范、约束以及监督采购行为，防范采购工作的随意性，体现其公平性与公开性。此外，企业管理人员可以实时准确把握采购总体情况、各部门（员工）情况，优化管理效率。

在进程化作业中，各个作业环节结束之后必须向系统提交，以自动记录作业流程与质量，随后交由下个部门进行处理。在这一过程中，可以实现对工作计划的动态化调整，从而更加符合企业生产经营需求。

福建闽光云商有限公司运用互联网模式，将线下招投标移至云商平台上进行。各项流程均有迹可循，做到公开、公正、公平。平台初始以实现现有业务线上电子化为目标，为客户提供最大的便利，节约了客户的营业成本及时间成本。客户仅需要在PC端登录，即可对相关的标书进行线上报价。由于市场瞬息万变，线上报价一定程度上增强了客户报价的时间性，使报价更贴近市场。同时，业务端也可对客户的保证金进行实时冻结及释放，减少人工干预带来的弊端。在业务后续发展中，平台利用其开放性特点，可在原有自有产品招投标业务日渐成熟的基础上，将平台功能更加强化，使不同招标主体、不同类型物资均可以利用云商平台进行招投标业务。此外，平台不仅支持招标方式的多样化，同时不同类型、不同招标需求的产品均可以开展电子化的线上招投标业务。开放的平台带来了招标方式的改变，同时极大降低了招标过程中围标、串标现象出现的可能性，真正实现了招标物资、招标流程、报价等多环节的公平、公开、公正。

（三）定标及后续阶段

此阶段的主要风险内容包括法律风险和舆情风险两类。前者指的是中标候选方确定、代理机构收费以及合同签订等方面违反相关法律法规;后者则是指由于评标结果有失公平，与招标文件或者相关法律法规产生冲突，继而遭到投标人质疑或者投诉，给企业形象带来不良影响。针对上述风险，需要从以下几个方面加以应对。

1.依法定标

企业需要依据招标方案具体确认定标原则，组织召开定标会议，待定标结束之后需要形成相应会议纪要，评标报告及会议记录经审核合格之后作为中标通知书发出依据。而定标结果需要上报招投标领导部门作审批备案。在定标过程中，需要严格依据定标规则以确定中标，通常以竞标排名首位的候选方作为中标方，倘若其放弃中标，必须要给出具体原因，继而由招标领导部门进行审查与批准。依据招投标领导部门得出的中标结果，由招标代理机构在中国招投标公共服务平台与国网电子商务平台中公示评审结果，公示时间为3-5天，防止不公正情况导致廉洁风险及法律风险出现。

2.分析中标结果

在完成采购工作之后，需要结合采购内容、方式、项目内容进行统计分析，关注对中标价及潜在投标人的分析，将分析结果传递至下批采购。对于物资招标采购过程，需要细致总结与梳理各阶段所出现的问题及相应处理措施，防止相似问题再次出现。

3.展开舆情监测

企业对于重大招标项目需要强化对舆情事件的管理，构建相应的应急处置方案，对潜在舆情风险进行合理化处理，避免舆论炒作风险给企业带来不良影响。

三、结语

企业在开展物资招标采购活动的过程中，必须对各项风险因素加以有效识别，并采取具有针对性的措施进行合理预防，以获得质量更高、价格更合理的物资，为生产经营活动的有序开展奠定基础，从而获得更为优质的社会效益和经济效益。

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