简述企业档案管理在数据管理中的价值发挥

李卫红

摘 要 随着社会的不断变革和经济的高速发展，企业的档案管理也隨之做出了相应的变化。从开始的人员管理到现在的数据管理，不仅能够整合相应的资源，而且节省了人力物力，进行了高效率的档案管理。虽然企业的相关档案不能够直接创造效益，但是他在数据管理库当中却起到非常重要的作用，为企业的生产经营提供巨大的潜在价值。所以本文针对如何在数据管理中结合企业档案管理，以及企业档案管理的价值所在展开探究。

关键词 企业档案管理;数据管理;价值;影响

在企业中所有的原始资料和数据库中的资源管理是非常重要的，也是十分有价值的，有效的管理和高效率的管理可以让整个企业进行良性的发展，保证了原始资料的完整度，有利于日后企业的各种发展活动。企业的档案进行数据的管理，更是为管理工作制定了新的计划，提出管理的新方向。

1企业档案管理的现状

1.1 企业管理观念和机制不够完善

经济的高速发展无疑对企业带来了更多的挑战，企业不仅要能够从中发现自身的管理问题，更要想出一定的解决办法来更好的完善机制。不仅要适应当今信息化的社会，而且要增进和创新管理模式。之前的企业管理都是以人工的模式，这种模式不仅需要大量的人力物力，并且很多管理的技术也很受阻碍。企业的不断扩展和规模的增加，企业管理的档案也越来越多，越来越复杂。有很多管理模式已不能满足当下的管理现状，因此很多问题也随之浮出水面。相关的企业在受到警示之后，也提出了一种数据化的管理方式，但是在传统模式与新形式的对接当中会出现很多相互转换之间的问题。

1.2 企业档案管理系统不够完整

在企业档案数据管理系统中，数据的保存和原始资料的下载都需要集中的处理和传送，这与原来的管理模式存在着根本的变化，数据化的管理模式带来了相应的便利，但是也需要相关的工作人员提升更多的安全意识，很多在平台中能够共享的数据，其中也存在着一些加密的文档，所以保密工作和安全工作需要相关的技术人员引起重视。在网络的开放系统中，外部人员很容易破坏企业的档案管理工作，有时甚至会出现偷盗破坏等行为，严重干扰了完整资料的保存度。从另一方面来讲，档案的数据化管理传播速度变快了，所以技术人员的马虎和操作不完整都会影响资源建设和发展。外部的人员也很容易出现修改和盗用的现象，所以必须要严格制定信息化的数据档案，确保档案的完整度和安全性，如果一旦整体的管理系统存在不安全和不稳定的现象时，将会对很多资源的完整管理面临着威胁[1]。

2企业档案数据管理的价值分析

2.1 提高经济效益

很多事情有利也有弊，是相辅相成的，企业档案管理的工作也是一样。虽然目前还存在着很多不一样的困难，但是总体来讲，企业档案的数据管理有着更大的发挥价值。做好档案管理工作，可以提升企业的经济效益。对于企业来说，经营的主要目的是获得利益，经济效益好，则意味着企业经营水平高，反之则意味着经营水平低。通过做好档案管理工作，可以将企业运用的知识资产转化为现实生产力，从而帮助企业获得更多的收益。在不断的锻炼和磨合中，技术人员能够相应的学习，相关的职业道德水准和技能发展水平，在信息化的时代中，从数据的管理模式中能够增进自身的服务意识，并且提高服务技能。只有将企业的管理进行数据化，才能够从侧面潜移默化的提升技术人员的职业水平，提高创新意识和服务意识，在开放性的平台中，不断地采用新的逻辑思维方式来看待问题，这也大大节省了管理时间，节约了经营成本，为企业获得更多的经济效益。

2.2 整合并利用了相关档案资源

企业相关的档案管理是为了更好的服务，很多管理的档案并不是为了收纳，而是要对相关的有用的信息进行整合，并且进行开发。在数据化的档案分析中，能够更有效地增进资源之间的整合，这无疑是面对企业发展的管理工作中最好的保障。所以在进行档案的信息化管理时，首先要整合相关的资源信息库，企业的其他部门在调取档案时，能够第一时间找到自己想要的信息。整合之后，在企业发展和资料收集的过程中，能够根据资源共享所带来的便利，更进一步方便地将档案进行统一整理和记录。这不仅有效地减少了人员的安排，而且在数据化的管理过程中，能够随时随地的对相关的档案进行追踪式的排查和数字化的管理。在现实的问题中，特别容易出现的一个问题是，有些原始资料和档案整理已经颇有年头，如果想要重新使用，再拿出来也许信息是不完整的，也很容易出现损坏的现象。但是在信息化的档案管理中，就不会出现此类的问题，因为会在记录时将相关的内容进行数字化的管理，电子版的档案更容易和方便储存和监管。

2.3 强化了企业档案管理的建设

归档和整理制度是企业中必不可少，也是非常重要的制度。企业在经营活动中，每一个环节都会产生大量的资料。作为参与经营活动的管理人员应当时刻收集保留这些有价值的原始材料，当作企业的宝贵财富。在日常的档案管理以及相关技术研究的诸多方面都需要有明确的建设机制。每一份档案都需要标注日期以及分类，生产技术方面的管理档案需要标注名称和日期。若将档案看成企业的重要资产，则企业管理者对于档案管理工作需要给予应有的重视。档案是企业最宝贵的知识财产，加强档案管理，从而实现知识资产的增值。从硬件设备到软件系统，都需要根据新时期的档案管理工作开展的需要来提供支持，档案管理水平才能够上一个台阶。所以企业的档案数据化的管理为原来的建设标准，提出了更新更准确的要求[2]。

3结束语

企业是资源的管理者，不仅需要内部人员相互配合，相互制约，相互统一，也需要基层协调配合。企业要利用现代科技实现其真正的价值，要对相关档案技术管理提出更多的新的要求，只有足够的了解情况，才能实现工作进度和服务平台的整体性和统一性。不断强化自身的责任和服务的范围，使企业和管理得到有序的发展。推动互联网高速发展开拓不同人员的思维，在档案数字化管理领域能够做出更优质的服务，对于现存的管理模式进行调整和优化。

参考文献

[1] 关允静.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析[J].中外企业家，2020（10）：142-143.

[2] 李霞.新时代信息数据化背景下企业档案管理创新策略分析[J].城建档案，2020（3）：62-63.