研究所OA协同办公系统的应用探讨

汪开卷

摘 要 随着信息技术的发展，研究所传统的管理方式已很难满足当今信息时代的需求，推进和使用OA协同办公系统成为研究所实行现代化管理的一种重要方式。OA协同办公系统能够减轻管理人员和科研人员的工作量，提高科研资源利用率，支撑科研单位管理决策，为研究所科研事业管理工作的创新和优化提供支持。当然，信息传达透明公開的同时，使用中还存在一些问题，还需要进一步解决。

关键词 OA;协同办公;管理

随着信息技术的成熟，研究所的信息化建设越来越重要，OA协同办公系统在日常管理的作用也越来越明显。通过电子化的办公方式取代传统的纸质办公，节省了纸张的使用，降低了办公成本，能够实现信息的快速传递，加强了部门之间的信息共享，大大提升了研究所的办公效率。但由于各个研究所差异比较大，信息化水平不一，也存在着不少的问题。

1 研究所OA协同办公系统在应用过程中出现的问题

1.1 管理人员对OA 系统没有足够重视

管理人员在工作中深受传统习惯影响，意识淡薄，不愿意主动学习和使用OA系统，依然按照文件纸质化处理模式处理工作，对办公自动化的必要性缺乏足够的认识，对办公自动化仅仅停留于形式。譬如当管理人员将流转文件上传OA 办公系统之后，如果流程审核过程中的某一个环节没有及时进行审核，就将会使公文无法正常流转，影响办公效率[1]。

1.2 管理人员缺乏操作监督

研究所在自动化办公上应该具备相应的管理和监督制度，但在系统中缺乏相应的管理监督模块，对没有及时办理的公文缺乏提示，常常会造成公文未能在规定时间内及时处理，严重拖延，影响后续工作。

1.3 在技术保障上缺乏专业人员

研究所在职的管理人员中，有相当多的人员对协同办公系统比较陌生，只能完成基本的操作，而对于数据资源的调取与分析等更加重要的功能，没有做到熟练掌握，极大地影响了管理工作的展开。在办公自动化系统的使用过程中碰到问题，无法得到及时的解决，也在一定程度上影响了管理人员的信心，起到了一些阻碍作用[2]。

1.4 协同办公系统的常用功能不够人性化

研究所购买的协同办公系统没有完全符合研究所自身的要求，功能使用单一，公文处理流程中间流转环节过多，过于复杂，缺少灵活性，严重降低办公效率。

1.5 OA协同办公系统存在信息安全隐患

随着网络技术的不断发展进步，计算机病毒的传播及入侵也随着变得日益严重，如果协同办公系统没有足够的安全防护，一旦遭受病毒或者黑客的入侵，将会产生很大的损失，譬如电脑系统处于瘫痪状态、系统内存储的重要信息被恶意篡改或外泄、服务器无法正常工作等，都将在一定程度上影响OA协同办公系统的正常运作。

2 研究所OA协同办公系统的应对措施

2.1 加强管理人员在OA协同办公系统使用方面的培训

实现研究所办公管理信息化，需要相应的提升管理人员专业能力，以及培养综合素质过硬的专业人才。可以通过组织信息化管理方面的专题讲座，或者选取部分管理人员进行专业化的培训，提高整个研究所职工在信息化方面的素质，提升动手能力和操作效率。有条件的研究所可以挑选相关人员在国内知名机构进行合作交流，能够为研究所信息化建设培养一些专业的人才，有利于提升研究所管理人员的素质。

管理人员要充分理解信息化建设的重要性，积极进行信息化管理方面的摸索，逐渐增加自身的管理能力。管理人员要加强国家政策和相关专业的学习，重视在实践中落实信息化管理的要求，提高办公的质量和效率[3]。

2.2 拓展移动办公平台

移动办公摆脱了传统办公地点和办公时间的限制，工作人员随时随地利用手机来处理办公事项。这种方式有效地实现了研究所办公的信息化和协同化，简单方便，从而大幅度地提高了研究所的办公效率和管理质量，节省了日常办公成本。

2.3 加强OA办公系统的安全防范

研究所要对职工进行保密意识的宣传和培育，强调保密的重要性，提高职工的安全意识，主动意识到自动化办公面临的安全风险。同时采取以下几个方面的措施来逐步减少安全隐患。首先，要确保协同办公软件在官网下载，防止恶意应用浑水摸鱼，及时更新安全补丁和防病毒数据库，关闭不必要的服务端口和账号权限，对接入办公网络的个人终端设备进行杀毒清理和安全检查，杜绝将木马、病毒等安全隐患;其次，可以采用VPN、加密传输信道、数据加密等安全手段进一步保证接入网络和数据传输过程的安全;最后，协同办公的工作人员需要定期对各种信息系统进行安全检查，提升安全防护能力，以确保研究所的信息安全[4]。

3 结束语

研究所通过建立0A协同办公系统，方便了管理人员对资料有效的收集与整理，减轻了管理人员的工作量，减少人为的管理误差，节省大量的人力和精力。0A协同办公系统可以通过对信息管理、行政管理、流程管理、文档管理、分析决策、安全维护等的全方位支持，实现日常办公和组织管理从传统的手工模式向数字化的方向进行转变，将极大地降低办公成本，提升整个办公效率，增加研究所的核心竞争力。

参考文献

[1] 詹俊宏.关于高校OA系统若干问题分析及建议[J].电脑知识与技术，2015（11）：105-106.

[2] 屈晓.OA办公系统在政府机关的应用及存在问题的分析和建议[J].办公自动化，2015（5）：44-47.

[3] 淳于中博.我国高校办公自动化系统现状与分析[J].黑龙江教育学院学报，2007（5）：41-43.

[4] 高永峰.探析目前OA办公系统的网络安全[J].计算机光盘软件与应用，2013（13）：162-163.

作者简介

汪开卷（1983-），男，北京人;毕业院校：中国农业科学院研究生院，专业：农业信息化，学历：硕士研究生，现就职单位：中国农业科学院植物保护研究所，研究方向：信息化管理。