高校二级学院办公室管理对策研究

2020-09-17张夕

时代人物 2020年12期

张夕

前言

高校二级学院办公室是我国高等院校普遍采用的基层管理模式，这套管理模式多年来为学校的基层事务管理贡献了不小的力量，是学院建设发展不可或缺的管理手段。为了顺应时代的发展变化，学校在各方面跟进改革，力图给学生创造一个更好地学习生活环境，作为基层事物管理中枢的二级学院办公室要处理事务的范围扩大，工作越来越繁杂，在急需效率的日常工作中所出现的问题也越来越多。为了学校日常工作的平稳运行，必须针对高校二级学院办公室在运转中暴露出来的一些问题进行针对性分析，提出切实的解决对策，提升学校的管理水平。

目前高校二级学院办公室管理工作中存在的问题

近年来随着我国高校教育改革的深入，高校二级学院办公室的职能不断扩大，管理工作包括人事、教研、党政、会议等方方面面。处理的事物增多，问题也随之而来。第一，办公室工作人员数量较少，且办事水平参差不齐。高校对办公室工作人员的编制控制十分严格，几乎不对外招聘。大部分工作人员为教职工转岗、校友亲属举荐、政策安排岗位、勤工助学学生，他们大部分都没有经历过专业的办公室事务培训，上岗后需要很长的时间适应工作内容，个人能力水平也有限制。第二，工作考核制度和奖励机制仍不完善，工作人员缺乏上进心。高校二级学院办公室日常处理的工作琐碎繁杂，且类别各不相同，这就很难给工作人员的工作水平做出一个有效的评定，随之就会影响到工作人员的薪资奖励。如果没有一套合理的绩效考核规则，就会导致工作人员的工作热情消退，产生职业倦怠。第三，办公室内工作人员的职能定位不够清晰。因为要处理的事务很多，而办公室工作人员数量又不足，所以就会出现员工是块砖，哪里需要往哪搬的情况，这种工作模式很容易出现工作遗漏、重复工作的问题，导致高校二级学院办公室运转效率降低。第四，管理手段没有与时俱进。现在是科技发展的时代，许多企事业单位都用上了计算机技术辅助事务管理，学校虽然也引入了计算机管理的方案，但大部分工作人员在此前没有接触过计算机数据管理技术，使用计算机进行数据管理反而使办公室的工作效率降低。

提升高校二级学院办公室管理工作水平的对策

完善工作培训机制。目前，很多高校都存在着二级学院办公室工作人员水平不均的问题，究其原因是上岗培训制度没有得到重视。上岗培训有助于职工快速进入岗位，提升办公室工作人员的整体办事效率。高校可以开展二级学院办公室工作交流，从其他体系完备的企事业单位或其他高校处汲取管理经验，结合自身情况进行管理升级。调用勤工俭学的学生，可以采用一带一或一带二的方式，让固定的工作人员带学生熟悉办公室业务，处理一些较为简单的琐碎工作。同时，办公室的日常工作要求应该详细清晰地展示出来，最好可以让刚进入岗位的工作人员根据流程示意图独立完成部分日常工作。

改革工作绩效评价机制。因为高校二级学院办公室的工作繁多，很难简单对在职人员的工作能力做出评价。部分高校采取了写论文的方式给工作人员评定职称，作为检查工作的纸质证明。这样的方式十分不可取，首先，二级学院办公室工作任务重，很难挤出时间去完成一篇高质量的论文。其次，部分工作人员的统筹能力和动手能力优越，但写作能力略微欠缺，用写论文的方式评定工作实在有失偏颇[1]。高校二级学院办公室的绩效评定应从工作速度、工作质量、工作态度、团队协作能力等方面入手，至少一个月进行一次短期评定。可以以工作人员互评，领导总评的方式对工作人员的整体工作进行评价。同时要根据全面性的工作绩效评价机制制定新的绩效奖励，鼓励在职员工为学校的发展继续贡献力量。

精准定位工作人员职能。高校二级学院办公室处理的工作类别很多，各项事务应该安排專门的工作人员去处理，专项专攻，提升办公桌的总体运转效率。工作人员应每天对自己的当日工作进行两三句话的总结，统计自己当日的工作情况，完成了什么样的工作，此举意在避免重复工作，也可以作为职工绩效考核的参考。工作人员的职能确定后，其工作范围也可以清晰地展现，教师学生要办事也可以快速找到相关工作的负责人，避免到处奔忙。精准定位工作人员职能还可以完善高校二级学院办公室的责任管理，建立健全责任追查制度。

革新高校二级学院办公室的管理手段。计算机数据统计的技术如果可以应用在高校二级学院办公室的管理工作中，可以给基层工作带来很大的便利。教师和学生的信息统一登记在教务系统中，在需要时可以随时调用，就不需要教师和学生每年都重复填写一样的表格来应对学校的工作核查，参与评选等[2]。这要求高校二级学院办公室的工作人员与时俱进，学习计算机技术，用网络信息技术进行信息管理，不断学习，提升自己的业务水平。

在当前环境下，高校二级学院办公室管理制度的改革需要重视工作培训，建立健全绩效评价和奖励机制，让工作人员拥有岗位责任意识，将工作落实到个人，全面提升职工的个人能力，尤其是计算机技术。高校二级学院办公室的管理与学校的发展息息相关，随着学校教育改革的深入，管理工作必然还会出现更多的问题。高校二级学院办公室在职人员需要定期进行阶段性工作总结，根据学校实际情况和教育改革的需求提出问题，共同商讨解决对策。所有的制度都是有时效性的，会随着时代的变革发生改变。所以高校二级学院办公室的管理也必须是动态的，为促进学校发展而不断革新。