浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策

郑晶晶

摘要：档案管理一直以来都备受关注，在现如今的信息化时代，利用网络进行档案管理可以在很大程度上提高管理员的工作效率与管理质量。但从另外一个方面来分析，档案管理是一项复杂且工作量较大的工作，虽然现在利用互联网进行管理很方便，但其信息量之大也在管理的过程中带来了很多的问题需要我们去发现和解决。所以，对实际的管理工作中遇到的问题进行剖析，通过各种途径找到解决方案来提高现阶段档案信息化管理的安全性至关重要。

关键词：信息时代;档案管理;问题及对策

在进入信息化时代后，我国的各行各业在各方面的档案管理中由之前的纸质版转化为互联网信息化管理，实现档案管理无纸化。在以大数据为支撑背景的情况下，大小企业的档案管理逐渐建立起自己的信息化体系，在方便管理、提高工作效率的优点下，也存在着许多潜在的问题等待我们去解决，如果我们忽略这些问题，那么在今后信息时代档案管理的发展之路上会很艰难。因此，本文主要从在实际进行档案管理过程中遇到的问题进行分析研究，进而提出相应的对策加以解决。

1信息时代档案管理面临的问题

1.1档案管理员能力不足

在近些年，我国迅速步入信息化时代，虽然各行业在紧跟时代的发展，但很多企业在工作人员培训方面都存在很多相似之处。例如在档案管理中，虽然企业已经采用信息化管理，但这对档案管理员在计算机技术、网络安全等方面都是高标准要求。实际工作中普遍存在的现象是对管理员培训不到位，一些老员工接受新知识和新技能的能力降低，这就导致管理员在技术管理方面能力不足，在档案管理过程中碰到问题时无法及时发现并解决，这在一定程度上降低了档案管理的安全性，不利于信息化档案管理的发展。

1.2档案资料收集不全面

档案管理由纸质版管理向信息化管理过渡的过程中，最常出现的问题之一是档案资料丢失，导致在进行档案信息重新登记的时候出现档案信息不全的问题。由于之前的档案都是进行纸质版管理，并且档案在本身信息量大、種类多的情况下，若管理员在档案收集时不注意、不细心，那么在进行档案登记时很容易会发生丢失、遗漏等问题。这种问题除了自然无法避免的档案损坏之外，主要与档案管理员的工作素养以及工作态度有很大的关系，所以，提高管理员的工作热情与责任感是十分重要的。

1.3档案管理基础设施差

一些刚进行档案信息化管理的机构，还没有意识到档案管理的重要性，导致对档案管理用到的基础设施投资少，不重视档案管理的标准化，达不到其该具备的安全性与可靠性，无法满足实际生活中人们对档案的需求。尤其在现如今互联网快速发展的时代，若做不到档案信息化管理基础设施的完善，这将会对人们的档案带来不容小觑的危害，会让一些不法分子乘虚而入。档案管理建设的信息化基础较低，也在一定程度上大大降低了档案管理的质量。

2信息时代应对档案管理出现问题的对策

2.1完善档案管理体系

档案管理体系对档案管理工作来说十分重要。完善档案管理体系主要是对档案管理员的工作制度以及对档案管理规范化的完善。在对管理员管理中，第一要加强对管理员所需技能和知识的相关培训，要实现线上培训，线下实际操作，这样才能够使管理员真正学会如何对信息化档案进行管理，并且才能针对实际工作中出现的问题进行探索和解决。第二要对管理员工作管理制度做出相应改变，制定更加具体的措施，例如，可以对管理员实施奖罚来改善管理员管理档案的现状。在对档案进行信息化管理时，对档案进行细分类，可以方便人们随时查询相关档案资料，实现档案管理的现代化与信息化。

2.2加强档案内容的管理

各类档案经过纸质版管理的阶段后步人信息化管理，这在一定程度上大大提高档案管理的安全性，在此期间，要十分重视档案内容的管理。首先是进行各类档案资料的搜索以便于档案的登记，这是档案管理最为重要的阶段，只有在进行登记时对相关资料收集全面，才能够在后期的管理中发挥信息化管理的最大优势，因此在对档案资料进行搜索时应该尽最大努力做到不漏记、少记。其次是在登记结束后对档案的管理。管理员需要对档案进行细分类与整理，在更大程度上实现它的利用价值，为人们带来便利。

2.3加大资金投入力度

在进行档案信息化管理时，最重要的是对一切设备以及人员等各方面的资金投入。第一是在基础设施方面，购买档案管理所需的硬件和软件设备，对档案进行信息化管理是基于电脑为硬件基础和后台数据库为软件基础实现的。在实现档案信息化管理的前提下，应购买足够的电脑供管理员使用，系统开发中使用到的数据库也应该具备足够大的空间对档案信息进行存放，数据库必须要具备较强的兼容性和空间，所以需要耗费一定的资金去购买较好的数据库。在另一方面，对档案管理员的薪酬分配应该做出相应的调整，对一些管理能力强，工作认真的管理员实施奖金分发，这可以在一定程度上调动管理员的工作积极性。最后，在管理员技能培训方面要进行投资，通过相关培训使管理员具有档案管理工作应该具备的专业素养以及工作素质，使管理员对现代信息化技术有详细的了解与学习，能够对档案信息化管理所用到的设备熟练操作。在机械设备以及管理员培训方面进行相应的资金投入，在提高档案管理质量的基础上，提高工作效率。

3结束语

时代在进步，人们生活的各方面都在紧追时代的脚步，档案管理信息化是近些年来新发展起来的管理模式，在以后发展的道路上面临的困难还有很多，现在需要做的就是在档案信息化发展的前期打好基础。无论是在人员管理方面还是在基础设备方面，都应该考虑到各方面的因素，分析解决现阶段实际档案信息化管理工作中遇到的问题，在此基础上，加强管理员解决问题的能力。管理员应该紧追时代的发展，不断学习掌握信息技术和关注信息技术的发展方向与趋势，为以后遇到问题进行解决时打下基础。