信息时代档案管理工作面临的问题及有效对策

曹冬梅

四川省内江市东兴区双才镇便民服务中心

当今时代是信息高速传输的时代，全部依赖纸质的时代已经过去了，逐步采用互联网网格化来确保档案资料的安全保管以及共享，人类因这种模式下在生活和工作的方式以及发生天翻地覆的变革。人类可以脱离纸质资料管理，但是却不能失去信息化下的档案时代。因其有科学技术作支撑，在共享档案数据上更加便捷。而受到互联网的影响，电子化资料种类丰富，档案管理变得尤为重要。但是，传统模式下的档案管理对其影响深远，在受到新形势下的档案管理方式中出现众多问题，只有解决好相关问题，才能确保档案管理在信息时代走得更远。

一、信息化档案管理的重要性

从传统档案管理分析，只要全部依靠纸质为主，很少采用电子化方式进行存储资料，导致在实际工作的人员在对档案资料进行整理和归集中，只能依靠众多重复性的体力运动，需要进行连续机械式的归集，在整理档案中要花费大量时间，还会浪费众多物力和财力[1]。因其纸质资料在存储上需要大量的空间，而且在整理上面对的数量是庞大的，在实际效率上难以提升。而且，纸质资料在保管中需要特点的环境，必须在干燥环境中，还要注意防火或防水等，直接受到环境的影响[2]。要避免类似的情况出现，管理者只能采取更多的人为措施进行预防，还需要经常性的对相关纸质资料进行维护等，在这期间有需要经过很多工作日才能完成，造成人力的二次浪费。在后期资料共享中，仅仅通过分类后的目录来寻找相关的资料，在查阅过程中速度极慢，阻碍实际的工作进展，在备份中也难以维系，不能经常性地进行有效备份[3]。但是，一旦大规模采用信息化档案管理手段，充分利用好计算机，将原有的档案管理方式全部都用计算机经常呈现，极大程度上避免了众多物力和人力的重复使用，让归集和整理工作变得更加轻松，让后期保管和借阅工作效率极大提升，便于各项档案资料的备用，也让档案管理不受环境的制约。因此，信息化档案管理是现有条件下最优方式，也是促进档案工作持续进步的有效措施。

二、信息化档案管理存在的问题

（一）管理标准多样化，未形成有效统一

档案管理的主要目的是为后期服务的，方便之后查阅和分析资料的。但是，现有管理标准和制度上进行细分，可以轻易看到各企业以及机关事业单位在档案分类相同的标准是不一致的，在从同行业看也是多样化管理，未能形成完整统一的标准化管理模式，导致相较于传统方式更加缺乏安全性和真实性。信息化档案更易被人类所获取，在借阅和查找上都相对于容易，但是缺乏有效管理制度，不能确保每一项资料的保管最终是保密的。因此，在一些涉及机密档案的管理部门，在资料传输上还采用纸质进行，造成这种现象的主要动因是档案制度不明确，管理标准不统一。在来分析现有信息化档案建设中，实际的档案管理者缺乏对信息化的真实认识，将浅薄的理念直接进行应用，无法对现有档案管理起到促进作用，甚至一阻碍档案管理工作。而且，在落实信息化建设布局中，很多单位没有根据实际业务和需要进行合理构建，以至于现有的信息化模式相对于落后，基本无法满足现实需求。因其缺乏统一标准，在不同地区之间进行传递中也是不容易的，相互之间包容性极低，无法确保现有资料的有效转移以及使用。

（二）共享管理缺乏有效控制

实现信息化管理之后的档案，一般呈现为电子化和数据化的资料，管理人员需要运用特点的安全软件和共享系统对其进行借阅管理和防盗管理。但是，一般情况下，管理者都是运用登录和验证信息进行实际操作，这种看似便捷化的方式只适用于大众类型的档案管理，却不能运用于机密档案的管理。运用这种方法，如果针对性的是涉密档案，那对不法分子来说就是极大的便利。通过对其管理者的电能或者手机进行入侵，来获取密码以及验证信息，并且会通过这样的方式来将重要档案进行泄露，有的甚至会胡乱修改档案库的资料，从而迫使这些资料失去真实价值性，严重会导致资料库崩溃无法修复，导致这种现象的发生只是由于没有对共享机制进行有效控制，没有做到留痕和访问管理。

（三）没有完善的档案管理法律

管理模式的突变，让现有档案管理法律措施不及，如果仅仅运用以前的法律难以调节二者之间的矛盾。因为现有的法律适用的层次是纸质档案，然而电子化档案所呈现的方式具有多元化，难以用之前法律来衡量。没有完善的法律对信息化下的档案管理做支撑，就不能让采用信息化管理的单位或者个人保护好权益，从而产生了现实和法律相违背的事实，极大制约现有档案管理发展。信息化下本来就要求法律来做一个保护，需要依据现实情况来进一步优化法律，制定出与现有环境相适应的规范制度，才能确保档案管理有序进行。但是，现实中是缺乏的，没有强大的制约力来要求档案管理，没有相应的法律来维护采取新模式的档案管理受益者，是不能推动档案管理创新发展的。

三、提升信息化档案管理工作的办法

（一）构建统一的档案管理标准

要想档案管理走向信息化并能逐步完善，是需要制度做辅助的。只能通过构建统一的档案管理标准，才能促进现有档案管理就业者依据制度标准进行合理工作。要密切关注现有市场环境信息化的发展情况，将适用于信息化的科学技术逐步纳入档案管理标准中，不能在标准建立后就一成不变，要随着社会现状逐步优化进行创新。先对档案管理标准进行统一细分，促进全国各地档案传输有统一口径和逻辑关系，确保档案资料可流动性，并且不能只做制度要求，而忽视监管。要持续增强档案管理的监管力度和惩处强度，要明确档案管理各部门的工作职责，从而有序促进档案管理有序开展。

（三）逐步增强档案管理安全性

在加强档案信息化建设中，不能忽视安全的重要性。要清楚认知当今环境是网络发展化，要切实增强档案的安全可靠性以及保密强度，只能依靠信息化安全防护工具，要以网络促进档案管理安全性提升。通过健全档案共享机制以及完善档案管理系统防护系统，逐步加强对档案管理者的监督与考评。要明确信息化的双重性，在加大信息化促进安全性的一方面，也要关注网络流通的便捷性和弊端。要持续落实好管理人员的网络安全意识，并且常态化进行档案管理系统的维护，增强对档案管理者的培训，从而便于提升档案管理工作的安全性。

（四）建立健全档案管理法律

没有法律支撑的档案管理工作，是失去监督力与执行力的手段。只有运用法律武器才能确保档案管理的有序进行，要逐步从现实分析中找出信息化档案管理的新变化，把握住新变化来促进法律的完善，从而为保障档案管理提供坚实可靠的法律支撑。在法律规范中应该有更严格的要求，要持续关注信息化档案管理的多元化趋势，要确保法律在可变范围内有着不断完善性，从而有效保障档案管理者和权益者的利益。

四、结语

档案管理对社会发展起着不可替代的作用，既是历史资料的留存手段，又是未来持续创新的变革动力。不仅涉及到企业和国家，和社会每一个人的发展息息相关。信息化档案管理的趋势，是历史发展的必然产物，也是不断使用社会新变化的有力举措。因此，档案管理工作中要不断调整传统模式不相容的内容，要持续运用现有标准推动行业的整体变革，要在信息化中认识到网络时代的多样性，逐步增强信息化档案管理安全意识，也要明确档案管理的工作职责，切实提升档案管理的人员素质。要从现有法律法规清楚认知，逐步制定出适用于信息化档案工作的法律，为档案管理做好服务工作，从而有效促进档案管理工作的有序开展。