高校学生档案管理的问题及发展方向

赵洪英

内容摘要 在现代化社会的发展中，很多先进技术已融入高校学生档案管理工作中，并对档案管理工作提出了更加严格的要求。为了提升高校学生档案管理工作效率，为学生提供准确、全面的档案资料，充分反映学生在学校的学习、生活等情况，为用人单位提供获取人才信息的便捷方式，高校管理部门必须强化学生档案管理工作，并对其进行创新，提高高校学生档案管理工作的整体水平。文章主要针对高校学生档案管理的问题及发展方向进行了分析。

关键词 高校 学生档案 管理 问题 发展方向

1 引言

随着社会经济的快速发展，高校需要充分利用信息技术，不断创新现有的学生档案管理模式，改变传统学校档案管理工作模式的弊端，以满足新时期教育教学改革的实际需求。目前，社会各界对学校档案管理工作提出了更加严格的要求，高校档案管理部门需要适应新时期的发展需求，树立现代化管理理念。基于此，文章阐述了高校学生档案的相关内容，分析了高校学生档案管理中存在的问题，并采取相应的优化措施，促进高校档案管理工作的有效实施。

2 高校学生档案概述

在高校管理工作中，学生档案管理工作是其中的关键内容之一，直接记录着大学生从高中到大学学习过程中的德、智、体、美、劳等情况，这属于文件材料，主要是由学生在校学习、生活、社会实践活动中产生的，是高校档案群中的关键内容。高校学生档案涉及多方面内容，主要有简历、成绩表、教师鉴定评语、党团组织材料、奖惩材料、健康体检表等[1]。从高校学生管理工作、学生指导就业、用人单位人才选拔角度进行分析，高校学生档案提供了一定的参考价值，高校根据学生档案，能够全面掌握学生在学校中的实际表现情况、综合素质、家庭情况、社会关系和经济状况等。因此，在现代化高校学生档案管理工作中，管理部门必须予以重视，使学生更好地学习科学文化知识，为学生的就业和发展提供大力支持。

3 高校学生档案管理中存在的问题

3.1 学生不重视档案管理工作

在新时期教育体制的影响下，高校教育工作者普遍注重学生的教育、管理工作，尤其重视人才培养。在新形势下，学生无法认识到档案管理工作的重要性，无法正确地认识档案管理在学生发展中的作用，并存在一系列问题。第一，档案材料填写不规范。目前，很多大学生不注重归档档案材料填写，出现了书写不规范、内容随意等问题，导致档案材料不够规范。第二，转递和接收档案问题。在每年的毕业季，高校档案室需要根据就业处的分配方案转递学生档案，在校园网中公布邮寄单号及其信息，并由各个学院通知学生在校园网查询档案信息，确保档案邮寄的准确性。但由于学生缺乏对这一问题的重视，档案管理工作遇到很多难题。

3.2 高校学生档案管理技术有待提高

在新时期的社会发展中，管理技术发生了创新性变化。在高校学生档案管理工作中，互联网技术的应用发挥着重要优势，为档案管理工作提供了很大便利。在传统的高校学生档案管理过程中，主要是实行人为记录方式，这种方式效率相对较低，无法全面体现出学生的档案资料，而互联网技术的应用，可以将高校学生档案信息以互联网形式记录，通过数据分析，可以全面掌握学生的实际情况，改变了传统方式中资料记录不全面等问题。但是，在实际的高校学生档案管理过程中，很多人员还未全面应用互联网技术，导致档案管理工作仍存在一系列问题。

3.3 高校学生档案管理人员不足

在社会经济的快速发展中，高校学生数量日益增加，学生档案信息内容越来越丰富，导致档案管理人员无法满足日益提高的学生档案管理要求。现阶段，很多高校尚未建设完善的学生档案管理队伍，现有的学生档案管理人员相对较少，导致档案管理人员的技术水平相对较低，无法在大数据时代确保档案管理的有效性。并且，很多高校尚未建立完善的全员参与档案管理体系，导致学生档案管理科学水平很难得以提升，无法在专业技术人才的技术上实现高质量的档案管理。

3.4 服务育人理念有待更新

为了满足高校立德树人的预期目标，高校管理部门必须强化学生档案管理工作，树立现代化育人理念，为高校各项管理工作的有序进行提供支持[2]。但是，在现代高校学生档案管理工作中，很多管理人员未树立服务育人理念，与立德树人的预期目标仍有很大差距，在很大程度上阻碍了高校学生档案管理工作的有序进行。

4 高校学生档案管理问题的优化及发展策略

4.1 引导学生认识到档案管理的重要性

在高校学生读研、就业、职称评定、出国深造过程中，档案管理工作发挥着重要作用。在高校学生毕业时，学生需要落实好自己的档案资料，这样在使用档案的过程中，可以方便地进行查找。另外，学生在找工作签署就业协议时，还需要确保协议的法律效力，明确就业单位是否可以有效地保存档案，并做好档案接收工作，避免出现档案丢失的问题。

4.2 应用现代技术记录高校学生档案

在现代社会的发展中，传统的档案记录工作已无法满足新时期的发展要求，高校学生档案管理必须跟上社会发展的步伐。在记录高校学生档案的过程中，档案管理人员需要充分利用现代技术，实现学生档案资料的信息化，有效地提升高校学生档案管理工作的整体效率。并且，高校可以建立学生个人电子档案，发挥出互联网技术的优势，全面展现高校学生的档案资料，为分析和了解学校、用人单位提供便利。除此之外，高校档案管理人员可以将信息技术渗透到档案资料记录过程中，可以以图片、音频方式记录学生的资料，并将学生档案资料生成便于分析的对比图，更好地掌握学生的发展情况。

4.3 加强档案管理专业人员培训

首先，建立专业的学生档案管理中心，明确工作人员的责任权限，严格按照岗位职责要求，引进专业的学生档案管理人员。其次，强化档案管理人员培训，使档案管理人员掌握信息档案管理方法，在大数据时代做好专业的学生档案信息录入、检索工作。最后，强化档案管理人员绩效考核，促使档案管理人员的个性化发展，通过实行全面的绩效考评方式，激发档案管理人员的工作积极性，并实行有针对性的档案技术培训方式，提高档案管理人员的创新意识，以组建团队方式开发学生档案管理技术，提高高校学生档案管理工作的整体质量。

4.4 更新档案管理人员理念

为了满足新时期社会发展要求，档案管理人员需要及时更新自身的工作理念，积极参与各项培训活动，为高校学生档案管理改革工作的有效性提供支持。另外，为了提高档案管理人员的综合素质，高校需要对其进行关注，鼓励档案管理人员更新工作理念，全心全意为学生发展进行谋划，强化档案应用价值，进一步提升档案管理服务的整体水平。并且，档案管理人员需要根据学生的学习情况、生活情况，有效地开展档案工作，以满足“工匠学堂”育人模式的要求，实现高校学生档案管理工作的有序进行。

4.5 加快学生档案管理的数字化建设

在大数据时代，学生档案管理数字化建设需要根据学校网络平台，做好学生基本信息登记、录入等工作，针对大学生在大学期間的各项信息进行数字化处理，并及时更新和补充，还需要针对学生纸质档案进行数字化建设，突出数字档案查询、检索的便利性，提升毕业生电子档案的传递效率[3]。除此之外，学生可以通过设定名称、登录密码等，利用校园网查询到自己的档案信息，学校也可以利用学生的电子档案和用人单位进行沟通，充分发挥毕业生档案资源的作用。

5 结语

综上所述，在新时期的高校学生档案管理工作中，仍存在一系列问题，尤其在大数据时代，很多高校档案管理工作仍比较注重纸质档案管理工作，未完全将信息技术应用到实际管理工作中，无法有效地解决各项档案管理问题。为了有效地改善这一现状，高校管理部门需要引导档案管理人员树立现代化档案管理理念，将学生档案管理提升到信息化管理层面，实现高校学生档案管理工作的有效性。

【参考文献】

[1]寇冰.高校学生档案信息管理平台的建设与思考[J].城建档案，2020（3）：18-19.

[2]王海燕.高校学生档案管理存在的问题及发展方向研究[J].办公室业务，2019（20）：152.

[3]李玮，莫丽彬，陈玉峰，等.浅谈高校学生档案管理主要问题及对策[J].兰台内外，2019（28）：19-20.