慧智档案软件在基层档案室的开发与利用分析

黄锦

摘要：基层档案室的主要作用体现在各机关单位的档案储存和管理，作为最基层的单位，接触到大量的信息。随着城市的经济水平不断发展，智慧性城市的建设要求也不断地增加，对于慧智档案软件的开发和应用提供了硬件帮助，在发展的过程中抓住机会，提高档案管理工作效率，对于基层档案室的发展有着重要的意义。本文作者从自己的实际工作情况出发，对于慧智档案软件的开发和应用进行了全面的分析，并提出优化档案管理工作的具体措施。

关键词：慧智档案软件;基层档案;建设开发;对策分析;

随着社会经济的不断发展，科学水平也得到了提升，在智慧型社会高速发展的今天，档案工作面临着多样性和复杂性的考验。这样的情况就需要基层档案室通过慧智档案软件进行管理，帮助基层档案室完成自己信息储存的社会任务，而且智慧型系统的搭建，对于合理高效地进行档案管理工作有着重要的意义。

一、慧智档案软件对于基层档案室工作的重要性

（一）为档案管理工作提供便利

慧智档案管理软件的开发和建设依赖社会上的云计算等各种网络服务平台技术，形成规律的模式和系统，在档案的管理中采用实名制的方式，基层档案室的工作人员只要掌握正确的档案软件使用方式，就能够高效全面的对于整体档案进行管理。而且可以规避一些传统工作方式的弊端，比如在实际的工作中不用挨个翻看档案标注的信息，极大的节约了工作时间。因此全面合理的运用慧智档案管理软件对于基层档案管理工作有着重要的意义，为档案管理工作提供了便利。

（二）保护档案信息的安全

在实际的档案管理工作中容易出现一些纰漏，造成档案的丢失，当这样的情况发生的时候，可以通过慧智档案管理软件进行定位追踪，并且设置相应的加密效果，这样的话即使在别人手里也没有关系，无法被打开来看，所以慧智档案管理软件的开发和利用对于基层档案的信息安全保护能起到重要的作用。

（三）对于档案管理的发展有着很大的帮助

档案管理工作对于机关单位来说是十分重要的工作，档案内容在实际的工作当中涉及面广，记录各种活动内容和其他重要内容，是重要的信息资源和知识资产，一定要给予相应的重视和保护。所以慧智档案管理软件的应用对于档案管理的整体流程都有着重要的作用，尤其是对基层档案室的持续发展提供全面的支持。

二、档案管理在基层工作中面对的问题

（一）传统档案管理方式结构混乱

传统的档案管理方式不能科学系统的对于档案进行管理，通过多元化等清晰的方式对于档案进行归类和保存，导致在使用的过程中十分麻烦，不能马上找到所需的档案内容，降低了档案的使用效率，而且对于整理和保存工作也带来了很大的难度。

（二）没有形成一个高效严格的档案监督系统

由于档案的数量十分庞大，在工作中不能对其进行很好的监管和利用，所以需要一个高效严格的档案保护监督平台，对于档案的情况能够实时掌握，使得管理工作计划的制定有据可依，对于传统的工作流程进行全面优化和改善，避免对于档案情况掌握不清的情况出现。

（三）檔案的安全不能得到保证

传统的档案的管理方式不能保证档案的安全，档案存在着损坏甚至于丢失的情况，丢失的档案很难找回[1]。因为基层档案馆里存放着大量重要的档案信息，对于这类档案的安全一定要严抓，一旦发生问题对于相关部门来说是巨大的损失。破损的档案的修复问题，对于档案保护来说十分重要，不能因为档案部分的破损导致整篇的档案内容无法考证。

三、慧智档案管理软件在基层档案室应用的具体措施

（一）档案归类脉络清晰管理智能

随着城市建设的不断优化，许多设施都受到智能化的影响，基层档案室的智能化建设也是大势所趋，通过慧智档案软件的使用，来改善传统档案管理的问题。档案负有记录信息和保护信息的重要社会使命，作为凭证供需要的人进行参考。而基层档案室对于有关部门来说是重要的工作帮手，为机关部门提供必要的信息支持，因为基层工作的特性，所以保存的档案数量多而且内容繁琐，所以需要慧智档案软件的开发和利用，提高档案管理工作效率和质量。在设施上通过社会上科技成果的引进，在云计算等自动化技术的基础上搭建智能档案管理软件，提升管理部门对于档案的处理能力和效率，虽然档案存在着复杂繁多的现实，但是可以通过智能化的软件来对档案进行数字化的分析和整理，分层分批的给档案进行归类，让使用人员和管理人员都能清晰的对档案脉络进行了解，极大的提升档案的管理效率，并且缩减了档案管理的工作流程，让工作人员能够通过简单的方式更全面的掌握档案情况。

（二）建立慧智软件管理和监督系统

对于档案的智慧型管理，就要形成一个合理有效的档案监督系统，通过保护、管理、监督三个重要的方面对于档案进行全面的把控。对于有关单位来说，档案管理部门也是重要的工作机构，需要最新的科技成果的介入，来提高工作效率和优化工作流程。档案资源在发展的过程中，必须要坚持严密的保存和妥善的安排，和其他重要的资源一样给予同样的重视。通过慧智档案管理软件实现软件监督系统，对于基层的档案管理工作有着重要的意义[2]。在线的档案监督系统搭建能够完善档案的监督模式，给档案的管理人员提供管理的便利条件，通过软件就可以对所有的档案进行监督和管理，可以在线上对于档案的借出和归档进行指导，对于档案的质量进行实时监控，在出现问题时可以马上进行解决，通过慧智软件的建设和使用形成的监督系统，对于基础档案的智能化工作有着决定性的作用。

（三）慧智档案管理软件提高档案的安全性

对于档案管理来说，最重要的就是安全的将档案保存下来，避免发生档案破损和丢失的问题，基层档案室是保存信息的重要地方，有些档案十分重要，不仅仅涉及到个人的信息保密，还直接影响到机关单位的发展，所以保护信息的安全性一定是工作的重中之重。慧智档案软件的开发和应用就可以为整个基层档案库设置密码，大大增加了档案的安全性，而且就算是档案信息遭到了损坏，档案管理软件也能通过实际条件进行修复，通过慧智档案管理软件的加入，对于档案安全性的提升有着巨大的帮助，档案如果发生丢失的现象可以及时地进行报警，让有关的工作人员马上进行处理，将损失降到最小。就算是丢失的档案无法马上被找回，还可以依赖加密系统，档案的内容被加密之后，就算是丢失也不能被别人获取其中的内容，极大的提升档案内容的安全性[3]。对于档案的管理工作而言，通过软件的监督和报警，能够提高档案保护工作的效率和质量，在智能化社会的要求下，对于档案信息安全必须要通过科学技术的引进来实现高水平的保障，档案是重要的信息资源，档案的安全无论是对于部门还是对于个人来说都必须给予严密的保护，推动基层档案建设的发展。

四、结语

随着社会科技水平的不断提高，给整个档案管理工作带来了革新的机会。智慧性社会的建设，对办公自动化程度要求也越来越高，而档案管理从工作的各个方面都要结合社会的实际情况，通过对于日常工作的不断地思考和总结，在基层的岗位上不断提升自己的工作能力，为档案室的发展做出自己的贡献。档案是重要的信息载体，要做好档案的收集和保存工作，完成其社会任务，对于基层档案室的高速发展有着重要意义。

参考文献：

[1]韩巾惠. 浅析基层档案室电子档案管理和应用[J]. 档案与建设， 2013（S1）：21-21.

[2]顾凌冰. 浅谈慧智档案软件在基层档案室的开发与利用[J]. 中国科技纵横， 2015， 000（001）：58-59.

[3]张素霞. 智慧型档案软件在基层档案室的开发与利用探讨[J]. 魅力中国， 2017， 000（008）：254-254.